Электронная почта остается основным средством общения для интернет-пользователей, несмотря на появление мессенджеров и соцсетей. Она используется для обмена личными сообщениями, файлами и новостями, туда же приходят рекламные письма, уведомления от сайтов и интернет-магазинов, где оформлялась подписка на рассылку.
Для чего используют корпоративную почту
Практически на каждом сайте, принадлежащем какой-либо организации, указывается «рабочий» email. Корпоративная почта – та же электронка, что в ходу у физических лиц, но предназначенная для общения с клиентами, партнерами и поставщиками. Она обычно содержит наименование домена или название самой компании (зависит от сервиса, где размещается ящик).
Задачи, которые решает корпоративная почта:
- Коммуникация с клиентами. Выделяется отдельный адрес для отдела розничных/оптовых продаж и сервисного обслуживания. Ящик интегрируется с CRM, и каждое обращение создает лид или обновляет информацию в карточке клиента.
- Взаимодействие внутри компании. Позволяет отделить личное общение, настроить более серьезную защиту коммерческой информации. Такой подход упрощает контроль динамики исполнения поставленных задач.
- Внутренний файлообменник. Небольшое количество файлов иногда удобнее отправлять в теле электронного письма, особенно когда они требуют комментариев и сохранения прежней переписки. Сотрудники обходятся без переключения на хранилище данных.
Корпоративная почта заметно ускоряет обработку обращений от клиентов, потому что никто и ничто не отвлекает от чтения именно «рабочих» писем. Такие email редко указываются при регистрации на внешних сервисах, поэтому компания избавлена от бесконечного потока рекламных сообщений и новостных рассылок.
Преимущества корпоративной почты
Регистрация электронного ящика возможна на бесплатных ресурсах Mail.ru, Gmail или на домене, который используется в качестве адреса сайта. Второй вариант лучше по нескольким причинам: например, становится проще создать привлекательное, запоминающееся название – info, manager, help.
Есть и другие преимущества:
- Повышается запоминаемость бренда. Принадлежность письма конкретной компании видна сразу при получении, его даже открывать не надо для понимания, от кого пришло послание.
- Снижаются риски попадания в спам. Письма с метками SPF и DKIM воспринимаются любой почтовой программой как «потенциально полезные», поэтому их чаще читают, чем те, что отправляются с публичных доменов.
- Растет лояльность целевой аудитории. Рассылки с корпоративного адреса вызывают больше доверия, и вероятность открытия возрастает многократно.
Системному администратору проще настроить безопасность внутреннего сервера, чем внешнего ресурса. Сюда относятся спам-фильтры, попытки передачи файлов, открытие ссылок напрямую из писем. Настройки почты на собственном домене доступны для ручного изменения, тогда как в том же Mail.ru придется мириться с функциями, предоставленными «по умолчанию».
Как сделать корпоративную почту на своем домене
Развертывание собственного почтового сервера относится к сложным и затратным способам создать корпоративную почту. Специалисту приходится настраивать прием почты по протоколам POP3, IMAP4, ее отправку через SMTP, систему безопасности, реагирование на различные ошибки. Проще и быстрее воспользоваться встроенными функциями хостинга. Но и они иногда требуют навыков.
Последовательность регистрации корпоративной почты Яндекс у хостинг-провайдера:
- Внести арендованный домен – в его настройках будет создаваться ящик.
- Добавить в настройки MX-запись – маршрутизация почты через DNS-серверы.
- Указать SPF-запись – защита от фишинговых сообщений и спама.
- Прописать DKIM-подпись – добавляет цифровую подпись к каждому письму.
- Подключить пользователей – создать нужное количество аккаунтов.
Если вы создаете корпоративную почту с привязкой к доменному имени в панели управления виртуального хостинга Timeweb, то все становится проще:
- Заходим в панель управления хостинга и выбираем раздел «Почта».
- Выбираем наш сайт и жмем на вкладку «Добавить ящик».
- Вводим название почты, придумываем пароль и жмем на «Создать».
Готово! Ваша почта с уникальным адресом уже готова к использованию. Timeweb позволяет добавлять безлимитное количество почтовых ящиков и управлять ими прямо из фирменного почтового клиента. Ничего настраивать больше не нужно.
Использование доменного имени для почты не обязывает к публикации сайта, как и его наличие не требует создания корпоративной почты в рамках хостинга. Такой подход оптимален, если страницы массово публикуются под рекламные кампании, а единого домена просто не существует. Или когда старый email слишком известен, чтобы менять его ради неких «правил».
Создание корпоративной почты на облачных сервисах
Если функционала хостинга недостаточно, рекомендуются услуги вроде «почта на домене». Они предоставляются сервисами Яндекс.Почта, Mail.ru и Google. Они отличаются возможностями и особенностями настройки. Так, сервисы Gmail для организаций оплачиваются исходя из количества пользователей, Яндекс же предоставляет выбор бесплатной и платной версии.
Яндекс.Почта
Корпоративная почта на мощностях Яндекса доступна в сервисе «Яндекс 360 для бизнеса». Бесплатный период после регистрации составляет 30 дней. Этого достаточно для ознакомления с рядом функций – отсутствием лимита на количество ящиков, созданием рассылок, синхронизацией с Active Directory, облачным диском от 100 Гб до 3 Тб, видеовстречами по ссылке, корпоративным календарем и чатами.
Подключение:
- Зарегистрироваться в сервисе.
- Перейти в раздел «Домены».
- Ввести нужный адрес и выбрать способ подтверждения.
- Скопировать HTML-файл, метатег или DNS-запись на хостинг.
- Нажать кнопку «Запустить проверку».
После подтверждения коннекта остается внести в настройках домена на хостинге MX, SPF-запись и DKIM-подпись по инструкции провайдера. Например, в Timeweb следует перейти в раздел «Домены и поддомены» и там опубликовать TXT-записи с необходимым содержимым (предварительно следует получить его в аккаунте сервиса Яндекс 360).
Gmail
Сервис Google Workspace также предоставляет доступ к облачному хранилищу и неограниченное количество аккаунтов пользователей. Плюс открываются возможности офлайн-работы с письмами, организации видеовстреч и чатов, подключения к другим сервисам Гугл – Документы, Таблицы, Презентации, Сайты, Календарь, Магазин приложений и пр.
Подключение:
- Зарегистрироваться.
- Внести доменное имя сайта.
- Подтвердить право на него.
- Подключить подпись DKIM, записи MX и SPF.
Есть возможность переноса (импорта) данных с Microsoft Outlook, Office 365, Microsoft Exchange, IBM Notes, Domino. Изменения на хостинге проверяются и подтверждаются в течение двух суток, и это нужно учитывать перед запуском маркетинговых мероприятий.
Mail.ru
Еще одно универсальное решение – пакет услуг «Mail.ru для бизнеса». Вместе с почтовым ящиком здесь предлагается облачное хранилище, сервис рассылок по email, SMS, Viber, мессенджер для внутренних коммуникаций. Также есть конструктор сайтов, сервис опросов, поддержка мобильных устройств.
Подключение:
- Зарегистрироваться и указать домен сайта.
- Пройти проверку DNS, HTML-файла или метатега.
- Внести MX-запись, SPF и DKIM-подпись.
Схема настройки практически идентична предыдущим сервисам. Различается инструментарий, от которого зависит эффективность корпоративной почты в рамках развития бизнеса. Чтобы принять решение, рекомендуется самостоятельно изучить и сравнить предлагаемые ресурсы или даже временно подключиться к ним для оценки удобства эксплуатации.
Комментарии