Что такое канбан: обзор методики

Рассказываем о том, что представляет собой канбан и как использовать эту методику в работе.

Определение канбана

Канбан – это методика менеджмента, зародившаяся в 1940-х годах на заводе Toyota. С годами канбан эволюционировал и превратился в систему распределения задач, используемую в IT-компаниях (разработке, тайм-менеджменте, изучении рынка и т.п.) 

Измененный подход к работе позволил повысить эффективность команды, сконцентрировав ее на работе над действительно важными в текущий момент задачами (критичными для ПО или наиболее часто запрашиваемыми пользователями продукта).

Канбан-доска

Работа по принципам канбан строится вокруг специализированных досок, на которых «располагаются» задачи. Она может существовать как в цифровом, так и в аналоговом виде. 

Доска делится на определенное количество групп (группы создаются автором конкретной доски, они могут быть разными в каждой отдельно взятой компании/команде). К примеру:

• задачи, которые нужно выполнить,

• задачи, над которыми уже ведется работа,

• выполненные задачи. 

Это базовая модель, но ее можно дополнить, добавив туда группы, актуальные для вашего продукта/компании (код на стадии тестирования, идеи в разработке, планы и т.п.). 

Канбан-карточка

В каждую группу канбан-доски попадают карточки с описанием задач. Таким образом, группы превращаются в некие to-do-списки общего назначения. Карточки повышают наглядность отображаемой информации и упрощают ориентирование команды в большом потоке задач. 

К тому же в цифровом виде распределение по карточкам дает возможность задать дополнительные атрибуты. Например, показать, кто ответственен за выполнение задачи, определить, когда она должна быть сделана, или оставить заметку с дополнительной информацией. 

Преимущества методики канбан

Почему люди вообще используют эту систему и почему она привлекает все больше компаний?

• Канбан можно внедрить в любую действующую систему. Чтобы начать пользоваться методикой, необязательно переосмыслять то, как организована работа в компании. Не нужно вносить радикальных изменений, можно постепенно внедрять ее в различные аспекты деятельности. Все роли и стратегии взаимодействия можно сохранить в том же виде. Канбан не помешает, а лишь дополнит рабочий процесс, выявив при этом проблемы, которые необходимо решить. 
• Инкрементальные изменения вместо решения глобальных задач. Канбан мотивирует ставить небольшие задачи, которые легче выполнить и проще собрать в общую картинку как четкий план. Прозрачность в работе мотивирует и помогает принимать решения по поводу дальнейшего развития продукта/сервиса/сайта.
• Все находится в одном месте. Доска доступна всем сотрудникам, которые видят полный список задач. Она превращается в общедоступный информационный хаб корпорации. Карточки не привязаны к конкретному человеку, т.е. не случится так, что тимлид/менеджер что-то забудет, а кто-то из разработчиков «потеряет» задачу. 

5 основных практик канбан

Начиная внедрять новую методику организации работы в своей компании, важно ознакомиться с основными практиками. Существует некий план, гарантирующий успешное использование канбан-досок и карточек практически в любом бизнесе. 

Визуализируйте рабочий процесс

Основное преимущество канбан над другими методиками организации – наглядность. Поэтому начать стоит с оформления доски. То есть деления ее на группы (колонки) и задачи (карточки). 

Первые олицетворяют этап работы, а вторые – рабочий элемент. Важно продумать собственную структуру или грамотно внедрить «стандартную». То есть поделить всю доску на три колонки: задачи, которые надо сделать, те, что в процессе, и выполненные.

Каждая карточка кочует слева направо. Переводя карточки из одной группы в другую, менеджер или тимлид может определить, на каких задачах/этапах начинаются проблемы (срывы сроков, падение качества выполняемой работы и т.п.).

Лимитируйте количество WIP-задач

WIP расшифровывается как Work In Progress. Это те задачи, что находятся в работе в текущий момент. Одна из главных функций канбан – ограничить количество одновременно выполняемых процессов. Это упрощает организационные моменты и установку сроков, а также делает более реалистичным успешное завершение проекта с учетом изначальных планов.

Основной принцип – не брать в работу больше, чем сможешь выполнить качественно и вовремя. 

Контролируйте смену приоритетности задач

Канбан нельзя использовать как способ микроконтроля своих сотрудников. Эта система помогает контролировать именно переход задач из одной группы в другую. Не нужно пытаться с помощью досок заставить сотрудников компании постоянно работать. Начальство/тимлиды могут злоупотреблять функцией делегации задач, и это создает две проблемы:

• избыточную нагрузку на каждого сотрудника;

• акцент не на выполнении задачи, а именно на постоянной занятости. 

Команда становится занятой, но остается неэффективной. А вот переход задач из группы в группу говорит о реальном прогрессе.

Четко указывайте задачи и цель их решения

Использование досок и карточек вынуждает руководство ставить прозрачные цели, которые понятны не только менеджерам, но и тем, кто принимает непосредственное участие в их достижении. 

Этому способствует и инкрементальная система постановки задач. Когда каждый мелкий шаг указывается как отдельная карточка, людям удобнее ориентироваться, удобнее выполнять свою работу и отслеживать прогресс.

Организуйте постоянный обмен мнениями 

После скрупулезной проработки задач канбан может стать намного полезнее. Лучше регулярно обсуждать структуру досок, правила создания карточек, их содержание и другие аспекты работы. 

Синхронизация между всеми членами команды позволит преобразить доску, адаптировав ее под требования разработчиков/менеджеров. В итоге получится идеальный инструмент для решения задач и отслеживания прогресса.

Канбан в современном мире

Сейчас в качестве канбан-досок используются приложения в духе Trello и Jira. Это цифровые аналоги досок, являющиеся неким стандартом в мире IT. Есть еще десятки других утилит, продолжают появляться новые. У каждого инструмента свои особенности и акценты на различных видах деятельности.

Данные сервисы позволяют не только управлять карточками, но и собирать аналитические показатели, контролировать релизы функций/приложений, отслеживать конкретные проблемы по ходу разработки и так далее. 

Также появилась возможность интегрировать сервисы с другими популярными инструментами, бизнес-мессенджерами и системами автоматизации. Но смысл досок не меняется: деление списка задач на колонки и их постоянный поток из одной в другую.

Вместо заключения

Канбан – методика, позволяющая сделать работу команды эффективнее. Она не требует радикальных изменений в работе организации, но вынуждает сменить приоритеты и акцентировать внимание на решении задач. Канбан визуализирует работу и помогает работать в коллаборации.