Какие документы нужны для приема на работу и как оформить сотрудника

Прием сотрудника на работу складывается из двух встречных процессов: кандидат предъявляет документы из установленного законом перечня, а работодатель оформляет трудовой договор, кадровые сведения и отчетность. В этом материале разобрано, что запрашивать у кандидата, что готовит сама компания, в какие сроки нужно уложиться, а также как работнику убедиться в официальном трудоустройстве. 

Основные тезисы статьи

• Перечень документов для трудоустройства закреплен статьей 65 ТК РФ.

• Весь перечень от каждого не требуется: набор зависит от статуса и должности.

• Официальное оформление на работу производится трудовым договором.

• Приказ о приеме издается по желанию, обязательным он не считается.

• До подписания договора сотрудника знакомят с локальными актами по его работе.

• Сведения о приеме передаются в СФР не позднее следующего рабочего дня.

• Для иностранцев, несовершеннолетних и ряда профессий есть дополнительные требования.

Что значит официальное устройство на работу

Официальным считается трудоустройство, при котором заключен трудовой договор по правилам ТК РФ. У трудовых отношений есть характерные признаки: должность или трудовая функция, график, подчинение внутреннему распорядку, регулярная зарплата, рабочее место, гарантии в виде отпуска и больничных. Перевод денег на карту сам по себе оформление не подтверждает – доказательством служат договор и переданные в СФР сведения. По сроку и формату занятости соглашения различаются – разбор есть в статье про виды трудовых договоров.

Трудовой договор важно отличать от гражданско-правового: по первому оплачивается выполнение трудовой функции как процесс, по ГПХ – конкретная работа, услуга или результат. Маскировать трудовые отношения договором ГПХ запрещено: при споре их переквалифицируют с доначислением взносов, а границы допустимого описаны в материале о том, когда можно заключить договор ГПХ с самозанятым. Поэтому перед принятием на работу нового человека компания определяет, что ей нужно – постоянный труд или разовый результат.

Какие условия приема на работу нужно согласовать заранее

До сбора документов работодатель и кандидат договариваются о параметрах будущей работы. Согласовать нужно:

• работодателя и подразделение, должность или трудовую функцию;

• основное место работы или совместительство, место выполнения обязанностей, формат: офисный, дистанционный, комбинированный;

• дату начала, бессрочный или срочный характер договора;

• размер и состав зарплаты, режим рабочего времени, испытание, условия труда;

• командировки, использование личного оборудования, гарантии и компенсации.

По отдельным пунктам есть нюансы. Испытание действует, только когда условие о нем включено в договор: устная договоренность силы не имеет (статья 70 ТК РФ). Для срочного договора нужно основание из статьи 59 ТК РФ, оформить его по желанию компании нельзя. При этом не каждое условие расписывается в самом договоре: часть вопросов регулируется локальными актами, зато обязательные условия из статьи 57 ТК РФ фиксируются всегда. Кандидату же важно до подписания понимать фактический формат работы, а не обещания с собеседования.

Какие документы нужны для приема на работу

Называть весь перечень «обязательными документами» без уточнений некорректно. В общем случае при любом трудоустройстве нужен только паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Остальное зависит от истории работы человека, его статуса, а также от того, какие требования к работнику при приеме на работу устанавливает закон для конкретной должности. Перечень закреплен статьей 65 ТК РФ, поэтому базовые документы для приема на работу удобно свести в таблицу.

Несколько уточнений к перечню. ИНН в статье 65 ТК РФ не упоминается, включать его в универсальный список нельзя, хотя сами сведения о номере пригодятся бухгалтерии. Резюме, портфолио, рекомендации и анкеты используются на этапе подбора, однако документы для заключения договора они не заменяют. 

Запросить что-то сверх перечня работодатель вправе только тогда, когда это предусмотрено ТК РФ, другим федеральным законом, указом Президента или постановлением Правительства. С оригиналами правило четкое: после проверки их возвращают работнику. Копировать все страницы паспорта и бессрочно хранить их не стоит – для обработки таких данных нужна конкретная цель вместе с правовым основанием. 

Дополнительные документы в особых случаях

Стандартный перечень покрывает типовой наем, но целый ряд ситуаций требует дополнительных документов или проверок. Речь идет о первом трудоустройстве, совместительстве, дистанционной работе, найме несовершеннолетних и иностранцев, а еще о должностях с обязательным медосмотром или личной медкнижкой. Основные случаи собраны в таблице.

Отдельно про иностранных работников. Для них статья 327.3 ТК РФ вводит дополнительные документы, состав которых зависит от гражданства и миграционного статуса: гражданам стран ЕАЭС патент не нужен, безвизовым иностранцам он необходим, у обладателей РВП и ВНЖ свои правила. Единого пакета «для всех иностранцев» не существует, каждый случай проверяется индивидуально. 

Подробная процедура найма иностранцев и подростков выходит за рамки статьи, поэтому перед оформлением работников из особых категорий нужно сверить актуальные специальные правила вместе со сроками обязательных уведомлений. Требования миграционного и воинского учета обновляются чаще других норм, из-за чего опираться на прошлогодние памятки рискованно. 

Какие документы работодатель не вправе требовать

Превращать лишние сведения в обязательное условие трудоустройства без правового основания работодатель не вправе. Под запрет попадают:

• ИНН как обязательный для всех документ;

• справка о зарплате с прежнего места, рекомендательное письмо, характеристика;

• документы о семейном положении, свидетельства о рождении детей, справка об отсутствии беременности;

• сведения о регистрации по месту жительства вне специальных процедур;

• медицинские справки для должности без обязательного осмотра, справка о судимости вне соответствующих ограничений.

Вместе с тем часть документов работник вправе принести добровольно: свидетельства о рождении детей пригодятся для налогового вычета, справки – для пособий. Смешивать такие бумаги с обязательными условиями приема нельзя. Запрет на лишние требования не отменяет обязанностей компании по миграционному, воинскому и кадровому учету – просто опираться нужно на нормы закона, а не на желание собрать досье.

Какие документы оформляются при приеме на работу

Кандидат только предъявляет бумаги, основная часть оформления лежит на работодателе. Что именно готовит компания и насколько это обязательно, показано в таблице.

Прием на работу оформляется трудовым договором. Приказ – дополнительный, а не обязательный документ. 

Это правило зафиксировано в действующей редакции статьи 68 ТК РФ: с ноября 2021 года требование об обязательном приказе из кодекса исключено. Составлять универсальный чек-лист, где все перечисленное отмечено как обязательное для любого сотрудника, не нужно: согласие на обработку персональных данных оформляется только для целей, требующих согласия, направление на медосмотр – для предусмотренных законом работ, уведомление МВД – при приеме иностранца. 

Порядок приема на работу – пошаговое оформление сотрудника

Этапы трудоустройства в разных компаниях совпадают, поэтому ниже описан универсальный алгоритм приема на работу нового сотрудника. Схема закрывает прием на работу пошагово – для кадровиков она послужит рабочей шпаргалкой, а руководителю небольшой компании поможет ничего не упустить.

Шаг 1. Определить формат отношений и условия работы

Сначала компания решает, нужны ли трудовые отношения или достаточно результата по договору ГПХ. Если выбран наем, определяются должность и трудовая функция, характер договора, основное место работы или совместительство, дата начала, график, оплата, формат. Параллельно проверяется, требуется ли предварительный медосмотр, а также не относится ли кандидат к специальной категории – несовершеннолетним, иностранцам, бывшим госслужащим.

Шаг 2. Получить и проверить документы

Работодатель запрашивает только документы, предусмотренные законом для конкретной должности: удостоверяется в личности кандидата, определяет формат его трудовой книжки, у военнообязанных проверяет документы воинского учета, при необходимости сверяет диплом. Кандидата, которому положен медосмотр, направляют в медорганизацию до подписания договора, у иностранца или несовершеннолетнего проверяются специальные документы. Копировать каждую бумагу не нужно: сначала определяется цель хранения вместе с правовым основанием.

Шаг 3. Ознакомить работника с локальными актами

До подписания договора работника знакомят под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с его работой: правилами внутреннего трудового распорядка, положениями об оплате труда и премировании, порядком обработки персональных данных, должностной инструкцией, а для удаленных сотрудников – положением о дистанционной работе. Если в компании действует коллективный договор, с ним тоже знакомят. Статья 68 ТК РФ говорит о документах, относящихся к должности конкретного человека, поэтому собирать подписи под всеми регламентами компании необязательно.

Шаг 4. Заключить трудовой договор

Центральный этап всего оформления. Порядок такой:

1. Подготовить письменный договор со всеми обязательными условиями, включая испытание, если оно установлено, а для срочного договора – основание.

2. Распечатать два экземпляра, подписать их у работника и представителя работодателя.

3. Передать один экземпляр сотруднику, получив на экземпляре компании подпись о вручении.

4. Убедиться, что текст совпадает с фактическими условиями работы.

Если человек уже фактически приступил к работе с ведома работодателя, письменный договор оформляется не позднее трех рабочих дней (статья 67 ТК РФ). О структуре документа и типичных формулировках рассказано в инструкции про то, как составить трудовой договор с работником.

Шаг 5. При необходимости издать приказ

Приказ о приеме перестал быть обязательным, однако многие компании продолжают использовать его во внутреннем учете, применяя унифицированную форму Т-1 или собственный бланк. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора, заменить сам договор он не может. Если компания от приказов отказалась, оформление строится на трудовом договоре и других подтверждающих документах.

Шаг 6. Оформить сведения о трудовой деятельности

Дальше информация о приеме фиксируется в учетных системах:

1. Определить, ведется ли бумажная трудовая книжка. Впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года ее не заводят, а как устроен электронный формат, разобрано в статье о том, как работает электронная трудовая книжка.

2. Если бумажная книжка продолжает вестись, внести запись о приеме не позднее пяти рабочих дней.

3. Сформировать подраздел 1.1 формы ЕФС-1, проверив должность, код выполняемой функции, дату приема, формат работы.

4. Подать отчет в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, а при его отсутствии – за днем заключения договора. Подтверждение сдачи стоит сохранить.

Шаг 7. Выполнить действия перед началом работы

Перед выходом сотрудника остается организационная часть: инструктажи по охране труда, доступы к корпоративным системам, выдача оборудования с фиксацией передачи. Параллельно кадровая служба и бухгалтерия заводят человека в учетные системы. У работника запрашиваются банковские реквизиты – проще всего это устроено там, где действует зарплатный проект. Для иностранцев и военнообязанных выполняются специальные уведомления, а завершает подготовку передача сотруднику контактов ответственных лиц.

Сроки оформления документов при приеме на работу

Кадровых сроков при найме немного, зато каждый из них жесткий, поэтому основные значения удобно держать перед глазами в одной таблице.

К срокам есть практические комментарии. Срок подачи ЕФС-1 отсчитывается от дня оформления кадрового документа о приеме, считать его от конца месяца или первой выплаты зарплаты нельзя. Фактический допуск к работе без договора отсрочки тоже не дает: три рабочих дня на письменное оформление начинают течь сразу. 

Специальные сроки для иностранцев, как и правила воинского учета, сверяются непосредственно перед оформлением – эти нормы обновляются чаще остальных. Наконец, когда последний день срока выпадает на выходной или праздник, порядок переноса проверяется по норме, которая регулирует конкретную обязанность. 

Как устроиться официально на работу и проверить оформление

Порядок устройства на работу стоит понимать и кандидату: ошибки работодателя бьют по стажу и больничным. Проверить оформление помогает последовательность:

1. Уточните полное наименование работодателя и будущую должность.

2. Прочитайте текст трудового договора до начала работы.

3. Проверьте оплату, график, место работы, дату начала, условие об испытании.

4. Подпишите два экземпляра договора.

5. Заберите свой экземпляр с подписью представителя работодателя.

6. Не соглашайтесь на устные обещания вместо условий в тексте.

7. Уточните, поданы ли сведения о вашем приеме в СФР.

8. Проверьте запись о приеме в электронной трудовой книжке.

9. Получайте расчетные листки и официальные выплаты.

10. Храните договор вместе с дополнительными соглашениями.

Такой чек-лист при приеме на работу сотрудника защищает от типичных схем неофициальной занятости. Пропуск в офис, корпоративная почта или переводы на карту договор не заменяют, а испытательный срок не может существовать только на словах. Название документа тоже не определяет характер отношений: если работа фактически трудовая, ее признают таковой. 

Копии всех внутренних кадровых бумаг автоматически не выдаются, зато свой экземпляр договора работник получает всегда – эти правила делают процесс трудоустройства прозрачным для обеих сторон.

Персональные данные при устройстве на работу

Персональные данные работодатель начинает получать еще на этапе рассмотрения кандидата – из резюме, анкет, собеседований. Уже здесь действует принцип минимизации: собирать следует только сведения, необходимые для подбора и оформления, а правовое основание определяется для каждой цели по закону № 152-ФЗ вместе с главой 14 ТК РФ.

Отдельное согласие требуется не во всех случаях. Когда компания обрабатывает данные для исполнения требований трудового, налогового и страхового законодательства, основанием служит сам закон. Согласие нужно для дополнительных действий вроде публикации фотографии сотрудника или передачи данных в ситуациях, не предусмотренных законом, причем оформляется оно отдельным документом, а не пунктом внутри анкеты или договора. Хранить резюме и копии документов бессрочно без цели и срока нельзя, а доступ к кадровым сведениям получает только ограниченный круг сотрудников.

Частые ошибки при оформлении приема на работу

Большинство нарушений при найме связано с привычками, оставшимися от старых правил. Чаще всего встречаются такие ошибки:

• требование полного пакета документов от каждого, включая ИНН как «обязательный»;

• изъятие оригинала паспорта на хранение, копирование документов без определенной цели;

• ознакомление с локальными актами после подписания договора, а не до него;

• допуск к работе без письменного договора, испытание на словах, срочный договор без основания;

• приказ вместо трудового договора либо отношение к приказу как к обязательному;

• невыдача работнику его экземпляра договора;

• бумажная книжка, заведенная впервые трудоустраивающемуся;

• пропуск срока подачи ЕФС-1, работа без обязательного медосмотра;

• договор ГПХ при явных признаках трудовых отношений;

• единый пакет документов для всех иностранцев без учета статуса;

• общее согласие на обработку данных как основание для любых действий.

Каждая позиция проверяется быстро, поэтому надежнее исключить их до найма, чем исправлять после жалобы работника или визита инспекции.

Частые вопросы о приеме на работу

Какие документы нужны для первого официального трудоустройства?

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, вместе с подтверждением регистрации в системе индивидуального учета. Остальное зависит от должности и статуса человека.

Обязательно ли предоставлять ИНН?

В перечне статьи 65 ТК РФ этого документа нет, поэтому отсутствие бумажного свидетельства не может стать основанием для отказа в оформлении. Сами сведения о номере работодатель при необходимости получает для учетных операций.

Нужен ли приказ о приеме на работу?

Нет, прием оформляется трудовым договором. Приказ работодатель издает по желанию для внутреннего учета.

Можно ли принять человека без бумажной трудовой книжки?

Да, у сотрудника могут вестись только электронные сведения о трудовой деятельности. Впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 года бумажную книжку вообще не заводят.

Какие документы работодатель должен выдать сотруднику?

Обязательно передается экземпляр подписанного трудового договора. Остальное выдается по ситуации или по заявлению работника.

Можно ли начать работу до подписания договора?

Фактический допуск возможен с ведома уполномоченного представителя работодателя. Письменный договор в таком случае оформляется не позднее трех рабочих дней.

Можно ли установить испытательный срок после начала работы?

Нет, условие об испытании включается в договор до начала работы. Добавить его задним числом в одностороннем порядке нельзя.

Всегда ли нужно согласие на обработку персональных данных?

Нет, значительную часть данных работодатель обрабатывает на основании закона. Согласие оформляется отдельным документом лишь для целей, законом не предусмотренных.

Можно ли оформить прием полностью дистанционно?

Да, предусмотрен обмен электронными документами, но простых сканов недостаточно – договор подписывается электронными подписями через систему кадрового ЭДО.

Какие документы нужны при приеме по совместительству?

Внешний совместитель трудовую книжку не предъявляет – она остается у основного работодателя. Для отдельных работ понадобятся документ об образовании и справка об условиях труда по основному месту.

Что в итоге

Универсального пакета документов для найма не существует: перечень зависит от статуса человека и требований работы. Кандидат предъявляет бумаги из статьи 65 ТК РФ, работодатель оформляет договор, сведения о трудовой деятельности и отчетность, а приказ стал необязательным.

Порядок оформления начинается до подписания договора, а заканчивается после него – отчетом в СФР, инструктажами, уведомлениями. Поэтому удобнее держать под рукой два чек-листа: для обычного найма и для особых случаев.