Электронная трудовая книжка: что это такое, как оформить и где посмотреть

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат хранения сведений о трудовой деятельности. Бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое, а все данные теперь доступны онлайн — в личном кабинете на «Госуслугах» или на сайте Социального фонда России (СФР).

Разберемся подробнее, что такое электронная трудовая книжка, как она выглядит и какая информация в ней хранится. 

Основные тезисы статьи:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог бумажной трудовой.

• Все записи о приеме, переводе и увольнении передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).

• Посмотреть ЭТК можно на «Госуслугах», у работодателя или в МФЦ.

• Работодатели обязаны подавать отчет СЗВ-ТД и защищать персональные данные сотрудников.

• ЭТК удобна и безопасна, но требует внимательности к корректности сведений.

• За ошибки и нарушения сроков предусмотрены штрафы.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная книжка или сокращенно ЭТК — это цифровой аналог привычной трудовой книжки. В ней содержатся те же сведения, что и на бумаге: 

• место работы;

• должность;

• даты приема, перевода и увольнения;

• основания кадровых решений (приказ, распоряжение и т. д.).

Данные из электронной трудовой книжки автоматически передаются в Социальный фонд и хранятся в государственной информационной системе. Работнику не нужно ничего заполнять вручную — все записи появляются после подачи работодателем отчета по форме СЗВ-ТД.

Главное преимущество — доступ к информации в любое время. ЭТК нельзя потерять, испортить или сделать чистый дубликат. Вся информация о карьере сотрудника будет доступна работодателю.

Как оформить электронную трудовую книжку

Если вы в первый раз устроились на работу после 1 января 2021 года, она оформляется автоматически — без вашего участия. Работодатель просто подает сведения в СФР.

Если вы начали работать раньше и у вас есть бумажная трудовая, то:

1. Вы могли выбрать формат — бумажный или электронный — до конца 2020 года, подав заявление работодателю.

2. Если вы тогда выбрали бумажный формат, можете перейти на электронный в любой момент: напишите заявление в отдел кадров вашей компании.

3. После перехода бумажная книжка остается на руках — она больше не заполняется, но служит подтверждением стажа до даты перехода.

Где посмотреть электронную трудовую книжку и как получить выписку

Данные из ЭТК можно посмотреть и скачать в нескольких местах — онлайн и офлайн. Это бесплатно и занимает несколько минут.

1. Через «Госуслуги»

1. Войдите в свой аккаунт на gosuslugi.ru.

2. В разделе «Документы» перейдите на вкладку «Работа и пенсия» и зайдите в раздел «Электронная трудовая книжка».

3. Здесь вы увидите все записи о трудовой деятельности: даты приема и увольнения, должности, названия организаций.

Вы также можете получить выписку из ЭТК. Для этого зайдите в «Услуги», выберите в раздел «Справки и выписки» и нажмите на «Выписка из электронной трудовой книжки».

Выписка придет в ваш личный кабинет в формате PDF с электронной подписью.

Такой файл подходит для подтверждения стажа при трудоустройстве или оформлении пенсии.

2. В МФЦ или отделении Социального фонда России (СФР)

Если доступа к интернету нет, выписку можно получить лично:

• возьмите паспорт и СНИЛС;

• обратитесь в ближайший МФЦ или отделение Социального фонда России (бывший ПФР);

• подайте запрос на выписку из электронной трудовой книжки.

Сотрудник распечатает документ с электронной подписью фонда. Обычно оформление занимает от 5 до 10 минут.

3. У текущего работодателя

Работодатель может предоставить сведения о вашей трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Чтобы получить ее:

1. Напишите заявление в отдел кадров.

2. Укажите, что вам нужна копия формы СЗВ-ТД.

3. Работодатель обязан выдать ее не позднее следующего рабочего дня.

Форма СЗВ-ТД содержит все актуальные данные, которые компания передает в СФР.

Как бизнесу работать с электронными трудовыми книжками

Для работодателей переход на ЭТК означает не только отказ от бумажных записей, но и новые обязанности по передаче данных в государственные системы.

1. Передавайте сведения по форме СЗВ-ТД

Каждая компания обязана отправлять в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) отчет СЗВ-ТД — при приеме, переводе, увольнении сотрудника, а также при подаче им заявления о выборе формата трудовой книжки.

Срок: не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа.
Способ: через 1С, онлайн-кабинет фонда или операторов электронного документооборота.

2. Уведомляйте сотрудников о переходе

Если сотрудник до сих пор использует бумажную книжку, вы обязаны уведомить его о возможности перейти на электронный формат.
Факт уведомления фиксируется подписью или электронной отметкой в системе кадрового документооборота.

3. Храните бумажные книжки старого образца

Бумажные трудовые, оформленные до перехода, хранятся у работодателя или выдаются сотруднику на руки. Новые записи в них больше не вносятся, но они подтверждают стаж до даты перехода на ЭТК.

4. Обеспечьте защиту персональных данных

Электронные трудовые книжки содержат чувствительную информацию о сотрудниках.
Работодатель должен:

• использовать защищенные каналы связи при передаче СЗВ-ТД;

• хранить файлы отчетности в соответствии с требованиями 152-ФЗ;

• ограничить доступ к данным только кадровому персоналу.

5. Проверяйте корректность сведений

Ошибки в отчетах могут привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве. Поэтому лучше всего регулярно сверять информацию в СЗВ-ТД с кадровыми приказами и формировать внутренние отчеты для контроля.

Какие преимущества и недостатки есть у электронных трудовых

Электронная трудовая книжка упростила жизнь и сотрудникам, и работодателям, но переход на новый формат все еще вызывает вопросы. Разберем плюсы и минусы.

Преимущества

? Доступность данных
Записи можно посмотреть в любое время через «Госуслуги» или СФР. Не нужно искать бумажную книжку или рисковать её потерять.

— Быстрое оформление
При приеме и увольнении не требуется заполнять бумажные бланки. Работодатель просто отправляет отчет в электронном виде.

— Безопасность и сохранность
Данные хранятся в государственной системе — их нельзя испортить, забыть дома или уничтожить. Даже при ликвидации компании записи остаются.

— Удобство для сотрудников и HR
Не нужно передавать книжку между организациями. Новая компания просто получает актуальные сведения из фонда.

— Поддержка дистанционного формата
ЭТК особенно удобна для удаленных работников и фрилансеров — все данные фиксируются онлайн, без личных визитов.

Недостатки

— Зависимость от цифровых систем
Если сайт «Госуслуг» недоступен, получить выписку невозможно до восстановления работы сервиса.

— Ошибки при передаче данных
Неправильно заполненная форма СЗВ-ТД может привести к искажению сведений. Исправления требуют времени и обращений в СФР.

— Не все работодатели автоматизировали процесс
Некоторые компании до сих пор ведут отчетность вручную, что повышает риск ошибок и задержек.

— Сложности для пожилых работников
Людям, привыкшим к бумажному формату, сложнее ориентироваться в онлайн-системах и получать электронные выписки.

Какими законами регулируются электронные трудовые книжки и что будет за их нарушение

Переход на ЭКТ регулируется законодательством и нарушение правил может обернуться для работодателя штрафами. Давайте посмотрим, какие требования действуют в 2025 году и на что стоит обратить внимание.

Основные нормативные акты

• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 — ввел понятие электронной трудовой книжки и порядок ее ведения.

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) — устанавливает обязанности работодателей по передаче данных о трудовой деятельности в СФР.

• Постановление Правительства № 730п от 25.12.2019 — регулирует форму, сроки и способы подачи сведений (СЗВ-ТД).

• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — определяет требования к защите информации о сотрудниках.

Ответственность работодателя

Если компания не подает сведения вовремя или допускает ошибки, это считается нарушением законодательства. Возможные последствия:

• штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ — от 300 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 1 000 до 30 000 рублей для организаций;

• предписание от СФР с требованием внести исправления и повторно подать отчет.

Частые ошибки работодателей: 

1. Пропуск сроков подачи СЗВ-ТД
Отчет нужно отправить не позднее следующего рабочего дня после приказа.

2. Неправильное указание причины увольнения или перевода
Текст должен полностью соответствовать формулировкам Трудового кодекса.

3. Несоответствие данных в отчете и приказе
Любые расхождения могут вызвать отказ в приеме фондом.

4. Ошибки в персональных данных
Неправильный СНИЛС, фамилия или дата рождения приводят к путанице в системе и задвоению записей.

5. Отсутствие уведомления работников о переходе на ЭТК
Компания обязана зафиксировать факт уведомления, иначе может получить предписание.

Как избежать нарушений:

• Настройте автоматическую выгрузку СЗВ-ТД в 1С или другом кадровом софте.

• Проверяйте отчеты перед отправкой в СФР и сверяйте данные с приказами.

• Храните подтверждения отправки отчетов и уведомлений сотрудников.

• Назначьте ответственного за ведение ЭТК и контроль сроков.

Итоги и рекомендации

Электронная трудовая книжка — это шаг к полной цифровизации кадрового учета. Она делает работу с персоналом проще и безопаснее, но требует дисциплины при передаче данных.

Если вы сотрудник:

• Проверьте, есть ли у вас ЭТК, и убедитесь, что все записи корректны.

• При смене работы следите, чтобы работодатель вовремя подал сведения в СФР.

• Храните выписку из ЭТК — она пригодится для оформления пенсии и подтверждения стажа.

Если вы работодатель:

• Отправляйте форму СЗВ-ТД без задержек.

• Проверяйте соответствие отчетов кадровым приказам.

• Уведомляйте сотрудников компании о переходе на электронный формат и соблюдайте требования по защите данных.

Главное: электронная трудовая книжка не усложняет жизнь — наоборот, она снижает бумажную нагрузку и упрощает кадровые процессы. При правильной настройке ЭТК становится удобным инструментом и для HR, и для самих работников.