Рассылка для сотрудников – это возможность сделать коммуникацию наиболее удобной и сформировать по-настоящему слаженную команду. Она не сможет заменить живое общение, но позволит быстрее достичь поставленных бизнес-целей.
В этой статье мы рассмотрим, в каких случаях пригодится корпоративная рассылка, а также дадим ряд советов, которые помогут сделать ее наиболее эффективной.
Зачем и кому нужна корпоративная рассылка
Корпоративная рассылка может решить проблемы как небольшой компании, в которой все сотрудники работают на удаленной основе, так и в большом штате с сотней человек. Например, с ее помощью можно делиться новостями либо собирать обратную связь по важным вопросам.
Мы собрали 8 хорошо иллюстрирующих примеров, когда вам пригодиться такая рассылка. Давайте рассмотрим каждый из них и посмотрим, в чем их особенность.
Помощь новичкам
К вам присоединились новые члены команды, но вы не знаете, как их быстро втянуть в рабочую среду? Просто запустите рассылку, где будет рассказано обо всех тонкостях, особенностях работы в компании, важных ценностях и многом другом.
Такой работой часто занимается менеджер, но он может что-то упустить или работник не запомнит все нюансы. А вот с рассылкой все иначе – она всегда будет под рукой. И при возникновении недопонимания можно опираться на нее.
Вот как лучше всего ее заполнить:
- распишите распорядок рабочего дня – его начало и конец, когда начинается обед;
- расскажите об основных правилах на рабочем месте;
- ценности компании – что они в себя включают и что важно знать новичку;
- специфика бизнеса – то, что касается каждого;
- контактная информация – расскажите, к кому стоит обращаться, если возникнут проблемы на рабочем месте.
Вот как, например, можно рассказать о ценностях компании:
Помощь новичкам – одна из важнейших частей рассылки, благодаря которой можно сбросить часть задач с менеджера и улучшить эффективность компании. Проанализируйте, что нужно рассказать только что пришедшим сотрудникам и сформируйте на основе этого подходящий шаблон.
Поиск новых сотрудников
На первый взгляд это кажется абсурдным – искать новых сотрудников среди уже имеющихся. Однако это может быть вполне эффективная тактика. Основная цель здесь не в том, чтобы менять должность сотрудника, а в том, что этот сотрудник может пригласить на работу своего знакомого.
Другой вариант – изменение должности уже существующего работника. Например, в вашей компании есть несколько графических дизайнеров, а вам нужен тот, кто будет заниматься оформлением видеороликов.
Вот один из примеров такой рассылки:
Общение с директором компании
Команда всегда считается полноценной, если она взаимодействует не только с собой, но и с главой компании. Такой подход определенно укрепляет отношения и придает мотивации сотрудникам.
Самое важное – посыл рассылки. Когда директор обращается к своим подчиненным с уважением, то это всегда ценится. В противном случае это может плохо сыграть на репутации компании, как в известном случае с Тиньковым. В своей рассылке он вызвал негативное впечатление, а письмо быстро разлетелось по интернету, что оставило имиджевый след на банке.
Вот что в нем было:
Не стоит так делать, лучше уж ничего не писать, чем взаимодействовать так со своими сотрудниками. Более полезно будет рассказать о ближайших планах, изменениях внутри компании либо просто подбодрить своих коллег.
Провести опрос
Как мы уже говорили выше, лучший способ использования корпоративной рассылки – это получение обратной связи. Напишите в письме, что именно вы хотите узнать, и дайте ссылку на опрос. Сам опрос легче всего создать с помощью Google Форм, а чтобы его было проходить приятнее, можно предложить небольшой бонус каждому сотруднику.
Вот, например, одна из рассылок, где предлагается $10 в Starbucks за прохождение опроса:
Укрепить командный дух
Командный дух – неотъемлемая часть любой успешной компании. Укрепить его можно с помощью рассылки, где будет рассказано о корпоративных мероприятиях. Например, это могут быть анонсы и напоминания либо итоги прошедших событий. Главное – эмоциональные фотографии, которые показывают этапы во всех красках.
Вот один из примеров от компании Coca-Cola:
Другой вариант укрепить командный дух – поздравить сотрудников с получением какого-либо достижения. Это могут быть миллионные продажи в текущем квартале либо повышение оборота компании.
Поздравления с праздниками
Праздники – это не только 8 марта или 23 февраля. Это может быть день программиста или день бухгалтера. Но самое приятное – это поздравление с днем рождения. Устройте имениннику настоящий сюрприз – оформите красивую рассылку и напишите в ней теплые слова.
Главное, чтобы это были не пустые слова, а по-настоящему искреннее поздравление.
А вот другой пример, уже с напоминанием о празднике:
Новостная рассылка
В каждой компании время от времени появляются новости. Чтобы о них узнали все и никто ничего не пропустил, лучше всего воспользоваться рассылкой.
В ней может содержаться следующая информация:
- информация о новых сотрудниках – здесь стоит рассказать, как их зовут, чем они занимаются и в каких вопросах могут помочь;
- информация о новых проектах – расскажите, что нового в компании, какие были внесены изменения в уже существующие продукты;
- расскажите о ближайших планах;
- отзывы клиентов – это будет полезно, чтобы узнать, как клиенты прошли путь взаимодействия с недавно выпущенным продуктом;
- забавные случаи – поделиться шутками и событиями, которые произошли в компании;
- информация о саморазвитии – отличный способ поделиться с сотрудниками чем-то полезным, тем, что улучшит профессиональные навыки.
Новости лучше всего оформлять в виде регулярного дайджеста или информационного бюллетеня. Кто-то рассылает дайджесты еженедельно, а кто-то только раз в месяц.
Пример того, как может выглядеть рассылка:
Повышение мотивации
Вы можете сузить границы тематик, например, создать отдельную рассылку для повышения мотивации. Это может быть благодарность конкретному сотруднику за выполненную работу. Так вы признаете чьи-то заслуги и простимулируете остальных работать эффективнее.
Вот одна из рассылок, которая была оформлена в честь сотрудника месяца:
Согласитесь, Макбук в подарок определенно повысит мотивацию не только получателя, но и всех остальных сотрудников компании.
Как эффективно запустить рассылку
Выше мы рассмотрели наиболее удачные примеры корпоративной рассылки, а теперь давайте разберемся, как лучше всего воспользоваться этим арсеналом.
Шаг 1: Определяем инфоповод
У вас может быть довольно много вариантов для рассылки – это и поздравления с днем рождения, и помощь новичкам, и демонстрация достижений. Главное – не запускать сразу несколько рассылок, так как это может сильно сказаться на их читаемости и даже открываемости. Сотрудники попросту могут устать от наплыва писем.
Постарайтесь определить наиболее значимые темы и начните потихоньку их показывать. Например, можно начать с простой сводки новостей либо информации для недавно пришедших сотрудников.
Шаг 2: Подготавливаем рассылку
Для создания рассылки вам потребуется собственный верстальщик либо специальный конструктор. В первом случае необходимо регулярно платить специалисту – ежемесячно либо в формате почасовой работы. Это довольно затратно, особенно когда нужно создавать по несколько рассылок в месяц.
Другой вариант – воспользоваться конструктором Cheapsender. Каждому новому пользователю мы предоставляем 100 бесплатных писем для тестирования сервиса. В конструкторе вы сможете самостоятельно создать корпоративные рассылки под любые нужды – будь то рассылка новостей или памятка новичкам.
Шаг 3: Настраиваем отправку
При использовании сервиса Cheapsender вы сможете настроить удобную рассылку. Вот несколько особенностей, о которых следует помнить при отправке писем:
- Сегментация. Если в вашей компании несколько отделов, то следует это учитывать при отправке писем. С помощью сервиса вы можете поделить рассылки на группы и минимизировать вероятность того, что рассылка покажется неинтересной. Например, можно создать одну пачку писем для программистов, другую – для экономистов.
- Шаблоны. Под каждую рассылку можно создать редактируемый шаблон. К примеру, для новостей оформить единое письмо, которое будет отличаться лишь текстовой информацией.
- Аналитика. Сервис для рассылок поможет понять, кто читает вашу рассылку и какие материалы пользуются большей популярностью.
- Автоматизация. Без использования сервиса вам придется вручную отправлять любые письма – от новостных подборок до памяток новичкам. В случае с конструктором можно настроить автоматический режим.
Шаг 4: Собираем обратную связь
Любое начинание требует обратной связи, которую вы можете получить от своих читателей – сотрудников. Отправляйте время от времени опросы, чтобы понять, какая информация кажется интересной, а от какой лучше отказаться.
Заключение
Создание эффективной корпоративной рассылки – это в первую очередь понимание потребностей сотрудников и отражение ценностей компании. Старайтесь писать всегда по делу без лишних слов, соблюдайте субординацию и давайте мотивацию сотрудникам через простое письмо.
Также не забывайте о простых правилах любых писем:
- любое письмо должно легко читаться, сотрудники не захотят искать смысл в тысячах слов;
- расскажите о смысле письма в его теме, чтобы сразу было понятно, о чем идет речь;
- частая рассылка может навредить ее значимости – лучше 1-2 письма в месяц, чем 7 раз в неделю;
- старайтесь оформлять письмо в соответствии с брендбуком компании.
И, конечно же, не забывайте поддерживать командный дух. Пусть человек за компьютером чувствует, что работает не просто на кого-то, а в дружной компании, где уважают каждого.
Комментарии