Удаленный формат работы позволяет экономить на офисе и нанимать сотрудников со всего света. Но чтобы такие сотрудники приносили пользу, нужно грамотно настроить процессы управления.
В статье разберемся, как управлять удаленными сотрудниками и повышать их продуктивность.
Проблемы удаленного управления
Есть несколько проблем, с которыми сталкивается большинство руководителей в удаленных коллективах.
1. Отсутствие контроля
Когда человек работает в офисе и находится в окружении коллег и руководителей, у него гораздо меньше отвлекающих факторов. Другое дело дома – то на диване хочется полежать, то соцсети полистать. Руководителю остается только надеяться, что сотрудник честно работает, а не занимается чем-то другим.
2. Информационный шум
Вторая проблема – это информационный шум. Главная опасность кроется в соцсетях, в которых многие работают (а Телеграм – это уже, скорее, соцсеть). Новости, каналы, друзья, мемы – все это отвлекает сотрудников от работы. Между работой и личной жизнью стирается граница, эффективность работы неизбежно страдает.
Как организовать управление удаленными сотрудниками
Следуйте простым правилам, чтобы удаленка не снижала, а повышала продуктивность команды.
1. Планируйте рабочий день
Каждый сотрудник на удаленке должен знать, какие задачи сегодня нужно выполнить. Научите сотрудников каждое утро составлять план на день и отправлять его руководителю. В плане стоит указывать время, когда и что будет сделано.
Вечером же сотрудник должен прислать закрывающий план – отметить, что было сделано, а также написать короткие итоги текстом. Это воспитывает ответственность у сотрудника и дает руководителю четкое понимание, чем сотрудник занимался весь день.
2. Ставьте цели на месяц
Задачи должны служить достижению целей. Идеальный вариант такой:
- Руководитель сам или вместе с сотрудником ставит ему цели на месяц.
- Сотрудник вместе с ним или самостоятельно формирует пул задач для достижения каждой из этих целей.
- Сотрудник разбивает месяц на недели, а недели – на дни и прописывает, когда и что будет выполнено.
- Далее сотрудник решает задачи и отчитывается о прогрессе в конце каждой недели.
Это позволит руководителям отслеживать прогресс и вовремя вносить коррективы, чтобы задачи выполнялись не ради отчетов, а ради достижения бизнес-показателей, которые потом лягут на стол директора.
3. Определяйте роли
Если за задачу отвечают все, то за нее не отвечает никто. Четко разграничивайте ответственности, чтобы каждый сотрудник понимал, кто за что отвечает. Так коллеги не будут перекладывать ответственность друг на друга и всегда будет понятно, кто выполняет то или иное задание.
4. Работайте в отдельном пространстве
Мемы, новости и сообщения от девушки на работе – это проблема, которая негативно влияет на результаты сотрудника. Это просто лишний шум, от которого можно избавиться. Тут предлагаю обратить внимание на корпоративный мессенджер.
В Телеграме может быть более привычно, но привычно – не равно хорошо для бизнеса. В отдельном месте для рабочих переписок сотрудники будут фокусироваться на задачах, а не на инфошуме.
Какие чаты нужно создать для управления удаленными сотрудниками
Давайте подробнее разберем тему места для онлайн-общения. Ребята из поддержки мессенджера Compass присылают персональные рекомендации, какие чаты можно создать для рабочего общения.
Если вы использует корпоративные инструменты, можно создать реально много чатов, разложив все процессы по полочкам, и они не смешаются с личными переписками.
Чаты для отделов и процессов
- Главный чат (где состоит вся компания).
- Отдел маркетинга.
- Отдел продаж.
- Отдел продукта.
- Стратегическое планирование.
- Дизайн нового сайта.
- Цели на месяц.
- Идеи по улучшению и т.д.
Чаты на тему финансов
- Бюджет: главный чат про деньги компании.
- Внебюджетные траты: для согласования с директором расходов, которые не заложены в бюджет.
- Кассы: приход/расход и все такое.
- Бухгалтерия: зарплаты, налоги и так далее.
- Счета: запросы на оплату для клиентов и от поставщиков.
Чаты по офису (если есть офлайн-точки)
- Главный: вотчина офис-менеджера.
- Открытие и закрытие: у кого ключи, кто раньше всех приходит, кто закрывает офис в пятницу вечером.
- Покупки и поломки: если кому-то нужен новый степлер или бумага для принтера.
Чаты по продажам
- Колл-центр: все, что связано со звонками.
- Работа с теплыми лидами: менеджеры делят легкую добычу.
- Работа с заявками: обрабатываем и закрываем.
- Ведение клиентов: техническая поддержка и кросс-сейл.
- Оплаты: счета и все вопросы про деньги от клиентов.
Чаты для отдела HR
- Резюме: для подбора кандидатов.
- Испытательный срок: для отбора тех, кто умеет эффективно работать.
- База знаний: чат с коллекцией материалов для обучения.
- Онбординг: для погружения в ваши ценности и процессы.
- Удаленка: для контроля тех, кто работает вне офиса.
Compass можно использовать и для неформального общения: собирайте деньги на день рождения коллег, организуйте пятничные вечеринки и планируйте тимбилдинг, чтобы поднять командный дух и мотивировать сотрудников.
Бонус – бизнес-функции корпоративных мессенджеров
Да, чаты для отделов можно создавать и в обычном мессенджере, но там нет многих полезных для бизнеса функций, которые есть в корпоративных мессенджерах. Вот пример таких функций:
1. Статистика активности
Это инструмент контроля. Важно учитывать рабочее время сотрудников, и для этого в Compass есть статистика активности пользователей – вы будете знать, какой сотрудник работает усердно, а какой халтурит.
2. Напоминания
Если кому-то приходит сообщение, а он не может сразу ответить, вопрос или задача могут потеряться. В Compass можно ставить напоминания на сообщения – мессенджер сам напомнит в выбранное время, что нужно ответить коллеге.
3. Карточки сотрудников
Удобно, когда у каждого сотрудника есть профиль с именем, названием отдела и должностью. В корпоративных мессенджерах такое есть. Новые сотрудники быстрее адаптируются, да и в целом в компании есть четкое понимание, кто за что отвечает. В карточке можно написать еще и даты отпуска или выходных.
4. Комментарии
В некоторых бизнес-инструментах есть такая опция, как комментарии к сообщениям. Пишем задачу – в комментариях к ней обсуждаем подробности. Это удобно, когда нужно обсудить много деталей, но не хочется, чтобы вся эта информация засоряла общий чат отдела.
5. Гибкие настройки приватности
Корпоративные мессенджеры помогают защитить бизнес. Например, есть настройки доступов и управление правами – можно запретить скачивание, переписки и многое другое. При этом, если кого-то увольняют, этого человека можно удалить из всех чатов нажатием одной кнопки – он просто теряет доступ ко всей конфиденциальной информации в один миг.
Итоги
Каждая команда уникальна и требует особенного подхода. Я разобрал только базовые и универсальные методы управления – планирование, систематизация процессов, выбор места для онлайн-общения. Надеюсь, что эти советы помогут вам выстроить процессы так, чтобы сотрудники приносили максимальную пользу бизнесу.
Комментарии