Реклама ООО Таймвэб
Реклама ООО Таймвэб
Реклама ООО Таймвэб

Как организовать финансовый учет, чтобы было удобно руководителю

Обсудить
Как организовать финансовый учет, чтобы было удобно руководителю
Реклама. ООО «ТаймВэб». erid: LjN8JyHRE

CRM и программы для ведения бухгалтерии закрывают далеко не все касающиеся финансов задачи. Чтобы согласовать бюджет, обменяться документами или уточнить данные, функционала онлайн-бухгалтерии недостаточно. Рассказываем, как руководителю организовать обсуждение финансовых вопросов так, чтобы они не терялись в потоке информации.

Программы для ведения финансового учета не позволяют вести обсуждения и общаться. Чтобы запросить счет или уточнить данные по выручке, сотрудники используют почту, соцсети и мессенджеры. Однако это не всегда удобно, и вот почему:

  • Документы и разговоры в переписках теряются. Если обсуждения ведут одновременно в разных местах, например, в почте и Telegram, риск потерять важную информацию возрастает.
  • Если сотрудник компании обменивается документами или финансовой информацией через личный мессенджер, это создает угрозу безопасности. 
  • Если команда постоянно тратит рабочее время на поиски информации в переписках, компании приходится его оплачивать. Такие траты непродуктивны.

Предлагаем простое решение из 5 шагов для тех, кто устал от неорганизованности в работе с финансовой информацией. Они помогут привести в порядок обсуждения и обмен документами для финансового учета и держать все под рукой.

Шаг. 1 Создайте единое пространство для обсуждения всех финансовых вопросов 

Чтобы обсуждения бюджета и финансовой отчетности не утонули в хаосе корпоративной почты, необходимо перевести все общение команды в выделенное для этого пространство. Лучше всего с этой задачей справится корпоративный мессенджер, в котором все обсуждения делятся на чаты. Одно направление – один чат.

Рассмотрим, как это устроить, на примере компании, которая занимается продажей мебели через собственную сеть магазинов. 

Предположим, что для ведения основных финансовых дел ей потребуется 4 чата:

  1. Бюджет – Общий. Чат для планирования бюджета на следующий месяц, в котором также публикуется план-факт за отчетный период с возможностью детального обсуждения.
  2. Кассы. В этом чате ежедневно публикуется информация о наличных и средствах на расчетных счетах каждого магазина. 
  3. Финансы – Директор. Обсуждение дополнительных трат: рекламный бюджет, расходы на магазины и закупки оборудования. 
  4. Бухгалтерия – Директор. Публикация бухгалтерской отчетности и обсуждение вопросов зарплат, налогов и прочих финансовых аспектов.

Система корпоративных чатов позволяет быстро находить любые данные

Преимущества создания такого пространства:

  • Генеральный директор может быстро просматривать финансовые данные и отчеты в одном месте и с удобного устройства. Это упрощает обсуждения, особенно в ситуациях, когда на повестке несколько вопросов. Если каждый вопрос обсуждать в отдельном чате, это позволит не упустить важное в потоке информации.
  • Менеджеру не нужно переключаться между разными платформами, чтобы найти нужные данные или отправить сообщение. 

Это систему можно улучить, если четко структурировать чаты.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться

Шаг 2. Разделите большие темы обсуждений, чтобы улучшить эффективность взаимодействия

Если компания продает мебель через сеть магазинов, важно контролировать состояние финансов в каждом из них. Решить эту задачу поможет создание отдельных чатов для магазинов – в них можно быстро обмениваться финансовой информацией.

Дневная выручка – важный показатель. Отдельный чат для того, чтобы ежедневно публиковать в нем данные о выручке, позволит мониторить состояние продаж.

Руководителю важно держать под контролем еще два вопроса: работа с поставщиками и входящие счета.

В нашем примере получилось 6 дополнительных чатов:

  1. Магазин Москва. 
  2. Магазин Санкт-Петербург.
  3. Магазин Ярославль.
  4. Выручка.
  5. Работа с поставщиками.
  6. Счета на оплату. 

Пример 6 дополнительных чатов

Преимущества создания чатов для отдельных направлений:

  • Управляющие магазинов могут оперативно делиться финансовыми показателями и отчетами о движении денег, облегчая генеральному директору мониторинг прибыли по каждой торговой точке. 
  • Дополнительные чаты помогают отслеживать взаимодействие с ключевыми партнерами. 
  • Управляющие магазинов могут быстро находить финансовые показатели своих торговых точек, чтобы создавать отчетность за определенный период и принимать решения.
  • Четкое разделение процессов существенно упрощает ведение финансового учета. 

Теперь чатов стало еще больше. Как не превратить пространство для упорядоченной коммуникации в непрерывный поток сообщений, в котором можно потерять важные данные? Договоритесь о правилах взаимодействия.

Шаг 3. Установите правила общения и взаимодействия

Дополнительные функции разгрузят чаты от лишних сообщений:

  1. Реакции. Чтобы показать свое согласие или несогласие с поднятым вопросом, поблагодарить или выразить поддержку, сотрудник может использовать реакции на сообщения. При этом необязательно писать ответное сообщение.
  2. Напоминания. Важное сообщение можно превратить в напоминание, чтобы потом вернуться к нему. Некоторые бизнес-мессенджеры позволяют сделать это.  
  3. Треды. Используйте треды для обсуждения одного вопроса в ветке комментариев, а не в чате. 

Дополнительные функции в рабочих чатах

Преимущества дополнительных функций для взаимодействия в команде:

  • Реакции избавляют от потока малоинформативных сообщений и сокращают время, которое пользователь тратит на написание ответа.
  • Напоминания к сообщениям улучшают своевременную отправку отчетов о движении денег и проведение финансовых операций.
  • Ветки обсуждений облегчают восприятие обратной связи от руководства на конкретные документы или финансовые предложения. 
  • Каждый сотрудник видит, какие решения уже обсуждены. Это не только улучшает прозрачность процессов, но и способствует более оперативному принятию решений.

В нашем случае у компании несколько магазинов в разных городах. Если в корпоративном мессенджере каждый сотрудник укажет важные данные о себе в профиле, это значительно упростит взаимодействие внутри команды.

Шаг 4. Назначьте роли внутри корпоративного мессенджера

Выработайте правила, касающиеся того, какие данные сотрудник должен указывать в своем профиле. В случае компании из нашего примера важны такие параметры, как должность, город и сфера ответственности. Также можно указывать дополнительные данные: об отпуске или рабочих часах.

Например:

  1. Менеджер-управляющий. Санкт-Петербург. Кухни.
  2. Менеджер-дизайнер. Москва.

Пример оформления профиля сотрудника

Преимущества персонализации профилей:

  • Сразу видно, кто и за что отвечает в команде.

Когда все обсуждения финансовых вопросов собраны в одном месте, и у руководителя под рукой есть каналы с регулярно обновляемыми данными по выручке и затратам, нужно подумать над тем, кого еще можно добавить в это пространство.

Шаг 5. Подключите сотрудников из других отделов

В нашем примере у мебельной компании есть аналитик данных и отдел маркетинга. Им также необходим доступ к данным о выручке, затратах и состоянии дел в отдельных магазинах, так как это позволит изучать спрос и оперативно создавать акции для его повышения.

Добавить сотрудника в корпоративный мессенджер – не значит дать ему доступ ко всем чатам сразу. Бизнес-мессенджеры позволяют приглашать сотрудников только в те чаты, которые им нужны для работы. Это помогает обезопасить компанию от утечки данных.

Какие общие чаты можно добавить, чтобы важная информация была под рукой руководителя:

  1. Маркетинг – Общий. Утверждение рекламных акций и апдейты отдела маркетинга.
  2. Программисты. Публикация данных о багах и обновлениях на сайте.
  3. Отдел HR. Чат для обсуждения всех вопросов по найму и управлению персоналом.

Пример как можно объединить сотрудников разных отделов

Преимущества добавления всех сотрудников в корпоративный мессенджер:

  • Полный переход в единое пространство делает рабочие обсуждения организованными и более эффективными.
  • Все важные для контроля вопросы всегда под рукой руководителя.

Заключение

Быстро отслеживать финансовые показатели и продуктивно общаться с командой гораздо проще, когда вся информация упорядочена и находится в одном месте. 

Чтобы к этому прийти, необходимо выбрать одно пространство для общения, а затем настроить его под нужды компании. При этом не утонуть в потоке сообщений помогут единые правила ведения переписки и постановки задач. 

Если организовать такую систему в корпоративном мессенджере, руководитель всегда будет иметь под рукой важные финансовые данные, а компании не придется оплачивать время сотрудников, которое они тратят, чтобы найти нужную информацию в неподходящем инструменте.

Партнерские блоги. Здесь компании и стартапы заявляют о себе и делятся опытом.

Комментарии

С помощью соцсетей
У меня нет аккаунта Зарегистрироваться
С помощью соцсетей
У меня уже есть аккаунт Войти
Инструкции по восстановлению пароля высланы на Ваш адрес электронной почты.
Пожалуйста, укажите email вашего аккаунта
Ваш баланс 10 ТК
1 ТК = 1 ₽
О том, как заработать и потратить Таймкарму, читайте в этой статье
Чтобы потратить Таймкарму, зарегистрируйтесь на нашем сайте