CRM и программы для ведения бухгалтерии закрывают далеко не все касающиеся финансов задачи. Чтобы согласовать бюджет, обменяться документами или уточнить данные, функционала онлайн-бухгалтерии недостаточно. Рассказываем, как руководителю организовать обсуждение финансовых вопросов так, чтобы они не терялись в потоке информации.
Программы для ведения финансового учета не позволяют вести обсуждения и общаться. Чтобы запросить счет или уточнить данные по выручке, сотрудники используют почту, соцсети и мессенджеры. Однако это не всегда удобно, и вот почему:
- Документы и разговоры в переписках теряются. Если обсуждения ведут одновременно в разных местах, например, в почте и Telegram, риск потерять важную информацию возрастает.
- Если сотрудник компании обменивается документами или финансовой информацией через личный мессенджер, это создает угрозу безопасности.
- Если команда постоянно тратит рабочее время на поиски информации в переписках, компании приходится его оплачивать. Такие траты непродуктивны.
Предлагаем простое решение из 5 шагов для тех, кто устал от неорганизованности в работе с финансовой информацией. Они помогут привести в порядок обсуждения и обмен документами для финансового учета и держать все под рукой.
Шаг. 1 Создайте единое пространство для обсуждения всех финансовых вопросов
Чтобы обсуждения бюджета и финансовой отчетности не утонули в хаосе корпоративной почты, необходимо перевести все общение команды в выделенное для этого пространство. Лучше всего с этой задачей справится корпоративный мессенджер, в котором все обсуждения делятся на чаты. Одно направление – один чат.
Рассмотрим, как это устроить, на примере компании, которая занимается продажей мебели через собственную сеть магазинов.
Предположим, что для ведения основных финансовых дел ей потребуется 4 чата:
- Бюджет – Общий. Чат для планирования бюджета на следующий месяц, в котором также публикуется план-факт за отчетный период с возможностью детального обсуждения.
- Кассы. В этом чате ежедневно публикуется информация о наличных и средствах на расчетных счетах каждого магазина.
- Финансы – Директор. Обсуждение дополнительных трат: рекламный бюджет, расходы на магазины и закупки оборудования.
- Бухгалтерия – Директор. Публикация бухгалтерской отчетности и обсуждение вопросов зарплат, налогов и прочих финансовых аспектов.
Преимущества создания такого пространства:
- Генеральный директор может быстро просматривать финансовые данные и отчеты в одном месте и с удобного устройства. Это упрощает обсуждения, особенно в ситуациях, когда на повестке несколько вопросов. Если каждый вопрос обсуждать в отдельном чате, это позволит не упустить важное в потоке информации.
- Менеджеру не нужно переключаться между разными платформами, чтобы найти нужные данные или отправить сообщение.
Это систему можно улучить, если четко структурировать чаты.
Шаг 2. Разделите большие темы обсуждений, чтобы улучшить эффективность взаимодействия
Если компания продает мебель через сеть магазинов, важно контролировать состояние финансов в каждом из них. Решить эту задачу поможет создание отдельных чатов для магазинов – в них можно быстро обмениваться финансовой информацией.
Дневная выручка – важный показатель. Отдельный чат для того, чтобы ежедневно публиковать в нем данные о выручке, позволит мониторить состояние продаж.
Руководителю важно держать под контролем еще два вопроса: работа с поставщиками и входящие счета.
В нашем примере получилось 6 дополнительных чатов:
- Магазин Москва.
- Магазин Санкт-Петербург.
- Магазин Ярославль.
- Выручка.
- Работа с поставщиками.
- Счета на оплату.
Преимущества создания чатов для отдельных направлений:
- Управляющие магазинов могут оперативно делиться финансовыми показателями и отчетами о движении денег, облегчая генеральному директору мониторинг прибыли по каждой торговой точке.
- Дополнительные чаты помогают отслеживать взаимодействие с ключевыми партнерами.
- Управляющие магазинов могут быстро находить финансовые показатели своих торговых точек, чтобы создавать отчетность за определенный период и принимать решения.
- Четкое разделение процессов существенно упрощает ведение финансового учета.
Теперь чатов стало еще больше. Как не превратить пространство для упорядоченной коммуникации в непрерывный поток сообщений, в котором можно потерять важные данные? Договоритесь о правилах взаимодействия.
Шаг 3. Установите правила общения и взаимодействия
Дополнительные функции разгрузят чаты от лишних сообщений:
- Реакции. Чтобы показать свое согласие или несогласие с поднятым вопросом, поблагодарить или выразить поддержку, сотрудник может использовать реакции на сообщения. При этом необязательно писать ответное сообщение.
- Напоминания. Важное сообщение можно превратить в напоминание, чтобы потом вернуться к нему. Некоторые бизнес-мессенджеры позволяют сделать это.
- Треды. Используйте треды для обсуждения одного вопроса в ветке комментариев, а не в чате.
Преимущества дополнительных функций для взаимодействия в команде:
- Реакции избавляют от потока малоинформативных сообщений и сокращают время, которое пользователь тратит на написание ответа.
- Напоминания к сообщениям улучшают своевременную отправку отчетов о движении денег и проведение финансовых операций.
- Ветки обсуждений облегчают восприятие обратной связи от руководства на конкретные документы или финансовые предложения.
- Каждый сотрудник видит, какие решения уже обсуждены. Это не только улучшает прозрачность процессов, но и способствует более оперативному принятию решений.
В нашем случае у компании несколько магазинов в разных городах. Если в корпоративном мессенджере каждый сотрудник укажет важные данные о себе в профиле, это значительно упростит взаимодействие внутри команды.
Шаг 4. Назначьте роли внутри корпоративного мессенджера
Выработайте правила, касающиеся того, какие данные сотрудник должен указывать в своем профиле. В случае компании из нашего примера важны такие параметры, как должность, город и сфера ответственности. Также можно указывать дополнительные данные: об отпуске или рабочих часах.
Например:
- Менеджер-управляющий. Санкт-Петербург. Кухни.
- Менеджер-дизайнер. Москва.
Преимущества персонализации профилей:
- Сразу видно, кто и за что отвечает в команде.
Когда все обсуждения финансовых вопросов собраны в одном месте, и у руководителя под рукой есть каналы с регулярно обновляемыми данными по выручке и затратам, нужно подумать над тем, кого еще можно добавить в это пространство.
Шаг 5. Подключите сотрудников из других отделов
В нашем примере у мебельной компании есть аналитик данных и отдел маркетинга. Им также необходим доступ к данным о выручке, затратах и состоянии дел в отдельных магазинах, так как это позволит изучать спрос и оперативно создавать акции для его повышения.
Добавить сотрудника в корпоративный мессенджер – не значит дать ему доступ ко всем чатам сразу. Бизнес-мессенджеры позволяют приглашать сотрудников только в те чаты, которые им нужны для работы. Это помогает обезопасить компанию от утечки данных.
Какие общие чаты можно добавить, чтобы важная информация была под рукой руководителя:
- Маркетинг – Общий. Утверждение рекламных акций и апдейты отдела маркетинга.
- Программисты. Публикация данных о багах и обновлениях на сайте.
- Отдел HR. Чат для обсуждения всех вопросов по найму и управлению персоналом.
Преимущества добавления всех сотрудников в корпоративный мессенджер:
- Полный переход в единое пространство делает рабочие обсуждения организованными и более эффективными.
- Все важные для контроля вопросы всегда под рукой руководителя.
Заключение
Быстро отслеживать финансовые показатели и продуктивно общаться с командой гораздо проще, когда вся информация упорядочена и находится в одном месте.
Чтобы к этому прийти, необходимо выбрать одно пространство для общения, а затем настроить его под нужды компании. При этом не утонуть в потоке сообщений помогут единые правила ведения переписки и постановки задач.
Если организовать такую систему в корпоративном мессенджере, руководитель всегда будет иметь под рукой важные финансовые данные, а компании не придется оплачивать время сотрудников, которое они тратят, чтобы найти нужную информацию в неподходящем инструменте.
Комментарии