Как повысить самостоятельность сотрудников

Можно применять разные инструменты для организации работы с удаленными сотрудниками. Планировщики и трекеры удобны для ведения задач, а вот общение и решение всех рабочих вопросов лучше организовать в корпоративном мессенджере. Есть 3 простых причины, почему это удобно:

нет информационного шума и отвлекающих факторов, в отличие от Телеграма;
есть бизнес-функционал, который повышает продуктивность;
у команды лучше формируется чувство единства.

Но сегодня поговорим конкретно про планирование и постановку задач с использованием мессенджера.

Первые шаги и новые задачи

Напомним, что изначально нам хотелось организовать работу удаленных сотрудников одного из стартапов таким образом, чтобы контролировать ход выполнения всех задач, и в то же время обойтись без излишнего авторитарного управления.

Что уже было сделано:

Мы создали в Compass рабочие чаты для отдельных проектов.
Ввели практику планирования. Сотрудники составляют планы на месяц, неделю и день, а также ежедневно отчитываются о своих успехах.
Наладили общение в команде, за счет чего ведение проектов стало более четким и структурированным, а именно к этому я всегда стремлюсь.
Команда активно использует треды (комментарии) под сообщениями в чатах Compass. Диалог по каждой теме собран в одном месте, и эти сообщения не смешиваются с другими сообщениями из чата, как в обычных мессенджерах.

Однако в какой-то момент стали замечать, что руководители снова слишком глубоко погружаются в решение рутинных вопросов стартапа, а ведь именно от этого хотелось уйти.

На данный момент мы выстроили работу команды таким образом, чтобы все процессы шли гладко каждый день без прямого вмешательства руководителей. Команда должна привлекать лидера только для решения тех вопросов, в которых действительно не обойтись без прямого участия.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Вводим новые правила общения

Чтобы повысить самостоятельность команды и снять с руководителя рутинные задачи, мы ввели парочку новых правил общения. Покажем, как это происходит, на примере одного из проектов, над которым сейчас работает команда стартапа.

В рамках проекта нужно было за две недели собрать для клиента лендинг и подготовить его для seo-продвижения в поисковых системах.

В чем проблема

В работе по-прежнему используется практика ежедневного планирования. Сотрудники все так же составляют свои планы на день в уже прошедшем времени. При этом вечером они отчитываются, что было сделано, а что выполнить не удалось и по каким причинам.

Однако недавно стало понятно, что для отслеживания прогресса по многим задачам таких отчетов недостаточно. В чем конкретно состоит проблема:

Видно, что делает каждый день тот или иной член команды, вот только из этого не всегда понятно, на какой стадии находится сам проект, что еще нужно по нему сделать, успеваем ли мы в срок или есть какие-то сложности.
Руководителю нужно было «приходить» к членам команды и узнавать, как успехи, в каком состоянии проект и какой прогресс. Естественно, все это лишь еще больше уводило в операционку.

При этом напомним, что целью было как раз снять с руководителя мелкие рутинные обязанности, чтобы сосредоточиться на более глобальных вопросах.

Отслеживаем прогресс

Для этого было решено создать в Compass отдельный чат, в котором куратор проекта отчитывается лидеру о прогрессе по текущей задаче. Расскажем подробнее, как это происходит.

В чате куратор прописывает главную задачу на ближайшие две недели. При этом большая задача разбивается на мелкие этапы – они тоже прописываются по пунктам в завершенном виде, как и планы на день:

Концепция и задача лендинга согласованы с клиентом.
Дизайнер подготовил прототип лендинга.
Копирайтер подготовил тексты для заполнения лендинга.
Прототип лендинга и тексты согласованы с заказчиком.
Дизайн лендинга готов.
Дизайн согласован с клиентом.
Верстка лендинга завершена.
Проведена seo-оптимизация лендинга для продвижения в поисковых системах.
Лендинг передан заказчику.

Ежедневно утром и вечером куратор проекта дает отчет о том, на какой стадии находится проект. В сообщении с отчетом напротив каждого пункта с помощью «эмоджи» ставится метка, по которой даже без лишних объяснений легко можно понять, на каком этапе идет работа.

Уже выполненный этап отмечается «зеленой галочкой», а рядом с текущим шагом ставится «эмоджи» с «рабочими инструментами». В то же время запланированные этапы просто ждут своего часа, но также присутствуют в списке.

Куратор также коротко прописывает, что команда успела сделать за день, а также были ли какие-то трудности, которые помешали вовремя закрыть очередной этап.

Такой подход помог перестать постоянно переживать о том, успешно ли продвигается проект. Кроме того, больше не нужно регулярно спрашивать сотрудников о прогрессе, и это идет на пользу как руководителю, так и всей команде. В то же время рабочие процессы стали еще более прозрачными и понятными для всех.

Принимай решения по-новому

Необходимость организовать контроль хода проекта оказалась не единственной проблемой, которую нужно было решить. Пришло время развивать больше самостоятельности в сотрудниках, чтобы не отвлекаться на мелкие вопросы.

Конечно, финальное решение всегда остается за руководителем, однако хочется минимум времени уделять решению каких-то текущих задач.

Мы договорились о том, что сотрудники будут не просто писать вышестоящему коллеге с возникшим вопросом или проблемой, но и сразу предлагать варианты решения. Теперь члены команды в главном чате пишут вопрос и под номерами прописывают, что в этой ситуации можно по их мнению сделать.

Например, дизайнер сверстал лендинг и показывает получившийся макет. При этом он сразу предполагает варианты реакции, учитывая прошлые обсуждения этого проекта. Например, в этот раз был такой вопрос и варианты решения.

«Сверстал два варианта лендинга с разной схемой расстановки блоков. Какой в итоге выбираем?:

Выбираем первый вариант.
Выбираем второй вариант.
Выбираем первый вариант, но главный экран берем из второго.
Нужно созвониться для обсуждения».

При таком подходе в большинстве случаев остается поставить цифру с наиболее подходящим вариантом. В то же время благодаря тредам всегда понятно, на какой вопрос какой ответ был дан, и эта информация не теряется среди других сообщений.

Бывают и более серьезные ситуации, когда просто цифры или комментария в треде недостаточно, и тогда приходится напрямую подключаться к решению вопроса. Однако в целом благодаря данному подходу руководители стали тратить минимум времени на рутинные вопросы, и решаться они стали в разы быстрее.

Команде такой подход тоже пошел на пользу. Теперь сотрудники больше погружаются в ситуацию, учатся просчитывать риски, постепенно становятся более самостоятельными и больше вовлекаются в рабочие процессы и жизнь стартапа.

Использование «эмоджи» для решения вопросов

Иногда руководителям не приходится комментировать сообщение и ставить цифру, а уж тем более давать развернутый ответ. В ответ на сообщения с короткими простыми вопросами, с присланными документами и так далее можно просто ставить эмоджи-реакции.

Например, это может быть «плюс» или «зеленая галочка» для подтверждения, либо «красный крестик» для отрицательного ответа.

Такая опция особенно выручает, когда приходится отвечать на ходу и просто нет времени или возможности что-то писать.

Подводим итоги

Организация работы удаленной команды – это не самая простая задача, и на данный момент Compass мне очень в этом помогает. Руководитель стартапа не пожалел, что отдал предпочтение именно корпоративному мессенджеру, так как через него удобно общаться с сотрудниками и контролировать ход проектов.

Удалось снять с лидера часть рутинных ежедневных задач, чтобы больше времени и сил уделять стратегическому планированию и реализации новых проектов. В то же время работа стартапа стала еще более открытой и прозрачной, благодаря введению практики отчетов о том, на каком этапе находится проект, и что еще предстоит сделать.

Кроме того, удалось сократить время на принятие решений и повысить самостоятельность сотрудников за счет нового формата вопросов и ответов в мессенджере.