Реклама ООО Таймвэб
Реклама ООО Таймвэб
Реклама ООО Таймвэб

Как грамотная коммуникация помогает команде работать продуктивнее, а бизнесу – больше зарабатывать

2 комментария
Как грамотная коммуникация помогает команде работать продуктивнее, а бизнесу – больше зарабатывать
Реклама. ООО «ТаймВэб». erid: LjN8K4fGx

Современный бизнес активно инвестирует в то, что помогает ему укрепить позиции на рынке и повысить прибыль: закупает рекламу, разрабатывает маркетинговые стратегии, ищет новые каналы продаж. Но руководители иногда забывают, что результат зависит не только от работы с клиентами, но и от внутренней коммуникации. 

Выстроить систему коммуникации так же важно, как определить структуру бизнеса. Без этого сотрудники и отделы действуют хаотично, а на принятие управленческих решений и передачу информации уходит больше времени. 

С какими проблемами сталкиваются команды без налаженной коммуникации 

Если порядок делового общения не продуман, бизнес сталкивается с такими трудностями: 

  • отделы не могут оперативно обмениваться информацией и поручениями, работа протекает медленнее; 
  • сотрудники хуже справляются с задачами: выполняют их не полностью или в ненадлежащем качестве; 
  • команда срывает дедлайны; 
  • сотрудники не осознают своей роли в команде и не чувствуют себя ее частью; 
  • мотивация сотрудников падает.

Представим архитектурное бюро, которому поручили сделать план застройки. В компании работает несколько отделов: инженеры, генпланисты, архитекторы, менеджеры. Каждый выполняет свою задачу, и все процессы взаимосвязаны. Важно работать слаженно и быстро. Если архитекторы внесут в план изменения, им нужно вовремя сказать об этом инженерному отделу. 

При налаженной коммуникации информация дойдет оперативно, и инженеры успеют ее учесть. Если же структура не продумана, инженеры получат данные с опозданием. Или не полностью. Или вообще не получат. В результате – срывы дедлайнов, недочеты в плане, задержки в работе. 

Есть и другая проблема, вытекающая из неорганизованной коммуникации. Сотрудники в таких командах перекладывают ответственность на коллег, тянут со сроками, не раскрывают детали общения с клиентами в полной мере. 

Если в компании нет эффективной коммуникации, сотрудники не могут работать продуктивно и слаженно, а сам бизнес – масштабироваться и расти в доходах.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться

Как организовать эффективную деловую коммуникацию

В большинстве случаев компании ведут деловое общение онлайн, с помощью мессенджеров и социальных сетей. Вот несколько советов, которые помогут организовать эффективную онлайн-коммуникацию:

  1. Распределите все задачи и проекты по чатам. 
  2. Внедрите привычку ежедневных планов и отчетов. 
  3. Давайте команде обратную связь и сами запрашивайте фидбек. 
  4. Организуйте прозрачную коммуникацию внутри команды.

Поговорим подробнее о каждом пункте. 

Разделяем отделы и проекты по чатам

Не стоит смешивать разные процессы в одном чате – это путает сотрудников и отнимает больше времени на поиск информации. Создайте чаты для разных отделов и задач: бухгалтерии, маркетинга, менеджеров, администраторов и т.д. 

Важно действовать по принципу: один чат – один процесс. Это поможет разграничить зоны ответственности. Сотрудники поймут, кто за что отвечает, где искать информацию, куда обращаться за помощью. 

Чем больше проектов и клиентов, тем больше будет чатов. Если у бизнеса много процессов, вместо обычного мессенджера лучше использовать корпоративный, например, Compass или Rocket Chat. В них предусмотрены возможности для удобной организации деловой коммуникации. Например, создание отдельных пространств со своим набором чатов. Так удобнее разграничить клиентов и работу разных подразделений. 

Пример использования чатов в работе

Возьмем для примера то же архитектурное бюро. Команда может общаться между собой и с клиентами с помощью разных каналов: одним писать в мессенджер, другим – на почту, а третьим – звонить. 

Вместо этого можно перевести коммуникацию в мессенджер. Создать несколько отдельных пространств:

  • для команды архитекторов;
  • инженеров;
  • генпланистов;
  • менеджеров;
  • отчетов;
  • представителей клиентов. 

Общение строится в одной платформе, процессы – четко разграничены. Отделы не передают информацию по «сарафанному радио», а получают ее напрямую от заказчика. Документы и сообщения не смешиваются с другими проектами. Контроль выполнения задач пойдет быстрее – не придется искать отчеты среди множества чатов. 

Другой плюс корпоративного мессенджера – он изолирован от инфошума. Деловой мессенджер предназначен только для работы. Сотрудники не отвлекаются на личные переписки и новостные каналы и лучше концентрируются на задачах.

Внедряем привычку планировать

Чтобы упростить контроль процессов и помнить о зоне ответственности, каждому сотруднику стоит ежедневно писать план на день. В конце дня – отмечать выполненные пункты. Так сотрудникам проще отслеживать прогресс и анализировать результаты. 

Пример планирования рабочего дня

Когда у человека есть конкретный план, он держит в фокусе внимания свои задачи. Это повышает концентрацию и снижает тревожность. Никакой суеты – сотрудник точно знает, что нужно делать.

Важны не только достижения. Стоит также отмечать невыполненные пункты – анализировать, почему не удалось добиться результата. Это поможет понять, где есть точки для улучшения. 

Обеспечиваем обратную связь

Обратная связь подразумевает взаимное участие. Когда руководство отмечает успехи сотрудников, обсуждает с ними проблемы, предлагает помощь – команда чувствует, что нужна этой компании. Сотрудники больше доверяют руководителю, чувствуют поддержку и ответственность, дольше задерживаются в компании.  

Вовлекайте команду в обсуждение стратегий, делитесь с ней глобальными целями, интересуйтесь мнением. Так люди чувствуют, что их голос имеет значение. Они осознают собственный вклад в общее дело и активнее вовлекаются в процессы. 

В то же время обратная связь полезна руководству. Фидбек от сотрудников позволяет «подсветить» слабые стороны бизнеса, которых руководитель может не замечать. 

Выстраиваем прозрачную коммуникацию

В условиях «прозрачности» сотрудники понимают, как именно работает команда. Знают, по какой структуре работают отделы и как протекают процессы. Они могут напрямую обращаться с вопросами в другие отделы, не вовлекая посредников. 

В прозрачном бизнесе команда знает, как идут дела компании. Руководство открыто говорит с сотрудниками и не смотрит на них «сверху вниз». Команда, в свою очередь, больше доверяет руководителям: не боится признаваться в ошибках и обращаться за помощью, не замалчивает проблемы до самого дедлайна. 

Обеспечьте сотрудникам доступ к общим планам и целям. Используйте для этого отдельный чат. Назначьте ответственного за ведение проекта, чтобы он публиковал общую стратегию, писал цели на день и отчитывался о результатах. Команда сможет наблюдать за прогрессом лично. 

Разграничьте зоны ответственности между отделами и сотрудниками. Создайте наглядную схему. Можно использовать онлайн-доску или любой другой сервис в открытом доступе. 

Вывод: почему коммуникация в бизнесе так важна

Причины успехов и неудач каждого бизнеса не всегда во внешних факторах – многое идет изнутри. Финансовый результат напрямую зависит от продуктивности сотрудников и скорости процессов. Без эффективной деловой коммуникации этого не добиться. 

Следуйте простым советам:

  1. Структурируйте коммуникацию по чатам для конкретных целей и задач – это поможет избежать хаоса и ускорит процесс обмена информацией.   
  2. Используйте ежедневное планирование – так сотрудники лично отслеживают собственный прогресс, анализируют ошибки и точно понимают свою зону ответственности. 
  3. Не забывайте об обратной связи – это помогает сократить дистанцию между руководителем и подчиненными. Учит не молчать о проблемах, а сразу их прорабатывать, создает атмосферу взаимного доверия. 
  4. Обеспечьте прозрачность коммуникации – так процессы будут протекать быстрее, а команда осознает свой вклад в общее дело и дольше задержится в компании. 
Партнерские блоги. Здесь компании и стартапы заявляют о себе и делятся опытом.

Комментарии

Никита Лошкин 0
01 дек в 2023
Если говорят о коммуникации и продуктивной работе команды, то как то о таск-менеджера думаю. Странно, что в статье о них не сказали. Та же прозрачность коммуникации, обратная связь, планирование, чаты - в аспро.agile есть.
Свернуть ответы
Евгений Кондаков +1
02 дек в 2023
Здравствуйте. А что такое или кто такие таск-менеджеры?
Ваш баланс 10 ТК
1 ТК = 1 ₽
О том, как заработать и потратить Таймкарму, читайте в этой статье
Чтобы потратить Таймкарму, зарегистрируйтесь на нашем сайте
С помощью соцсетей
У меня нет аккаунта Зарегистрироваться
С помощью соцсетей
У меня уже есть аккаунт Войти
Инструкции по восстановлению пароля высланы на Ваш адрес электронной почты.
Пожалуйста, укажите email вашего аккаунта
Войти в Комьюнити
Регистрация в Комьюнити
Восстановление пароля