Современный бизнес активно инвестирует в то, что помогает ему укрепить позиции на рынке и повысить прибыль: закупает рекламу, разрабатывает маркетинговые стратегии, ищет новые каналы продаж. Но руководители иногда забывают, что результат зависит не только от работы с клиентами, но и от внутренней коммуникации.
Выстроить систему коммуникации так же важно, как определить структуру бизнеса. Без этого сотрудники и отделы действуют хаотично, а на принятие управленческих решений и передачу информации уходит больше времени.
С какими проблемами сталкиваются команды без налаженной коммуникации
Если порядок делового общения не продуман, бизнес сталкивается с такими трудностями:
- отделы не могут оперативно обмениваться информацией и поручениями, работа протекает медленнее;
- сотрудники хуже справляются с задачами: выполняют их не полностью или в ненадлежащем качестве;
- команда срывает дедлайны;
- сотрудники не осознают своей роли в команде и не чувствуют себя ее частью;
- мотивация сотрудников падает.
Представим архитектурное бюро, которому поручили сделать план застройки. В компании работает несколько отделов: инженеры, генпланисты, архитекторы, менеджеры. Каждый выполняет свою задачу, и все процессы взаимосвязаны. Важно работать слаженно и быстро. Если архитекторы внесут в план изменения, им нужно вовремя сказать об этом инженерному отделу.
При налаженной коммуникации информация дойдет оперативно, и инженеры успеют ее учесть. Если же структура не продумана, инженеры получат данные с опозданием. Или не полностью. Или вообще не получат. В результате – срывы дедлайнов, недочеты в плане, задержки в работе.
Есть и другая проблема, вытекающая из неорганизованной коммуникации. Сотрудники в таких командах перекладывают ответственность на коллег, тянут со сроками, не раскрывают детали общения с клиентами в полной мере.
Как организовать эффективную деловую коммуникацию
В большинстве случаев компании ведут деловое общение онлайн, с помощью мессенджеров и социальных сетей. Вот несколько советов, которые помогут организовать эффективную онлайн-коммуникацию:
- Распределите все задачи и проекты по чатам.
- Внедрите привычку ежедневных планов и отчетов.
- Давайте команде обратную связь и сами запрашивайте фидбек.
- Организуйте прозрачную коммуникацию внутри команды.
Поговорим подробнее о каждом пункте.
Разделяем отделы и проекты по чатам
Не стоит смешивать разные процессы в одном чате – это путает сотрудников и отнимает больше времени на поиск информации. Создайте чаты для разных отделов и задач: бухгалтерии, маркетинга, менеджеров, администраторов и т.д.
Важно действовать по принципу: один чат – один процесс. Это поможет разграничить зоны ответственности. Сотрудники поймут, кто за что отвечает, где искать информацию, куда обращаться за помощью.
Чем больше проектов и клиентов, тем больше будет чатов. Если у бизнеса много процессов, вместо обычного мессенджера лучше использовать корпоративный, например, Compass или Rocket Chat. В них предусмотрены возможности для удобной организации деловой коммуникации. Например, создание отдельных пространств со своим набором чатов. Так удобнее разграничить клиентов и работу разных подразделений.
Возьмем для примера то же архитектурное бюро. Команда может общаться между собой и с клиентами с помощью разных каналов: одним писать в мессенджер, другим – на почту, а третьим – звонить.
Вместо этого можно перевести коммуникацию в мессенджер. Создать несколько отдельных пространств:
- для команды архитекторов;
- инженеров;
- генпланистов;
- менеджеров;
- отчетов;
- представителей клиентов.
Общение строится в одной платформе, процессы – четко разграничены. Отделы не передают информацию по «сарафанному радио», а получают ее напрямую от заказчика. Документы и сообщения не смешиваются с другими проектами. Контроль выполнения задач пойдет быстрее – не придется искать отчеты среди множества чатов.
Другой плюс корпоративного мессенджера – он изолирован от инфошума. Деловой мессенджер предназначен только для работы. Сотрудники не отвлекаются на личные переписки и новостные каналы и лучше концентрируются на задачах.
Внедряем привычку планировать
Чтобы упростить контроль процессов и помнить о зоне ответственности, каждому сотруднику стоит ежедневно писать план на день. В конце дня – отмечать выполненные пункты. Так сотрудникам проще отслеживать прогресс и анализировать результаты.
Важны не только достижения. Стоит также отмечать невыполненные пункты – анализировать, почему не удалось добиться результата. Это поможет понять, где есть точки для улучшения.
Обеспечиваем обратную связь
Обратная связь подразумевает взаимное участие. Когда руководство отмечает успехи сотрудников, обсуждает с ними проблемы, предлагает помощь – команда чувствует, что нужна этой компании. Сотрудники больше доверяют руководителю, чувствуют поддержку и ответственность, дольше задерживаются в компании.
Вовлекайте команду в обсуждение стратегий, делитесь с ней глобальными целями, интересуйтесь мнением. Так люди чувствуют, что их голос имеет значение. Они осознают собственный вклад в общее дело и активнее вовлекаются в процессы.
В то же время обратная связь полезна руководству. Фидбек от сотрудников позволяет «подсветить» слабые стороны бизнеса, которых руководитель может не замечать.
Выстраиваем прозрачную коммуникацию
В условиях «прозрачности» сотрудники понимают, как именно работает команда. Знают, по какой структуре работают отделы и как протекают процессы. Они могут напрямую обращаться с вопросами в другие отделы, не вовлекая посредников.
В прозрачном бизнесе команда знает, как идут дела компании. Руководство открыто говорит с сотрудниками и не смотрит на них «сверху вниз». Команда, в свою очередь, больше доверяет руководителям: не боится признаваться в ошибках и обращаться за помощью, не замалчивает проблемы до самого дедлайна.
Обеспечьте сотрудникам доступ к общим планам и целям. Используйте для этого отдельный чат. Назначьте ответственного за ведение проекта, чтобы он публиковал общую стратегию, писал цели на день и отчитывался о результатах. Команда сможет наблюдать за прогрессом лично.
Разграничьте зоны ответственности между отделами и сотрудниками. Создайте наглядную схему. Можно использовать онлайн-доску или любой другой сервис в открытом доступе.
Вывод: почему коммуникация в бизнесе так важна
Причины успехов и неудач каждого бизнеса не всегда во внешних факторах – многое идет изнутри. Финансовый результат напрямую зависит от продуктивности сотрудников и скорости процессов. Без эффективной деловой коммуникации этого не добиться.
Следуйте простым советам:
- Структурируйте коммуникацию по чатам для конкретных целей и задач – это поможет избежать хаоса и ускорит процесс обмена информацией.
- Используйте ежедневное планирование – так сотрудники лично отслеживают собственный прогресс, анализируют ошибки и точно понимают свою зону ответственности.
- Не забывайте об обратной связи – это помогает сократить дистанцию между руководителем и подчиненными. Учит не молчать о проблемах, а сразу их прорабатывать, создает атмосферу взаимного доверия.
- Обеспечьте прозрачность коммуникации – так процессы будут протекать быстрее, а команда осознает свой вклад в общее дело и дольше задержится в компании.
Комментарии