Что такое СЭД и зачем она нужна

Система электронного документооборота (СЭД) – это программа, в которой можно создавать и хранить цифровые документы, обмениваться ими с контрагентами и госструктурами через операторов ЭДО. В материале расскажем, как ее выбрать, почему она ускоряет бизнес-процессы и как ее правильно внедрять. А также дадим список систем, которые подходят для бизнеса разных масштабов и российских госструктур. 

Навигация по тексту: 

• Для чего нужна СЭД
• Как ее выбрать
• Обзор СЭД
• Как ее внедрить в компании  

Для чего нужна СЭД

По сути, это пространство для работы со всеми документами компании. Здесь можно создавать и подписывать договоры, работать со всеми типами документов, которые используются в бухгалтерских и складских программах. Одна из главных задач СЭД – автоматизировать работу с документами, чтобы сотрудники тратили минимум времени на рутину. 

Основные функции СЭД:

• автоматическое создание документов – с помощью шаблонов, чтобы не делать это каждый раз в ручном режиме. 
• подписание документов электронной подписью – она имеет юридическую силу, также как и подпись от руки. 
• оцифровка и расшифровка документов – у многих СЭД есть искусственный интеллект. Он автоматически считывает скан или фото входящих документов и регистрирует их в системе.  
• маршрутизация – позволяет настроить движение для разных типов документов. Чтобы договоры попадали в юротдел, а закрывающие документы – сразу в бухгалтерию. Для каждого из типов документов можно создать свой путь согласования внутри компании. 
• электронный архив – позволяет хранить все документы компании в одном месте. Например, первичные, кадровые и техническую документацию. Архив позволяет работать не только с юридическими документами, но и с накопленным контентом, превращая его из свалки в нечто, что можно серьезно называть «цифровые активы». 

Другие возможности СЭД

• Работа с внешним документооборотом – в СЭД можно высылать отчеты в налоговую и обмениваться документами с контрагентами. Для этого есть интеграция с сервисами внешнего ЭДО. 
• Аналитика. В системе есть отчеты о работе. Можно собирать статистику по сотрудникам и времени, потраченном на обработку документов. В некоторых системах есть дашборды, они позволяют увидеть все ключевые показатели работы СЭД на графиках и диаграммах. Так можно находить слабые места делопроизводства, а после их автоматизировать – чтобы компания работала еще быстрее. 
• Групповая работа. Можно работать с документами совместно – редактировать соглашения и оставлять комментарии, назначать ответственных за каждый этап работы с ними. 
• КЭДО. Во многих СЭД можно работать с кадровыми документами. Создавать и подписывать трудовые договоры, заявления на отпуск и приказы, вести табель учета рабочего времени. Если этого модуля нет в базовой программе документооборота, его можно доустановить у того же вендора либо интегрировать с внешней системой КЭДО. 

Как выбрать систему электронного документооборота

1. Выберите задачи для старта. Это может быть автоматизация согласования документов – базовая функция СЭД или более специфические решения для отдельных департаментов. 
2. Сформируйте список требований к системе, в том числе специфических – например, интеграция с сервисом ЭДО, с которым вы уже работаете, или возможность потокового ввода документов, если ваша компания обрабатывает большое количество физических бумаг. 
3. Определитесь с вариантом поставки. Если обобщать, их два: 

• On-premise – на серверах заказчика. Подойдет организациям с собственной IT-инфраструктурой. Работает только в локальной сети. 
• Облако – подходит всем остальным компаниям. Часто СЭД можно развернуть как на облаке самой системы, так и самостоятельно арендовать место у облачного провайдера. Будет работать с любого устройства – не только на рабочем ПК. Главное, чтобы был интернет. 

Обзор систем документооборота

Мы подготовили обзор СЭД для разных компаний. Есть варианты как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций и государственных структур.

ELMA365 ECM

ELMA365 ECM – сервис для управления цифровыми документами и создания электронных архивов. Есть готовые модули для работы с договорами, организационными документами, корреспонденцией, служебными записками, машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и КЭДО.

В системе можно строить графики и формировать отчеты, визуализировать их на дашбордах, рассчитывать KPI. Искусственный интеллект Elma AI помогает справиться с рутиной. Он определяет тему документов, ищет в них ошибки, назначает ответственных. Это позволяет сократить время на согласование и подпись документов. 

Создание МЧД в ELMA365 ECM

Особенности системы. Работает в формате low-code – это позволяет создавать новые бизнес-решения для работы с документами и адаптировать продукт под себя. Установить ELMA365 ECM можно на собственный сервер или работать в облаке. Есть мобильное приложение. 

Стоимость. Именная лицензия в облаке стоит 500 рублей в месяц. Решение on-premise обойдется в 12 000 рублей, оплата разовая. Цены указаны за одно рабочее место. Есть вариант с многопользовательской лицензией, она закрепляется за конкретным сотрудником только в момент работы в системе. Стоимость – 1 200 рублей в месяц. 

Comindware ЭДО 

Comindware ЭДО – система, в которой можно организовать все делопроизводство компании. Вести внутренний и внешний документооборот: создавать архивы, подписывать и согласовывать документы с контрагентами. Также в СЭД можно управлять поручениями. Искусственный интеллект научен распознавать данные из сторонних файлов и автоматически заводит их в систему. 

Задачи в СЭД автоматически распределяются между сотрудниками, для их обсуждения в том же окне есть специальный чат. Есть интеграция с продуктами 1С и СФЕРА Курьер, можно работать с ЭЦП. Разработка отечественная, поэтому подходит для импортозамещения.

Создание приказа в Comindware ЭДО

Особенность системы. В основе продукта – процессный подход и low-code модель. На платформе есть ряд готовых бизнес-приложений, которые помогут автоматизировать всю работу компании. 90-95% процессов в них проектируются с помощью обычной компьютерной мыши – без навыков программирования. Это сокращает время на согласование и разработку, экономит IT-ресурсы: десятки программистов и сложный бэклог не нужны. А сам документооборот, по данным Comindware, после внедрения ускоряется в 3 раза – по сравнению с бумажным. 

Варианты поставки – облако, на собственные сервера или гибрид. Comindware ЭДО лицензируется по активным пользователям, минимальная стоимость за одного – 3 800 рублей в год. На стоимость внедрения влияет число пользователей для подключения, нужные модули, сложность бизнес-процессов для настройки и объем дополнительных услуг. 

EnDocs 

EnDocs – платформа для автоматизации документооборота и цифровизации бизнес-процессов. В системе есть ряд функций для работы с электронными документами. Их создание на основе шаблонов, подписание, контроль и отслеживание статуса, управление правами доступа и, например, автоматическая классификация документов. Подходит для компаний любого масштаба и типа – работает на облаке и в формате on-premise.

В EnDocs все модули находятся в одном решении. Это договорной документооборот, согласование счетов, делопроизводство, КЭДО, электронный архив, ОЦО, интеграция с 1С и операторами ЭДО. Есть мобильное приложение.

Создание карточки документа в EnDocs 

Особенность – облачная версия EnDocs. Ее можно подключить за несколько минут, а полностью настроить в компании – за несколько часов. Такое решение уже будет готово к работе: без капитальных затрат и долгого внедрения. Есть и другие варианты поставки: выделенное облако (Private Cloud) и установка на инфраструктуре заказчика (On-premise).

Стоимость зависит от числа подключаемых пользователей. Облако на 10 сотрудников обойдется в 5 000 рублей в месяц. Стоимость решения on-premise рассчитывается индивидуально. 

TESSA 

TESSA – система, которая позволяет настроить все операции внешнего и внутреннего документооборота. Работает в крупнейших строительных компаниях и половине топ-10 банков России по размеру активов. 

Интегратор предлагает два основных решения. Они покрывают базовые задачи документооборота любой организации: 

• «Типовой документооборот» – для организации ЭДО внутри компании и с контрагентами-юридическими лицами и ИП. 
• «Т-КЭДО» – для безбумажного кадрового делопроизводства, обмена документами с физлицами: персоналом и, например, самозанятыми.  

Помимо веб-интерфейса, базовые функции СЭД доступны в чат-боте Telegram. Там можно согласовывать документы и выполнять задания. Бот присылает уведомления –хорошая альтернатива сообщениям, которые приходят на почту и по SMS. 

Интерфейс чат-бота TESSA. Видео: Target, партнер-эксперт СЭД TESSA 

Особенности платформы. На базе TESSA можно создавать специальные решения для разных отраслей. Например, для банковского сектора есть интеграция с Почтой России – для массовой отправки бумажных писем, а для переписки с регулятором – с Контур-Экстерн. Можно создать архив клиентских досье или архив документов банковского дня, который соответствует требованиям ЦБ. Для девелоперов интегратор настраивает подписание рабочей и исполнительной документации и ее передачу на стройплощадку или в надзорные органы.

Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально. TESSA работает on-premise – устанавливается на сервера заказчика. 

«1С Документооборот»‎ 

«1С Документооборот»‎ закрывает все основные функции СЭД: согласование, хранение и подписание документов. Можно разделять права доступа для разных категорий сотрудников, вести электронный архив и работать с цифровой подписью. Система поставляется только на собственные сервера клиента.

Особенность системы – несколько вариантов поставок. «ПРОФ» версия подойдет большинству малых и средних компаний – имеет весь функционал, который нужен для работы с документами. «КОРП» – более продвинутая поставка. Здесь можно работать с нормативно-правовой информацией: есть функция проверки контрагента по ИНН и автоматическое заполнение карточки контрагента с помощью данных ЕГРЮЛ. Также в «КОРП» есть инструменты проджект-менеджмента и модули для связи внутри компании: календарь, почта, форум для общения сотрудников и интеграция со Skype. 

Интерфейс «1С Документооборот 8 КОРП». Скриншот: «Программы 93»

Доступны версии для госсектора. Отличия в основном терминологические – контрагенты в системе называются учреждениями, а не организациями. Но есть разница и в функционале: например, добавляется модуль «Учет обращений граждан». 

Стоимость – от 42 500 рублей за 8 версию «ПРОФ». Поставка «КОРП» обойдется в 220 700 рублей. Цены на СЭД для государственных структур начинаются от 138 800 рублей. По умолчанию поставки идут на одно рабочее место. Можно доплатить 45 600 – за 10 дополнительных мест для каждой конфигурации. 

Directum RX 

Directum RX – умный сервис для ведения электронного документооборота и бизнес-процессов в малых, средних и крупных компаниях. Также подходит для госструктур. В СЭД можно согласовывать документы, ставить задачи и контролировать сроки их исполнения. Есть режим совместной работы с коллегами. 

Система позволяет одновременно работать с разными версиями документов. Это полезно, если нужно, например убедиться, что подписанный документ совпадает с согласованным экземпляром. Можно создавать документы по заданному шаблону. А после заполнить все переменные автоматически и также автоматически отправить их на согласование и подпись – по заранее настроенному маршруту. За это отвечает искусственный интеллект системы. 

Создание схемы согласования договоров в Directum RX

Особенность системы – дополнительные инструменты для других бизнес-процессов. Можно выстроить КЭДО в компании с помощью модуля HR Pro. Он позволяет подписывать все документы с сотрудниками электронно. Организовать работу в команде поможет Projects. В нем можно работать по гибким и классическим методологиям. Для этого есть канбан-доски, диаграмма Ганта, база знаний, меню управления проектами – где можно планировать бюджет, назначать команду и следить за статусом задач. 

Варианты поставки – Directum работает и в формате облака, и on-premise. Есть no-code и low-code среды для доработки системы под нужды компании. Стоимость внедрения рассчитывается по запросу. 

«Процесс» 

«Процесс» – решение для организации юридически значимого документооборота с контрагентами (ЮЗДО). Система работает и как полноценная СЭД: в ней можно регистрировать документы, выстраивать их согласование и контролировать поручения с помощью готовых шаблонов. 

Есть возможность интеграции с операторами ЭДО, а для работы с электронной подписью – с сервисом «КриптоПро». На платформе «Процесс» работают коммерческие и госструктуры. Для законодательных органов у разработчика есть специальная система «Законопроект» – в ней можно работать над проектами нормативно-правовых актов. 

Создание документа в системе «Процесс»

Особенность системы – если к СЭД подключить другие решения разработчика, можно построить полноценный онлайн-офис. Есть база знаний, платформа отчетов для бизнеса и госструктур, система управления проектами и ПО для управления строительством. 

Стоимость внедрения можно запросить на сайте. Решение поставляется в формате on-premise. 

Как внедрить СЭД в компании

• Сформируйте команду. Она будет заниматься внедрением системы, а после – ее обслуживанием. Рабочая группа может состоять из собственных IT-специалистов и внешних консультантов, которые знают, как устроена конкретная СЭД. Можно обратиться напрямую к вендору или его партнерам, которые занимаются внедрением. Важная роль, которая всегда будет именно на стороне клиента – функциональный заказчик. Именно он формирует требования к системе, которые после воплощают внедренцы. 
• Спланируйте работу. Глобальные идеи трансформируйте в отдельные задачи, назначьте сроки и ответственных лиц. Стоит начать с одной задачи, если компания большая – желательно, в рамках одного подразделения. Например, настроить автоматизацию обработки входящих документов, а после перейти к договорной работе. Чем меньше конечных пользователей будет на первом этапе, тем лучше. Последовательный переход предотвратит хаос, сотрудники быстрее адаптируются к системе. 

1. Спроектируйте систему. Как правило, этим в команде внедрения занимается бизнес-аналитик. Он получает ТЗ от функционального заказчика и переводит его требования на язык платформы, формирует структуру СЭД под конкретные задачи.  
2. Запустите внедрение. В этот этап входит установка системы и разработка специфических решений. Если они понадобятся, советуем выбирать СЭД на low-code платформе. Ее можно доработать силами обычных настройщиков, с минимальным использованием кода. В этот же этап входит интеграция системы с другими IT-решениями компании. 
3. Выдайте права доступа и назначьте роли. Очень важно обучить конечных пользователей – сотрудников, которые начнут работать в СЭД. Этим могут заняться, например, внешние консультанты. Настройте маршрут движения документов, чтобы они сразу попадали на согласование нужным людям.
4. Оцените результат. Перенесите документы в систему и начните в ней работать. Через некоторое время проверьте – удалось ли автоматизировать нужные процессы, сэкономить время сотрудников и сделать работу компании быстрее. Важно похвалить команду, чтобы коллеги чувствовали признание своих заслуг. Это поможет сформировать лояльную публику, которая поддержит дальнейшее внедрение СЭД. Теперь можно автоматизировать новые процессы и брать в работу новые задачи!

Главное о системе в 5 пунктах

1. СЭД нужна для работы с документами: в ней можно их создавать и согласовывать, работать с электронной подписью и вести электронный архив. 
2. СЭД избавляет от рутины и ускоряет бизнес. Она считывает фото и сканы документов и переводит их в текст – это сокращает время на обработку бумаг. Достаточно один раз настроить маршруты согласования, и документы будут отправляться нужным сотрудникам. 
3. Есть два основных варианта поставки: on-premise и в облаке. Первый работает на серверах заказчика. Подходит организациям с собственной IT-инфраструктурой. Облако удобно для всех остальных компаний – работать можно с любого устройства, без привязки к локальной сети.
4. Система дорабатывается под нужды бизнеса. Есть специальные решения для строителей, девелоперов, юристов и финансовых организаций. Легче всего кастомизировать платформу с low-code средой. 
5. Для старта в СЭД нужно выбрать одну задачу. Желательно в рамках одного отдела. После первого успеха систему можно масштабировать и автоматизировать новые процессы в компании.