Реклама ООО Таймвэб
Реклама ООО Таймвэб
Реклама ООО Таймвэб

Что такое СЭД и как подключить

Обсудить
Что такое СЭД и зачем она нужна
Реклама. ООО «ТаймВэб». erid: LjN8KaDW4

Система электронного документооборота (СЭД) – это программа, в которой можно создавать и хранить цифровые документы, обмениваться ими с контрагентами и госструктурами через операторов ЭДО. В материале расскажем, как ее выбрать, почему она ускоряет бизнес-процессы и как ее правильно внедрять. А также дадим список систем, которые подходят для бизнеса разных масштабов и российских госструктур. 

Для чего нужна СЭД

По сути, это пространство для работы со всеми документами компании. Здесь можно создавать и подписывать договоры, работать со всеми типами документов, которые используются в бухгалтерских и складских программах. Одна из главных задач СЭД – автоматизировать работу с документами, чтобы сотрудники тратили минимум времени на рутину. 

Основные функции СЭД:

  • автоматическое создание документов – с помощью шаблонов, чтобы не делать это каждый раз в ручном режиме. 
  • подписание документов электронной подписью – она имеет юридическую силу, также как и подпись от руки. 
  • оцифровка и расшифровка документов – у многих СЭД есть искусственный интеллект. Он автоматически считывает скан или фото входящих документов и регистрирует их в системе.  
  • маршрутизация – позволяет настроить движение для разных типов документов. Чтобы договоры попадали в юротдел, а закрывающие документы – сразу в бухгалтерию. Для каждого из типов документов можно создать свой путь согласования внутри компании. 
  • электронный архив – позволяет хранить все документы компании в одном месте. Например, первичные, кадровые и техническую документацию. Архив позволяет работать не только с юридическими документами, но и с накопленным контентом, превращая его из свалки в нечто, что можно серьезно называть «цифровые активы». 
Новые развитые СЭД интегрируются с IT-инфраструктурой компании. Можно связать ее с CRM и BPM-системой, сделать интеграцию с офисными, почтовыми приложениями и мессенджерами. Тогда информация о документе будет поступать в место общей коммуникации или напрямую в систему, которая отвечает за бизнес-процесс, связанный с этим документом. 

Другие возможности СЭД

  • Работа с внешним документооборотом – в СЭД можно высылать отчеты в налоговую и обмениваться документами с контрагентами. Для этого есть интеграция с сервисами внешнего ЭДО. 
  • Аналитика. В системе есть отчеты о работе. Можно собирать статистику по сотрудникам и времени, потраченном на обработку документов. В некоторых системах есть дашборды, они позволяют увидеть все ключевые показатели работы СЭД на графиках и диаграммах. Так можно находить слабые места делопроизводства, а после их автоматизировать – чтобы компания работала еще быстрее. 
  • Групповая работа. Можно работать с документами совместно – редактировать соглашения и оставлять комментарии, назначать ответственных за каждый этап работы с ними. 
  • КЭДО. Во многих СЭД можно работать с кадровыми документами. Создавать и подписывать трудовые договоры, заявления на отпуск и приказы, вести табель учета рабочего времени. Если этого модуля нет в базовой программе документооборота, его можно доустановить у того же вендора либо интегрировать с внешней системой КЭДО. 
СЭД дорабатывается под специфику бизнеса. Возьмем в пример сферу финансов. Если у банка много точек продаж, можно настроить передачу документов от клиентов из этих точек напрямую в бэк-офис банка – где эти документы обрабатываются и хранятся. Специальные решения также есть для девелоперов, строительных компаний, организаций, которым важно отправлять специфические отчеты в госструктуры. 

Как выбрать систему электронного документооборота

  1. Выберите задачи для старта. Это может быть автоматизация согласования документов – базовая функция СЭД или более специфические решения для отдельных департаментов. 
  2. Сформируйте список требований к системе, в том числе специфических – например, интеграция с сервисом ЭДО, с которым вы уже работаете, или возможность потокового ввода документов, если ваша компания обрабатывает большое количество физических бумаг. 
  3. Определитесь с вариантом поставки. Если обобщать, их два: 
  • On-premise – на серверах заказчика. Подойдет организациям с собственной IT-инфраструктурой. Работает только в локальной сети. 
  • Облако – подходит всем остальным компаниям. Часто СЭД можно развернуть как на облаке самой системы, так и самостоятельно арендовать место у облачного провайдера. Будет работать с любого устройства – не только на рабочем ПК. Главное, чтобы был интернет. 
Теперь можно выбирать систему. Цена внедрения будет зависеть от количества подключаемых пользователей и функционала, который нужен. У многих систем есть демодоступ, который позволит «пощупать» интерфейс. Во время пробного периода можно задать вопросы вендору и проверить, насколько вам подходит система. 
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться

Обзор систем документооборота

Мы подготовили обзор СЭД для разных компаний. Есть варианты как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций и государственных структур.

ELMA365 ECM

ELMA365 ECM – сервис для управления цифровыми документами и создания электронных архивов. Есть готовые модули для работы с договорами, организационными документами, корреспонденцией, служебными записками, машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и КЭДО.

В системе можно строить графики и формировать отчеты, визуализировать их на дашбордах, рассчитывать KPI. Искусственный интеллект Elma AI помогает справиться с рутиной. Он определяет тему документов, ищет в них ошибки, назначает ответственных. Это позволяет сократить время на согласование и подпись документов. 

Создание МЧД в ELMA365 ECM

Создание МЧД в ELMA365 ECM

Особенности системы. Работает в формате low-code – это позволяет создавать новые бизнес-решения для работы с документами и адаптировать продукт под себя. Установить ELMA365 ECM можно на собственный сервер или работать в облаке. Есть мобильное приложение. 

Стоимость. Именная лицензия в облаке стоит 500 рублей в месяц. Решение on-premise обойдется в 12 000 рублей, оплата разовая. Цены указаны за одно рабочее место. Есть вариант с многопользовательской лицензией, она закрепляется за конкретным сотрудником только в момент работы в системе. Стоимость – 1 200 рублей в месяц. 

Comindware ЭДО 

Comindware ЭДО – система, в которой можно организовать все делопроизводство компании. Вести внутренний и внешний документооборот: создавать архивы, подписывать и согласовывать документы с контрагентами. Также в СЭД можно управлять поручениями. Искусственный интеллект научен распознавать данные из сторонних файлов и автоматически заводит их в систему. 

Задачи в СЭД автоматически распределяются между сотрудниками, для их обсуждения в том же окне есть специальный чат. Есть интеграция с продуктами 1С и СФЕРА Курьер, можно работать с ЭЦП. Разработка отечественная, поэтому подходит для импортозамещения.

1

Создание приказа в Comindware ЭДО

Особенность системы. В основе продукта – процессный подход и low-code модель. На платформе есть ряд готовых бизнес-приложений, которые помогут автоматизировать всю работу компании. 90-95% процессов в них проектируются с помощью обычной компьютерной мыши – без навыков программирования. Это сокращает время на согласование и разработку, экономит IT-ресурсы: десятки программистов и сложный бэклог не нужны. А сам документооборот, по данным Comindware, после внедрения ускоряется в 3 раза – по сравнению с бумажным. 

Варианты поставки – облако, на собственные сервера или гибрид. Comindware ЭДО лицензируется по активным пользователям, минимальная стоимость за одного – 3 800 рублей в год. На стоимость внедрения влияет число пользователей для подключения, нужные модули, сложность бизнес-процессов для настройки и объем дополнительных услуг. 

EnDocs 

EnDocs – платформа для автоматизации документооборота и цифровизации бизнес-процессов. В системе есть ряд функций для работы с электронными документами. Их создание на основе шаблонов, подписание, контроль и отслеживание статуса, управление правами доступа и, например, автоматическая классификация документов. Подходит для компаний любого масштаба и типа – работает на облаке и в формате on-premise.

В EnDocs все модули находятся в одном решении. Это договорной документооборот, согласование счетов, делопроизводство, КЭДО, электронный архив, ОЦО, интеграция с 1С и операторами ЭДО. Есть мобильное приложение.

Создание карточки документа в EnDocs 

Особенность – облачная версия EnDocs. Ее можно подключить за несколько минут, а полностью настроить в компании – за несколько часов. Такое решение уже будет готово к работе: без капитальных затрат и долгого внедрения. Есть и другие варианты поставки: выделенное облако (Private Cloud) и установка на инфраструктуре заказчика (On-premise).

Стоимость зависит от числа подключаемых пользователей. Облако на 10 сотрудников обойдется в 5 000 рублей в месяц. Стоимость решения on-premise рассчитывается индивидуально. 

TESSA 

TESSA – система, которая позволяет настроить все операции внешнего и внутреннего документооборота. Работает в крупнейших строительных компаниях и половине топ-10 банков России по размеру активов. 

Интегратор предлагает два основных решения. Они покрывают базовые задачи документооборота любой организации: 

  • «Типовой документооборот» – для организации ЭДО внутри компании и с контрагентами-юридическими лицами и ИП. 
  • «Т-КЭДО» – для безбумажного кадрового делопроизводства, обмена документами с физлицами: персоналом и, например, самозанятыми.  

Помимо веб-интерфейса, базовые функции СЭД доступны в чат-боте Telegram. Там можно согласовывать документы и выполнять задания. Бот присылает уведомления –хорошая альтернатива сообщениям, которые приходят на почту и по SMS. 

Интерфейс чат-бота TESSA. Скриншот: Target, партнер-эксперт СЭД TESSA

Интерфейс чат-бота TESSA. Видео: Target, партнер-эксперт СЭД TESSA 

Особенности платформы. На базе TESSA можно создавать специальные решения для разных отраслей. Например, для банковского сектора есть интеграция с Почтой России – для массовой отправки бумажных писем, а для переписки с регулятором – с Контур-Экстерн. Можно создать архив клиентских досье или архив документов банковского дня, который соответствует требованиям ЦБ. Для девелоперов интегратор настраивает подписание рабочей и исполнительной документации и ее передачу на стройплощадку или в надзорные органы.

Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально. TESSA работает on-premise – устанавливается на сервера заказчика. 

«1С Документооборот»‎ 

«1С Документооборот»‎ закрывает все основные функции СЭД: согласование, хранение и подписание документов. Можно разделять права доступа для разных категорий сотрудников, вести электронный архив и работать с цифровой подписью. Система поставляется только на собственные сервера клиента.

Особенность системы – несколько вариантов поставок. «ПРОФ» версия подойдет большинству малых и средних компаний – имеет весь функционал, который нужен для работы с документами. «КОРП» – более продвинутая поставка. Здесь можно работать с нормативно-правовой информацией: есть функция проверки контрагента по ИНН и автоматическое заполнение карточки контрагента с помощью данных ЕГРЮЛ. Также в «КОРП» есть инструменты проджект-менеджмента и модули для связи внутри компании: календарь, почта, форум для общения сотрудников и интеграция со Skype. 


Интерфейс «1С Документооборот 8 КОРП». Скриншот: «Программы 93»

Интерфейс «1С Документооборот 8 КОРП». Скриншот: «Программы 93»

Доступны версии для госсектора. Отличия в основном терминологические – контрагенты в системе называются учреждениями, а не организациями. Но есть разница и в функционале: например, добавляется модуль «Учет обращений граждан». 

Стоимость – от 42 500 рублей за 8 версию «ПРОФ». Поставка «КОРП» обойдется в 220 700 рублей. Цены на СЭД для государственных структур начинаются от 138 800 рублей. По умолчанию поставки идут на одно рабочее место. Можно доплатить 45 600 – за 10 дополнительных мест для каждой конфигурации. 

Directum RX 

Directum RX – умный сервис для ведения электронного документооборота и бизнес-процессов в малых, средних и крупных компаниях. Также подходит для госструктур. В СЭД можно согласовывать документы, ставить задачи и контролировать сроки их исполнения. Есть режим совместной работы с коллегами. 

Система позволяет одновременно работать с разными версиями документов. Это полезно, если нужно, например убедиться, что подписанный документ совпадает с согласованным экземпляром. Можно создавать документы по заданному шаблону. А после заполнить все переменные автоматически и также автоматически отправить их на согласование и подпись – по заранее настроенному маршруту. За это отвечает искусственный интеллект системы. 

Создание схемы согласования договоров в Directum RX

Создание схемы согласования договоров в Directum RX

Особенность системы – дополнительные инструменты для других бизнес-процессов. Можно выстроить КЭДО в компании с помощью модуля HR Pro. Он позволяет подписывать все документы с сотрудниками электронно. Организовать работу в команде поможет Projects. В нем можно работать по гибким и классическим методологиям. Для этого есть канбан-доски, диаграмма Ганта, база знаний, меню управления проектами – где можно планировать бюджет, назначать команду и следить за статусом задач. 

Варианты поставки – Directum работает и в формате облака, и on-premise. Есть no-code и low-code среды для доработки системы под нужды компании. Стоимость внедрения рассчитывается по запросу. 

«Процесс» 

«Процесс» – решение для организации юридически значимого документооборота с контрагентами (ЮЗДО). Система работает и как полноценная СЭД: в ней можно регистрировать документы, выстраивать их согласование и контролировать поручения с помощью готовых шаблонов. 

Есть возможность интеграции с операторами ЭДО, а для работы с электронной подписью – с сервисом «КриптоПро». На платформе «Процесс» работают коммерческие и госструктуры. Для законодательных органов у разработчика есть специальная система «Законопроект» – в ней можно работать над проектами нормативно-правовых актов. 

Создание документа в системе «Процесс»

Создание документа в системе «Процесс»

Особенность системы – если к СЭД подключить другие решения разработчика, можно построить полноценный онлайн-офис. Есть база знаний, платформа отчетов для бизнеса и госструктур, система управления проектами и ПО для управления строительством. 

Стоимость внедрения можно запросить на сайте. Решение поставляется в формате on-premise. 

Как внедрить СЭД в компании

  • Сформируйте команду. Она будет заниматься внедрением системы, а после – ее обслуживанием. Рабочая группа может состоять из собственных IT-специалистов и внешних консультантов, которые знают, как устроена конкретная СЭД. Можно обратиться напрямую к вендору или его партнерам, которые занимаются внедрением. Важная роль, которая всегда будет именно на стороне клиента – функциональный заказчик. Именно он формирует требования к системе, которые после воплощают внедренцы. 
  • Спланируйте работу. Глобальные идеи трансформируйте в отдельные задачи, назначьте сроки и ответственных лиц. Стоит начать с одной задачи, если компания большая – желательно, в рамках одного подразделения. Например, настроить автоматизацию обработки входящих документов, а после перейти к договорной работе. Чем меньше конечных пользователей будет на первом этапе, тем лучше. Последовательный переход предотвратит хаос, сотрудники быстрее адаптируются к системе. 
Дальнейшие этапы зависят от компании. Если она небольшая, а задачи типовые – достаточно запустить готовое решение и подстроить под него рабочие процессы. Так можно максимально быстро перейти на цифру. Крупному же бизнесу сначала придется продумать логику системы, поэтому следующий этап мы распишем для него. 
  1. Спроектируйте систему. Как правило, этим в команде внедрения занимается бизнес-аналитик. Он получает ТЗ от функционального заказчика и переводит его требования на язык платформы, формирует структуру СЭД под конкретные задачи.  
  2. Запустите внедрение. В этот этап входит установка системы и разработка специфических решений. Если они понадобятся, советуем выбирать СЭД на low-code платформе. Ее можно доработать силами обычных настройщиков, с минимальным использованием кода. В этот же этап входит интеграция системы с другими IT-решениями компании. 
  3. Выдайте права доступа и назначьте роли. Очень важно обучить конечных пользователей – сотрудников, которые начнут работать в СЭД. Этим могут заняться, например, внешние консультанты. Настройте маршрут движения документов, чтобы они сразу попадали на согласование нужным людям.
  4. Оцените результат. Перенесите документы в систему и начните в ней работать. Через некоторое время проверьте – удалось ли автоматизировать нужные процессы, сэкономить время сотрудников и сделать работу компании быстрее. Важно похвалить команду, чтобы коллеги чувствовали признание своих заслуг. Это поможет сформировать лояльную публику, которая поддержит дальнейшее внедрение СЭД. Теперь можно автоматизировать новые процессы и брать в работу новые задачи!

Главное о системе в 5 пунктах

  1. СЭД нужна для работы с документами: в ней можно их создавать и согласовывать, работать с электронной подписью и вести электронный архив. 
  2. СЭД избавляет от рутины и ускоряет бизнес. Она считывает фото и сканы документов и переводит их в текст – это сокращает время на обработку бумаг. Достаточно один раз настроить маршруты согласования, и документы будут отправляться нужным сотрудникам. 
  3. Есть два основных варианта поставки: on-premise и в облаке. Первый работает на серверах заказчика. Подходит организациям с собственной IT-инфраструктурой. Облако удобно для всех остальных компаний – работать можно с любого устройства, без привязки к локальной сети.
  4. Система дорабатывается под нужды бизнеса. Есть специальные решения для строителей, девелоперов, юристов и финансовых организаций. Легче всего кастомизировать платформу с low-code средой. 
  5. Для старта в СЭД нужно выбрать одну задачу. Желательно в рамках одного отдела. После первого успеха систему можно масштабировать и автоматизировать новые процессы в компании. 
Статьи, посвященные предпринимательству и менеджменту. Рассказываем простым языком о сложных вещах.

Комментарии

С помощью соцсетей
У меня нет аккаунта Зарегистрироваться
С помощью соцсетей
У меня уже есть аккаунт Войти
Инструкции по восстановлению пароля высланы на Ваш адрес электронной почты.
Пожалуйста, укажите email вашего аккаунта
Ваш баланс 10 ТК
1 ТК = 1 ₽
О том, как заработать и потратить Таймкарму, читайте в этой статье
Чтобы потратить Таймкарму, зарегистрируйтесь на нашем сайте