Методология GTD: что это, зачем нужна и как работает

Методика повышения личной эффективности GTD была создана американским бизнес-консультантом Дэвидом Алленом. Аббревиатура расшифровывается как «Getting Things Done», что в переводе на русский означает «завершение начатых дел».

Методология GTD помогает не только планировать дела, но и доводить их до конца. Система позволяет систематизировать данные, видеть этапы достижения намеченных целей и заканчивать начатые проекты. При помощи данной технологии человек любой профессии независимо от сложности выполняемых задач сможет успевать больше.

В этой статье рассмотрим принципы GTD и поговорим о приложениях, подходящих для GTD-планирования.

Как работает методология GTD

Среди базовых принципов работы системы Getting Things Done можно назвать следующие:

• Не стоит держать никакие задачи в голове – все нужно фиксировать. Чтобы освободить мозг от запоминания избыточной информации, следует записывать дела любой сложности и срочности, включая бытовую рутину и задачи, кажущиеся незначительными. Для записей можно воспользоваться блокнотом или специальным приложением и такой список всегда нужно держать под рукой.
• Рекомендуется составлять несколько списков, но хранить их в одном месте. К примеру, вы можете составить ряд списков по каждому из рабочих проектов, перечень домашних дел, списки для изучения, написать перечисление идей и возможных проектов на будущее.
• Необходимо сделать перечисление заданий и действий максимально наглядным. Ваша задача – сделать заметки легко воспринимаемыми. Обходитесь без лишнего многословия и ненужных сокращений, которые сложно расшифровать.
• Для каждого пункта в списке необходимо искать решение и указывать конкретный срок выполнения. При использовании таск-менеджеров можно добавить напоминания. В один момент времени следует сосредоточиться только на одной задаче, которую выполняете сейчас, не допуская отвлечения внимания на посторонние мысли.
• Выделяйте подзадачи для объемных планов, делите их на простые этапы. Так вы сможете систематизировать информацию и повысите эффективность рабочих процессов.
• После того, как все задачи будут организованы, приступайте к их выполнению. Выбирайте дело из нужной категории, обдумайте, какие конкретные шаги от вас требуются, и начинайте работу. Так вы сможете реализовать крупные проекты.
• Списки дел следует периодически обновлять, так как часть задач может терять актуальность, а какие-то из них могут быть перенесены на будущее.

Схема рабочего процесса, организованного по методу GTD, выглядит так:

Важно определить, что вы будете делать с каждой из входящих задач. Не стоит расставлять приоритеты, пока вы не поймете, что именно следует предпринять.

Если задачу можно выполнить всего за пару минут, например, вам нужно сделать телефонный звонок или ответить на email, выполните ее сразу. В случае, когда на завершение дела требуется больше времени, стоит разбить его на долгосрочный проект, состоящий из нескольких этапов.

Если задача не слишком важна или есть кто-то, кто справится с ней лучше, можете передать ее кому-либо из подчиненных. После делегирования задача отправляется в лист ожидания.

Если вы уверены, что только вы сами лучше всех можете справиться с делом, но оно потребует много времени для выполнения, можно отложить его, занеся задачу в «Календарь» либо в блок «Следующие действия». В «Календарь» следует вносить задачи, привязанные к определенным датам или ко времени. К «Следующим действиям» относятся все дела, к которым нужно будет вернуться, как только на них появится время. Используйте напоминания, чтобы не забыть о подобных задачах.

Сервисы для работы по методу GTD

Мы разобрались, что такое GTD и как работает данная методология. В заключение перечислим несколько сервисов, облегчающих GTD-планирование:

Evernote – приложение предназначено для создания и хранения заметок. Сервис позволяет собрать все проекты в одной системе, быстро фиксировать поступающие задачи и брать их под контроль. Программа доступна как на ПК, так и на мобильном телефоне. Имеет функции создания и распределения задач внутри заметок, настройки сроков и напоминаний, маркировки важных дел флажками.

Trello – программа для управления проектами, рабочими процессами и заданиями любых типов. Пользователь может создавать разные доски, составлять списки задач, отмечать этапы прогресса, прикреплять документы. Есть возможность подключения к спискам заданий других пользователей данного сервиса.

MyLifeOrganized – гибкий планировщик задач, позволяющий сфокусироваться на самых важных задачах на сегодня. Приложение удобно в управлении: вы можете менять порядок выполнения заданий при помощи простого перетаскивания или реорганизовать задачи в дерево. Создание иерархии позволяет разбить задачу на несколько подзадач. Сервис синхронизирует все ваши устройства, чтобы задачи и проекты постоянно находились в актуальном состоянии.

Any.do – простое приложение для планирования задач, составления списков и настройки напоминаний. Программа автоматически синхронизируется со всеми устройствами пользователя, что дает возможность получить доступ к своему списку дел в любой момент.