Иерархическая структура работ проекта: что это и как ее создать

Иерархическая структура работ (ИСР) представляет собой инструмент планирования, в основе которого лежит принцип разделения задач на более мелкие части, что дает возможность значительно упростить рабочий процесс. Эта методология используется менеджерами, чтобы структурировать и делить проекты на легко управляемые компоненты, каждый из которых разделяется до тех пор, пока не назначается конкретному специалисту в команде.

Разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые также могут быть разбиты, в итоге мы получаем структурную иерархию. О методике построения ИСР проекта мы поговорим в этой статье.

Что такое ИСР проекта

Другое название этой методологии – структурная декомпозиция работ (от англ. Work Breakdown Structure, сокращенно WBS), термин был впервые употреблен в США в 1993 году. Иерархическая структура работ – это инструмент, который используется не только в проектном менеджменте, но и во многих других сферах при решении масштабных задач: от собственных целей вроде покупки машины или строительства дома до разработки программного обеспечения.

По своей сути иерархическая структура работ проекта представляет собой список задач, который может иметь описательную или графическую форму. С помощью ИСР большие и сложные проекты разделяют на маленькие простые части. К примеру, проект разбивается на блоки, блоки – на отдельные задачи, задачи – на подзадачи. В итоге получается иерархическая схема, в которой наглядно отражены все работы по проекту: подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ.

Графическое представление предпочтительнее обычного списка задач или работ, так как визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом.

Почему стоит использовать ИСР проекта

Данный инструмент помогает правильно организовывать проекты, быстро получить представление об объеме работ, делает работу прозрачной и понятной. Благодаря иерархической структуре команда наглядно видит, как решение каждой из задач помогает в достижении финального результата.

Структурная декомпозиция обеспечивает эффективное планирование, позволяет оценить загруженность команды на различных этапах и грамотно распределить задачи. ИСР помогает верно оценить сроки, а также трудности, риски и стоимость проекта. Она отражает, сколько ресурсов необходимо выделить на каждый этап работы, в каких случаях понадобится больше вложений или где может возникнуть нужда в дополнительных сотрудниках.

Также иерархическая структура работ дает понимание, как все работы по проекту связаны между собой, и позволяет верно определить приоритеты задач. Благодаря ИСР участники команды фокусируются на конечную цель, что помогает исключить выполнение малопродуктивной второстепенной работы.

Принципы иерархической структуры работ дают возможность менеджерам устраивать коллективный мозговой штурм. Структурный анализ помогает легко сортировать идеи по принципу полезности. При использовании ИСР у команды появляется больше возможностей для корректировки плана и оценки степени выполнения каждого пункта.

WBS облегчает создание стратегии проекта и представляет собой документ, где описана последовательность работ, сроки и ответственные за каждый этап проекта. Структурная декомпозиция является частью общей разработки плана управления проектом, основой для последующих задач, а также добавления и корректировки результатов. Иерархическая структура может послужить шаблоном для типовых проектов.

Принципы разработки ИСР

Иерархическая структура работ проекта строится на следующих принципах:

• В нее включаются работы, которые непосредственно влияют на достижение цели. При ее составлении важно охватить весь спектр нужных задач, оставив при этом за рамками несоответствующие и посторонние задачи.
• Не следует создавать дубликаты задач и слишком детализировано прописывать шаги. К тому же у каждого подпункта может быть только один «родительский» пункт.
• Детализация проводится до уровня, при котором весь процесс будет структурирован до мельчайших элементов, работу над которыми может осуществить каждый отдельно взятый сотрудник. Если один человек не справится с конкретным пакетом работ, продолжайте разбивать задачи дальше.
• Верхние блоки ИСР должны быть равнозначными и автономными. Сверху размещают главные этапы работы над проектом. Каждый из них должен иметь свои исходные данные и измеримый результат.
• Схема не должна содержать разночтений. Для каждой задачи в иерархической структуре составляется описание и указывается дедлайн, также необходимо назначить ответственного и зафиксировать желаемый результат. Такие описания не должны вызывать вопросов или уточнений.

Как создать ИСР

Менеджер проектов может создать иерархическую структуру работ самостоятельно либо привлечь к этому членов команды, также можно подключить к процессу представителей заказчика. Чтобы получить ИСР, необходимо пройти несколько шагов:

1. Сначала потребуется определить главную цель (ее обозначают на вершине иерархической структуры) и к какому результату нужно прийти.
2. После постановки основной задачи следует выделить ключевые этапы для первого уровня. Главную цель нужно декомпозировать на достижимые, конкретные результаты.
3. Затем следует разбить этапы на задачи, которые станут ответвлениями от них, и по каждой определить дедлайн. По мере выполнения задач проект автоматически будет двигаться по ИСР к основной цели.
4. Далее требуется выписать подзадачи и сгруппировать их в пакеты работ. Для каждого завершающего ответвления структуры на самом низком уровне следует указать действия, необходимые для закрытия этапов. Для каждого пакета работ нужно составить описание с данными о ходе решения соответствующих задач.
5. Последняя стадия декомпозиции – назначение ответственных, закрепление за каждой задачей исполнителя, который будет отвечать за нее и участвовать во всех этапах работы.

Все элементы ИСР имеют специальную кодировку: верхний уровень обозначается кодом 0 или просто именуется «Проект». Элементы первого уровня имеют последовательную нумерацию от 1 до количества элементов на уровне. Второй и уровни, расположенные ниже, нумеруется так, чтобы элемент сохранял ссылку на вышестоящий, например, 1.1.

В некоторых случаях к иерархической структуре работ прилагается специальный словарь ИСР. Чаще всего он представляет собой таблицу, помогающую правильно прочитать диаграмму, и содержит код элемента, его название, подробное описание назначения, состава и т.д. Также глоссарий ИСР содержит временные сроки на выполнение задачи, перечень ресурсных затрат и остальную нужную для успешной реализации информацию.

Читайте также

Этапы оценки проекта: основные принципы и полезные инструменты

Что такое Теория U

Формы визуализации ИСР

Цели ИСР – не только определить задачи на каждом этапе проекта и показать результаты, которых необходимо достичь, но и все это наглядно отобразить. Перечислим основные форматы представления иерархической структуры работ:

• Самая простая разновидность изображения иерархической структуры работ проекта – это контурная структура. Она представляет собой перечень задач (пунктов) и подзадач (подпунктов) с числовыми значениями. Элементы расположены друг под другом в определенной последовательности.
• Другой вариант представления ИСР – иерархическая таблица, которая показывает зависимость задач друг от друга, но не может похвастаться подробной визуализацией. Акцент в этом представлении ставится на более детальную демонстрацию взаимозависимости задач. Создать такую таблицу можно в Excel или в любом сервисе для работы с онлайн-таблицами, например, Google Таблицах. В первом столбце таблицы вносятся наименования блоков, задач и подзадач, а в следующих – вводят даты начала и окончания процессов, затраченное время, указываются ответственные сотрудников и т.д. Иерархические таблицы удобны для отображения линейных процессов.
• Древовидная структура отображает суть построения наиболее наглядно: есть родительская и дочерние задачи, которые ведут к главной цели. Схема напоминает перевернутое дерево: главный уровень (корень, то есть название проекта) находится сверху, а подчиненные (ветки и листья, то есть задачи и подзадачи) – внизу. Для создания этого вида визуализации можно использовать специальные сервисы, например, Creately, Draw.io или Microsoft Visio.
• Диаграмма Ганта представляет собой визуализацию графика работ. Она состоит из отрезков, расположенных вдоль временной оси. Каждый отрезок в этой диаграмме – это задача. Диаграмма Ганта отображает, когда будут выполняться задачи и сколько на это уйдет времени. Этот формат ИСР можно построить в обычной таблице, к примеру, в приложении Excel, либо воспользоваться специальными сервисами – GanttPro, TeamGantt или программой управления проектами разработки корпорации Microsoft – MS Project.

Подведем итоги

Иерархическая структура работ представляет собой распространенный и удобный способ планирования проектов. Метод разбиения большой цели на четкие шаги позволяет выстраивать путь к достижению результата и успешно выполнять как рабочие, так и личные проекты.

Благодаря этому методу планирования работ можно ставить задачи и распределять их между участниками, устанавливать сроки выполнения задач, а также их продолжительность и прогресс. ИСР позволяет установить зависимости между задачами, визуализировать важные ключевые события, помогает взаимодействовать с командой, решать проблемы организации работ, распределять ответственность.

Структурная декомпозиция работ позволяет команде сфокусироваться на выполнении конкретных измеримых задач и контрольных точек проекта, за счет чего поставленные цели достигаются быстрее и эффективнее. Создание ИСР – один из главных предварительных этапов проектирования, который способствует снижению возникновения рисков, влекущих за собой выполнение непредусмотренных дополнительных задач.