Этапы оценки проекта: основные принципы и полезные инструменты

Создание и реализация проекта – долгий процесс, требующий огромного внимания к деталям и усердия от предпринимателя и его команды. Чтобы не упустить важные нюансы и отметить перспективы для развития, требуется своевременно производить оценку проекта.

В этой статье я расскажу, что собой представляет эта процедура и зачем она нужна, также каким образом ее стоит проводить.

Что такое оценка проекта

Это способ определения вероятностей достижения поставленных целей и задач по проекту. При объективной и достоверной оценке можно определить реальный статус проекта на каждом этапе. А именно: все ли идет по плану; нужны ли дополнительные инструменты и ресурсы; соответствует ли работа запланированному результату и так далее.

Зачем она необходима

Заказчик платит команде не за то, чтобы ее участники проработали определенное количество часов, а за достижение конкретного результата. Для этого необходимо придерживаться технического задания, устава проекта, бюджета, сроков и других важных критериев. Оценка проекта позволяет отследить их выполнение и своевременно менять приоритеты в задачах.

Когда она проводится

Оценка проекта в идеале должна проводиться на всех этапах его реализации – от планирования до закрытия. И в зависимости от того, на каком конкретно этапе она проводится, этот процесс можно разделить на два основных вида.

Первый вид – это оценка идеи. Она проводится на момент составления бизнес-плана и концепции будущего продукта. Здесь команда обосновывает суть идеи и востребованность ее на рынке. В данном процессе обычно участвуют менеджер, аналитик и маркетологи. Если обосновать получилось, по итогу принимается решение о запуске проекта, подписывается устав и начинается набор команды.

Второй вид – это оценка самого проекта в момент его воплощения. С ее помощью можно выяснить, укладывается ли команда в запланированный бюджет и сроки, и, если надо, оперативно реагировать на изменения. После завершения этой процедуры обычно либо вносятся правки в документацию, либо проект вовсе закрывается при худшем исходе.

Стоит помнить, что подобная оценка не направлена на поиск виноватых и их наказание. Однако, если такого вовсе не проводить, участники команды, вероятно, станут приукрашивать или прятать результаты, а в отчетах представят необъективные сведения. Чтобы избежать этого, рекомендуется предоставлять всем возможность выражать мысли, идеи и даже опасения.

Основные принципы

Аспекты, которые рассматриваются при каждой конкретной оценке, в малых и средних проектах определяет менеджер, а в крупных – отдел контроллинга. Они же формируют список критериев, которые следует проанализировать. В числе основных подвергаемых оценке процессов стоит отметить:

1. Бюджет – здесь рассматриваются такие критерии, как окупаемость затрат, соответствие плана трат реальным запросам на рынке и тому подобные.
2. Качество продукта, а именно, поменяется ли оно после внесенных в процессе реализации изменений, соответствует ли разработка требуемым государственным и международным стандартам и так далее.
3. Потребность в ресурсах, будь то материальные или нематериальные. В этом случае стоит рассматривать требования о дополнительных ресурсах и соответствие ранее установленных планов с текущей картиной, также необходимость в перераспределении ресурсов или даже поиске новых его источников.
4. Следование срокам – тут отмечается, соблюдаются ли ранее установленные временные рамки и требуется ли дополнительное время на конкретном этапе.
5. Дополнительные процессы – зависят от специфики выбранной области и самого плана проекта.

Менеджер также обязан сравнивать основные бизнес-документы на поиск расхождений. Главными бизнес-документами являются бизнес-кейс, представляющий собой описание проекта и анализ его целесообразности, и план управления выгодами.

Методы оценки проекта

Существует множество методов, с помощью которых можно оценить проект. Выбор конкретного метода зависит от специфики реализации конкретной идеи и, конечно, предпочтений заказчика. Далее подробнее рассмотрим каждый из них:

• Экспертная оценка – наиболее распространенный качественный метод, причем используется не только в проектном подходе. Бывает индивидуальная экспертная оценка, когда привлекается один конкретный специалист с опытом реализации в похожих проектах. Также можно осуществить коллективную оценку, организовав собрание или совет участников проекта, отвечающих за разные его области. Здесь каждый член команды представляет свои предположения по сложности, продолжительности реализации работ или другим оцениваемым параметрам, а руководитель собирает и систематизирует эти выводы, выстраивая при этом общий график или систему действий.
• PERT (Program Evaluation Review Technique) – уже количественный метод, применяемый при оценке реализации отдельных задач. С его помощью можно определить конкретное время на выполнение каждого этапа проекта. Подходит только для общей оценки, при более детальном анализе такой способ будет чрезмерно трудоемким и даже ошибочным. По этой причине не рекомендуется использовать его для расчета непродолжительных задач. На основе этого метода можно рассчитать как оптимистичный, так и пессимистичный исходы, используя при этом следующие формулы:

Где:

О – оптимистичная оценка, когда задачи выполняются строго по плану, а риски учтены и возникнуть не должны.

Р – реалистичная оценка, когда выполнение задач учитывается с учетом возможных рисков, не имеющих серьезного воздействия на продолжительность проекта.

П – пессимистическая оценка, когда учитывается вероятность возникновения средних и серьезных рисков, из-за которых можно значительно перенести сроки.

Инструменты для оценки

Для оценки разных показателей проекта существует огромное количество инструментов. Из всей совокупности выделим наиболее универсальные Agile-инструменты, которые можно оптимизировать под любые задачи и свои потребности соответственно.

• Иерархия задач

Этот инструмент позволяет выстроить предстоящие задачи по порядку. Для начала потребуются цветные стикеры или карточки, также доска или же стена, к которой их будут крепить. Можно под каждый тип задачи соотнести стикер определенного цвета. Далее на них выписываются все задачи, а карточки следует выложить на столе или другой поверхности случайным образом.

Следом каждому члену команды предстоит взять один стикер и разместить его на шкале. Либо можно взять уже размещенную карточку и переместить ее в другое место. Все действия следует комментировать, обосновывать и обсуждать с другими участниками. Если существуют задачи неопределенного размера, можно разместить их на отдельное окно.

На одном подобном собрании оптимально обсуждать от 10 до 20 задач. Если же их больше, можно разделить процесс на несколько этапов.

• Покер планирования

Это одна из самых популярных и в то же время точных техник оценки, где используется специальная колода карт. Нумеровать ее следует в соответствии с последовательностью Фибоначчи. С помощью этих карт участники будут голосовать за задачи.

Помимо этого, следует также добавить карту с изображением вопроса и отдельно с чашечкой кофе. Первая потребуется в случае, если задачу надо дополнительно уточнить или обсудить, а чашечка кофе обозначает перерыв.

Данный набор карт раздается каждому участнику. Ведущий будет объяснять задачу, пользовательскую историю или же отвечать на вопросы. После участники выбирают карту с подходящим по их мнению значением и кладут карту рубашкой вверх. Это требуется для того, чтобы решение одних не влияло на других.

Как только каждый член команды сделает выбор, все карты переворачиваются. Участники, давшие самые низкие и самые высокие оценки, обосновывают свой выбор кратким комментарием. По итогу обсуждения команда принимает единое решение и переходит к обсуждению следующей задачи.

Главным минусом этого инструмента является продолжительность оценивания.

• Голосование по точкам

Простой и быстрый метод, позволяющий оценить небольшое количество задач (до 10). Для его использования понадобятся стикеры или карточки, также фишки, называемые точками. На карточки выписываются задачи по проекту, затем их следует разместить на столе или же доске.

Участникам должно быть предоставлено одинаковое количество точек. Затем каждый из них распределяет свои точки между задачи по своему усмотрению, с учетом такого правила: чем сложнее и продолжительнее задача, тем больше на нее выделяется точек.

После проведения каждым участником оценки производится подсчет точек под каждым стикером. Уже затем задачи ранжируются между собой в зависимости от собранного количества «точек».

Этапы оценки проекта

Чтобы в процессе реализации проекта не упустить важные детали, требуется проводить его оценку на каждом этапе. В соответствии с этим можно установить несколько основных этапов при оценивании любого проекта.

1. Оценка потребностей рынка и аудитории. Ее производят перед описанием бизнес-идеи. Анализ нужд рынка и целевой аудитории позволяет обосновать решение о запуске продукта. Здесь формируется понимание и видение целей и задач бизнеса, а также возможных проблем, рисков и допущений, с которыми в дальнейшем придется столкнуться. Еще этот этап позволяет определить примерные сроки реализации проекта и выделить главные показатели эффективности.
2. Оценка бизнес-идеи. Данный процесс зависит от специфики выбранного рынка и самого проекта. По этой причине универсальной методики не существует, но можно как минимум сделать этот процесс комфортным для других. К примеру, описать идею проекта простым языком, чтобы каждый участник команды понял ее суть. 
3. Оценка плана управления проектом. Ни один проект нельзя спланировать так, чтобы после старта не пришлось пересматривать стоимость его воплощения, также сроки, содержание и очередность выполнения задач. Все указанные сведения обычно уточняются в плане управления проектом, поэтому его требуется регулярно актуализировать. Проводить же эту процедуру можно по-разному – каждые 2-3 месяца в случае, если проект непродолжительный (от 3 до 9 месяцев), или же минимум ежемесячно при его высокой продолжительности.
4. Оценка MVP. Это прототип продукта с минимальным набором нужных опций, который можно продемонстрировать инвестору или потенциальным пользователям в качестве образца. Обычно это требуется для сбора обратной связи и использования этой информации в дальнейшем для доработки продукта. Для этого используются такие инструменты, как опросы клиентов, запуск тестовых посадочных страниц, оформление предзаказа и многое другое. Важный момент – не стоит считать успешное завершение теста MVP завершением всего проекта. Он должен продолжаться до тех пор, пока не будет окончательно разработан и выпущен качественный продукт.
5. Оценка результата проекта. Это уже финальная оценка, представляющая собой глубокий анализ собранных сведений и результатов работ по проекту в целом. Для этого потребуется изучить запланированные и реальные показатели, выделить лучшие инструменты, собрать обратную связь от участников команд, а также проанализировать результат для дальнейшего развития и поддержки продукта.

Если следовать указанной последовательности и проводить оценку на каждом этапе, можно минимизировать риски и ошибки в момент реализации.

Читайте также

Lean Canvas: что это и как использовать при запуске новых продуктов

Шесть сигм: что это такое и где применяется

Заключение

Оценка проекта – важный инструмент, позволяющий определить успешность реализации продукта, а также предупредить возможные ошибки и риски. Чтобы данный процесс проходил максимально эффективно, следует учитывать мнение всех отделов, принимающих участие в разработке. А позволив высказывать опасения всем членам команды, можно предупредить менее явные ошибки.