Что такое матрица RACI

Матрица RACI представляет собой методику распределения полномочий и ролей в проектах или отдельных бизнес-процессах. В этой статье разберемся, как расшифровывается такая аббревиатура, каким образом данная матрица применяется в управлении проектами, рассмотрим ее преимущества, а также поговорим о том, каких правил нужно придерживаться при ее разработке.

Что такое матрица ответственности RACI

Матрица RACI – это схема эффективного распределения полномочий и ответственности в бизнес-процессах. Эта методика помогает избежать такой проблемы, как «размытие ответственности»: ситуации, когда становится непонятно, какой член команды за что отвечает – кто принимает решения, кто выполняет работу, а кто несет ответственность.

Этот инструмент используют для управления отношениями в команде при управлении проектами. Если построить и согласовать матрицу на старте проекта, в процессе работы исполнители не смогут переложить ответственность друг на друга, так как в таблице четко описаны границы участия каждого, распределены все полномочия и роли.

Сокращенное название данной модели – RACI, которую называют также матрицей ответственности, состоит из первых букв основных обязанностей участников:

R – расшифровывается как «Responsible», что означает «ответственный за работу» – это человек, который непосредственно выполняет задание. Данный сотрудник самостоятельно работает в рамках текущей задачи. При постановке масштабных задач, для них могут быть назначены несколько исполнителей. Однако рекомендуется разбивать большие задачи на подзадачи и определять исполнителей для каждой из них.

A – обозначает «Accountable», это тот, кто несет ответственность за всю задачу и результаты работы исполнителя. Участник с такой ролью следит за тем, чтобы задача была завершена в срок, но не обязательно решает ее сам. A-участники достаточно часто назначают задачи сотрудникам, исполняющим R-роль. Важный нюанс: у одной задачи должен был только один ответственный, чтобы все члены команды понимали, к кому обращаться за информацией или с какими-либо вопросами, однако при этом сам ответственный может являться одновременно и исполнителем.

C – сокращение от «Consult before doing», что переводится на русский как «консультирует до исполнения», то есть это специалист, оказывающий услуги консультаций в процессе выполнения работы по вопросам, входящим в зону его компетенции. Данный эксперт не выполняет задачу сам, а только дает советы и рекомендации для ее более эффективного выполнения.

I – первая буква английской фразы «Inform after doing», которая означает «оповещает после исполнения». Буквой I в таблице матрицы ответственности RACI обозначают участника проекта, который обязан быть в курсе принимаемых решений и хода выполнения задачи. I-участники по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата, однако, поскольку результат влияет на их дальнейшую деятельность, им важно следить, за тем, что происходит.

Встречаются вариации матрицы RACI, включающие дополнительные буквы и роли:

• RACI-VS – V, от «Verifier», означает «верификатор», то есть тот, кто проверяет результат работы на соответствие заблаговременно согласованным критериям, а S («Signatory» – «подписывающий»), обозначает лицо, отвечающее за сдачу работы заказчику.
• RASCI – в этой аббревиатуре добавлена буква S (от «Support» – «поддержка»), она обозначает участника, который помогает ответственному лицу выполнять его работу.
• RACIQ – здесь Q – первая буква слова «Quality», что в переводе с английского значит «качество», и, как не трудно догадаться, роль этого участника – проверка качества результата работы.

Применение матрицы RACI

Таблица RACI особенно полезна в проектах, где участники могут выполнять по ходу работы разные роли. К примеру, один и тот же человек может быть ответственным лицом по одной задаче, но информируемым по другой.

Перед построением матрицы RACI необходимо составить список всех задач, этапов либо ожидаемых результатов нового проекта. После чего требуется определить, кто из участников будет ответственным, подотчетным, консультирующим и информируемым лицом или лицами в каждом конкретном случае.

Разберем данную методику на примере проекта, результатом которого является обновление главной страницы сайта. Участвующие в проекте специалисты в этом случае: веб-разработчик, администратор веб-сайта, копирайтер и дизайнер.

Предположим, что перед командой стоит 5 задач:

1. Обновление кнопок с призывом к действию на главной странице веб-сайта.
2. Обновление истории компании на главной странице.
3. Обновление дизайна сайта.
4. Увеличение скорости загрузки главной страницы.
5. Обновление дизайна главной страницы.

Матрицу RACI в этом случае следует заполнить следующим образом:

Задача 1. Обновить CTA-кнопки на главной странице сайта: R (исполнитель) – копирайтер, A (ответственный) – веб-разработчик, C (консультирующий) – администратор сайта, I (оповещаемый после исполнения) – дизайнер.

Задача 2. Обновить историю клиента на главной странице: R – копирайтер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – дизайнер.

Задача 3. Обновить видео на главной странице: R – дизайнер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер.

Задача 4. Добиться увеличения скорости загрузки главной страницы: R – веб-разработчик, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер и дизайнер.

Задача 5. Обновить дизайн главной страницы: R – дизайнер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер.

Плюсы матрицы RACI 

Матрица ответственности за проект RACI – удобный инструмент визуализации, помогающий наглядно представить распределение полномочий и ответственности в команде. Четкое распределение ролей и обязанностей в проекте помогает быстрее выполнять работу и устраняет путаницу при определении того, кто из сотрудников что должен делать.

Взглянув на таблицу RACI, сразу можно понять, насколько равномерно распределены задачи и ответственность между членами команды. К примеру, она может показать, что у одной задачи несколько ответственных, что нежелательно, или что один из участников проекта перегружен задачами, тогда как у другого сотрудника их практически нет.

Как построить матрицу ответственности RACI: разбираем на примере

Матрица ответственности RACI – это простой и эффективный способ определить и визуализировать роли и обязанности в проекте. Давайте подробно рассмотрим этапы ее создания, а также обсудим типичные ошибки, которых следует избегать. Это поможет вам лучше понять, как использовать матрицу RACI в контексте вашего собственного проекта.

Шаг 1. Определяем задачи проекта

Для примера возьмем проект по созданию нового сайта. Это сложный процесс, который включает в себя множество различных задач, и каждая из них требует определенных навыков и знаний.

Список необходимых работ может содержать следующие пункты:

• Создание концепции и структуры – определение целевой аудитории, ключевых разделов и страниц сайта.
• Дизайн – создание макетов для каждой страницы, выбор цветовой палитры, шрифтов и других компонентов интерфейса.
• Разработка – создание рабочего продукта с учетом его концепции и дизайна.
• Наполнение контентом – создание и редактирование текстов, выбор и обработка изображений, видео и других составляющих.
• Тестирование и отладка – проверка работоспособности всех функций, исправление ошибок и улучшение пользовательского опыта.
• SEO-оптимизация – анализ ключевых слов, оптимизация контента и метаданных, а также другие задачи, связанные с продвижением сайта в поисковых системах.
• Запуск и поддержка веб-ресурса – размещение сайта на хостинге, обеспечение его стабильной работы, обновление контента и другие постоянные задачи.

Важно понимать, что этот список задач является только примером и может быть расширен или изменен в зависимости от специфики конкретного проекта.

Шаг 2. Определяем участников проекта

Далее переходим к определению участников проекта – это процесс подбора специалистов, которым будут назначены роли и обязанности с учетом их профессиональных навыков.

Для создания сайта могут понадобиться такие специалисты:

• Менеджер проекта – это ключевой участник, ответственный за общую координацию проекта и управление его ресурсами.
• Дизайнер – специалист, ответственный за визуальное оформление сайта.
• Разработчик – технический специалист, который создает рабочий веб-ресурс на основании предложенного дизайна.
• Контент-менеджер – специалист по созданию и редактированию контента для сайта.
• Специалист по SEO – ответственный за оптимизацию сайта для продвижения в поисковых системах.
• Тестировщик – специалист, который проводит отладку и тестирование сайта на наличие ошибок и проблем.
• Техническая поддержка – команда, которая обеспечивает стабильную работу сайта после его запуска.

С учетом выбранных задач и участников можно создать матрицу RACI:

Шаг 3. Распределяем роли

Когда задачи и участники проекта определены, можно переходить к распределению обязанностей с использованием принципов матрицы RACI.

На этом шаге нужно заполнить таблицу, определив роли для каждого участника согласно его задачам:

• «R» (Responsible);
• «A» (Accountable);
• «C» (Consulted);
• «I» (Informed).

Заполненная таблица будет выглядеть следующим образом:

В этой матрице отображена вся необходимая информация о выполнении проекта:

• исполнители каждой конкретной задачи (R);
• лица, которые отвечают за успешное выполнение задач (A);
• специалисты, которые будут предоставлять консультации в ходе выполнения задач (C);
• те, кто будет следить за выполнением задач (I).

Типичные ошибки при построении матрицы ответственности RACI

При построении и использовании матрицы ответственности RACI часто возникают однотипные ошибки. Их изучение поможет избежать неприятных ситуаций и сделать работу более эффективной:

• Отсутствие ответственных (R) за задачи. Для каждой задачи обязательно должен быть указан как минимум один ответственный. В противном случае задача может оказаться невыполненной.
• Избыток ответственных (R) на одну задачу. В теории одно задание могут выполнять несколько человек, но это может привести к путанице и ухудшению качества работы. Лучше всего каждую задачу доверять одному человеку. При этом сложные задания можно разделять на несколько подзадач.
• Отсутствие ответственных (A) за результат. Если для задачи не указан ответственный, это может привести к тому, что работа будет выполнена некачественно или невовремя.
• Слишком много информируемых (I). Информирование большого числа людей может привести к появлению лишней информации и снижению эффективности коммуникации.
• Неправильное использование ролей «C» и «I». Важно помнить, что роль «C» предполагает активное участие в процессе, в то время как «I» означает только осведомленность о ходе выполнения задачи.
• Отсутствие регулярного обновления матрицы RACI. В процессе выполнения проекта могут возникнуть новые задачи, а роли участников могут измениться. Важно регулярно обновлять матрицу, чтобы она отражала актуальное состояние проекта.
• Создание матрицы без участия команды. Разработка матрицы RACI – это коллективный процесс, который должен быть согласован со всеми участниками проекта. Если ее создает один человек, это может привести к недопониманию и конфликтам в команде. К тому же, профильные специалисты могут предложить свой взгляд на проект и помочь выявить потенциальные проблемы.

Построение эффективной матрицы ответственности RACI требует не только знаний и умений, но и активного участия всей команды. Использование этого инструмента помогает учесть возможные нюансы и предотвратить ошибки. Чем точнее распределены задачи и обязанности, тем больше вероятность успешного выполнения проекта. 

Читайте также

Этапы оценки проекта: основные принципы и полезные инструменты

Гибридный формат работы: плюсы и минусы