Слаженное взаимодействие членов команды – основа успешного бизнеса. Когда люди открыто делятся идеями, свободно дают обратную связь и поддерживают друг друга в работе, компания обретает устойчивость и в то же время – гибкость. Это помогает бизнесу развиваться и сохранять конкурентоспособность.
Команда корпоративного мессенджера Compass подготовила несколько советов, как выстроить коммуникации так, чтобы они усиливали работу компании и помогали раскрыть потенциал ее сотрудников.
Принципы взаимодействия в команде
Взаимодействие в успешных командах строится на простых, но важных принципах:
- Члены команды доверяют друг другу, открыто обсуждают проблемы и смело предлагают новые решения.
- Мнение сотрудников важно – руководитель их слышит и ценит.
- Коллеги обмениваются обратной связью по всем ключевым вопросам.
- Сотрудники соблюдают этику делового общения.
- У команды есть удобные инструменты для быстрого обмена информацией на всех уровнях, включая руководство компании.
В такой атмосфере люди чувствуют себя комфортно и не боятся проявить инициативу. Они вовлечены в жизнь компании, заботятся о ее интересах и работают с самоотдачей.
Но в реальности часто бывает не так. Разберемся в причинах этого и рассмотрим, какие конкретные шаги можно предпринять, чтобы улучшить ситуацию.
Почему сотрудники пассивны или закрыты
Зачастую компании сталкиваются с проблемой закрытости сотрудников – когда они не проявляют инициативу, работают строго в рамках должностных обязанностей, не делятся идеями или неохотно высказывают свое мнение. Этот подход лишает бизнес свежих мыслей, тормозит решение вопросов и мешает саморазвитию членов команды.
Такая ситуация может возникнуть по разным причинам:
- В компании не придерживаются этики делового общения, и высказывать свои мысли – просто небезопасно, так как последствия непредсказуемы.
- У менеджеров компании слишком авторитарный стиль руководства.
- В коллективе нет выстроенной культуры и привычки обмениваться мыслями – менеджеры не спрашивают мнение сотрудников и не делятся своими планами.
- В организации не принято давать обратную связь – ни положительную, ни отрицательную.
- Инициативы со стороны сотрудников не находят отклик у руководителя.
- У людей нет среды, которая поощряет взаимодействие и сотрудничество – каждый работает «сам по себе».
И если изменить авторитарный стиль руководства достаточно сложно, то на все остальные причины можно повлиять. Рассмотрим пять советов, которые помогут выстроить эффективную коммуникацию в команде.
5 советов для построения коммуникации в команде
1. Создайте безопасную среду для открытого общения
Безопасная среда – это атмосфера, в которой люди чувствуют себя комфортно и могут высказывать свои идеи без страха осуждения. Они свободно обмениваются мыслями – так появляется больше разнообразных точек зрения, что в итоге помогает принимать грамотные управленческие решения.
Вот несколько рекомендаций, как создать такую безопасную среду:
- Поощряйте свободное выражение мыслей – задавайте сотрудникам вопросы и благодарите за ответы на них.
- Делитесь своими мыслями и планами компании, открыто обсуждайте управленческие решения – и позитивные, и негативные стороны.
- Сокращайте дистанцию между руководителями и подчиненными. Чем чаще руководство и члены команды общаются между собой напрямую, тем больше взаимопонимания и доверия в коллективе.
- Предоставьте сотрудникам пространство для выражения своих мыслей – это могут быть ежемесячные встречи с руководством, ежедневные совещания команды, чаты в корпоративном мессенджере для обсуждения возникающих проблем, целей и задач.
Чем чаще руководитель транслирует мысль, что коммуникации важны и нужны, а мнение членов команды – значимо и ценно для бизнеса, тем быстрее сформируется безопасная и эффективная рабочая атмосфера.
2. Договоритесь о правилах делового общения
Стиль общения в команде может быть разным – и строгим, и неформальным. Но в любом случае стоит помнить об этике делового общения. Она предполагает:
- взаимное уважение членов команды;
- дружелюбность и доброжелательность;
- пунктуальность и точность;
- разумную субординацию.
Важно запретить выяснение отношений на повышенных тонах, какой бы ни была проблема. Конфликты должны решаться только путем конструктивного диалога.
Опишите эти правила в регламенте – он может стать частью внутренней политики компании. Важно, чтобы этот регламент соблюдали не только рядовые сотрудники, но и высшее руководство.
3. Стимулируйте командную работу
Командная работа сближает сотрудников, повышает уровень доверия в коллективе и помогает людям раскрыться.
Важно помнить, что не все готовы сразу публично делиться своими мыслями. Поэтому стоит использовать разные форматы командной работы, которые позволят мягко и экологично научить людей высказывать свои идеи. Это могут быть:
- мозговые штурмы и воркшопы для решения конкретных бизнес-задач;
- дизайн-сессии для поиска новых идей и нестандартных решений;
- круглые столы, семинары и лекции – для обмена знаниями;
- неформальное общение – коллективный отдых, корпоративы, спортивные челленджи, совместное празднование дней рождений сотрудников;
- командное обсуждение вопросов в корпоративном мессенджере.
Чем больше люди взаимодействуют друг с другом, тем проще обсуждать проблемные вопросы в работе или предлагать новые нестандартные идеи.
Кроме того, продуктивная работа в команде базируется на чувстве общности между людьми. Сотрудники, которым одиноко или некомфортно, работают менее эффективно и чаще увольняются. То есть у командной работы множество плюсов.
4. Поощряйте инициативу
Поощрять инициативность и самостоятельность сотрудников можно разными способами.
Через сбор новых идей
Стимулируйте команду к предложению новых идей. Дайте людям задачу или вопрос, решение которого хотите найти, и объявите сбор идей по нему. Авторов лучших решений обязательно нужно будет наградить. Это замотивирует сотрудников к активному участию в конкурсе идей в будущем.
Сбор идей можно проводить не разово, а на постоянной основе. Создайте чат в корпоративном мессенджере и попросите коллег отправлять в него все мысли по улучшению рабочих процессов, которые им кажутся полезными. Так поучаствовать в сборе инициатив смогут даже самые застенчивые из сотрудников.
Через особый формат работы
Можно поддержать самостоятельность членов команды через особый формат работы. Попросите сотрудников сразу предлагать варианты решения вопросов, когда они обращаются к руководителю. Даже если эти варианты руководителя не устроят, он будет знать, что человек подумал над проблемой и пришел подготовленным.
Если использовать такой прием при общении в корпоративном мессенджере, то это значительно ускорит работу. Попросите ваших сотрудников писать запросы в таком формате:
- описание проблемы;
- пронумерованные варианты решений;
- номер варианта, который кажется самым подходящим самому сотруднику.
Тогда в ответ руководитель сможет прислать одну цифру с номером подходящего ответа. Этот подход полезен и для команды – каждый сотрудник сможет посмотреть на ситуацию со стороны руководителя и будет учиться сам принимать решения.
5. Обменивайтесь обратной связью
Обратная связь – это двухсторонний процесс. Ее можно не только давать другим, но и запрашивать для себя. Тогда она принесет максимальную пользу.
Обратную связь можно давать по разным поводам:
- по итогу работы человека за период;
- по результатам конкретного проекта;
- по подготовленным файлам, например, презентациям, макетам, аналитическим документам;
- по итогу события – совещания или встречи с клиентом и так далее.
Значение обратной связи сложно переоценить. Поддерживающий фидбек вдохновляет и мотивирует сотрудников. Корректирующая обратная связь помогает человеку развиваться и улучшает его работу. А обратная связь в формате саморефлексии, то есть формулировании мыслей по какому-либо вопросу, поможет лучше разобраться в теме и усвоить информацию.
Например, приучите сотрудников давать короткий фидбек после каждой встречи или созвона – пусть зафиксируют три самых важных момента:
- что полезного получилось узнать на встрече;
- какие планы у команды по проекту;
- какие первоочередные задачи сотрудника по этому проекту.
Этот список можно отправлять руководителю или писать его в отдельный чат по проекту. Так члены команды лучше запомнят информацию и будут развивать самостоятельность, ведь каждый из них сформулирует свои задачи и обозначит их сроки.
Заключение
Выстроить в команде такое взаимодействие, которое будет усиливать работу компании, и раскрывать потенциал ее сотрудников, вполне реально. Для этого необходимо создать безопасную среду для открытого общения, стимулировать командную работу и поддерживать инициативу сотрудников.
Комментарии