Мессенджеры – современный способ коммуникации, перекочевавший из социальных сетей. И если в последнем случае акцент делался на фотографиях, поиске друзей и прочей активности, то мессенджеры созданы в первую очередь для быстрого общения. Сегодня практически все компании используют подобные программы, создавая рабочие чаты, взаимодействуя напрямую с сотрудниками и решая междугородние вопросы.
Наиболее популярные мессенджеры – Viber, WhatsApp и Telegram. Безусловно, подобных программ куда больше, однако именно перечисленные выше чаще всего используются организациями в коммерческих целях. Viber и WhatsApp вовсе имеют отдельные бизнес-приложения. Telegram активно развивает возможности каналов и настройки приватности, помогая руководителям лучше контролировать работу подчиненных.
Однако по-настоящему профессиональным решением будет корпоративный мессенджер Slack. С самого старта он был ориентирован на бизнес-отрасли, и с тех пор постоянно дополняется новыми функциями. Почему немало компаний выбирают Slack и как им пользоваться? Давайте разбираться!
Почему электронный адрес – устаревший метод
Общение внутри компании ассоциируется в первую очередь с корпоративной почтой. Долгое время электронные адресаты считались эталоном передачи информации между сотрудниками. Однако чем больше данных образовывалось, тем быстрее нужно было их доставлять. К тому же страдала читаемость и разборчивость сообщений.
Почтовое письмо передается по кругу с сохранением всей переписки и в конце концов превращается в длинное «полотно». Также работники зависимы от установленного клиента и структуры хранения писем: чаще всего сотрудники «сваливают» сообщения в одну папку, не сортируя их по темам.
Из-за этого сложно взаимодействовать с конкретным отделом, так как либо используется общая почта, и сообщения все равно проходят через общий канал, либо необходимо вносить адреса в контакты, что также не всегда удобно.
Через почту сложно вести быстрые переписки. Часто руководители просят подчиненных отправлять готовые письма с максимально изложенной информацией. Это усложняет коммуникацию и скорость ответа. В свою очередь мессенджер позволяет транслировать мысли сразу, не опасаясь за неполноценность и недостоверность, ведь решения принимаются буквально за секунды.
Хотя электронное письмо видно всем участникам внутренней сети, специалист не может сразу включиться в переписку. Чаты в мессенджерах предоставляют равный доступ к диалогу, и любой сотрудник легко вписывается в разговор.
Преимущества Slack перед другими мессенджерами
Однако даже «традиционные» мессенджеры имеют ряд недостатков, мешающих решать бизнес-задачи. В первую очередь страдает структура: общий чат может быть завален сообщениями, среди которых сложно искать нужную информацию, а разделение на отдельные каналы усложняет коммуникацию между сотрудниками.
Slack ориентируется на грамотную иерархию, похожую на форум. Последнее время бесплатные мессенджеры подхватили подобную функциональность (тот же Telegram позволяет закреплять сообщения и устраивать опросы), однако Slack вывел подобный формат на новый уровень.
К тому же команда разработчиков Slack крайне быстро реагирует на обращения. В компании работает более 1500 сотрудников, которые оперативно отвечают на запросы в поддержку. Если вы заметили ошибку или недоработку, в ближайшем обновлении это обязательно исправят.
Стоит учитывать, что Slack больше подходит среднему и крупному бизнесу, так как большинство инструментов мессенджера ориентированы на большую команду. Поэтому перед знакомством с сервисом разберитесь, нужна ли вам подобная функциональность (хотя существует и бесплатная версия с некоторыми ограничениями).
Также компании, которые принимают решения на уровне руководства или ответственных за отделы, не смогут эффективно использовать Slack.
Как установить Slack
Интеграция Slack проста и понятна любому пользователю. Перейдя по ссылке, вы попадете на официальную страницу загрузки приложения. Программа доступна для Windows, Linux и macOS (сайт сам определит ОС устройства), а также мобильные операционные системы Android и iOS (приложение доступно в Google Play и AppStore).
После загрузки необходимо создать учетную запись. Процесс регистрации ничем не отличается от любого другого сервиса (к сожалению, пока русский язык недоступен): можно либо авторизоваться через Google, либо указать собственный электронный адрес. После этого придет письмо с шестизначным кодом, который нужно ввести в форму. Далее заполняйте личные данные и следуйте инструкции, которая настроит вашу первую группу.
Активным интернет-пользователям интерфейс и остальные процессы будут понятны: дизайнеры удобно распределили функциональность и рабочие окна. На самом деле, Slack имеет не так много параметров, поэтому рассматривать каждый нет смысла. Ключевая «фишка» мессенджера – группы и каналы, которые можно тонко настраивать и полноценно администрировать.
Возможности каналов
Сотрудникам необязательно приобретать премиум-аккаунт, однако за 6,67 долларов в месяц открываются групповые звонки, полноценная история, а также снимаются некоторые лимиты. Так как это корпоративный мессенджер, основные действия предпринимает главный администратор, приглашающий сотрудников либо по прямой ссылке, либо через внутренний интерфейс.
Конечно, сотрудники могут отправлять и личные сообщения, просто введя никнейм в поиск. Но особенность Slack – прозрачные обсуждения, поэтому администратор должен создать как можно больше каналов с общими и конкретными темами, где работники могли бы обсуждать важные вопросы между собой.
Slack имеет множество дополнений, упрощающих некоторые задачи. Среди них и боты, отслеживающие дни рождения, и полный инструментарий от Google, и интеграция с Trello, и множество других приложений.
Внутри самого канала (чата) много инструментов для полноценного ведения диалога. К ним относятся:
- пинги по уникальному имени (@name);
- уникальные уведомления от конкретных каналов;
- для программистов доступен цветной синтаксис;
- быстрые переключения между чатами с помощью команд;
- drag-n-drop и загрузка через HTTPS, предпросмотр файлов и ссылок;
- редактирование сообщений;
- локальный часовой пояс каждого пользователя.
Нюансы работы со Slack
Первый запуск Slack редко обходится без приключений. Офис, использующий непроизводительные компьютеры, может провисать из-за большой нагрузки: мессенджер отличается «прожорливостью» оперативной памяти (особенно на Linux). Поэтому перед массовой интеграцией оцените возможности устройств.
После запуска каналов важно четко определить поступающий через них контент. Часто работники, привыкшие общаться через почту, путают коллег, отправляя информацию то по электронному адресу, то через мессенджер. Поэтому необходимо сразу договориться, какие данные проходят через почту, а какие обсуждаются в Slack.
Сотрудники могут игнорировать треды и общаться в личке. Это не соответствует корпоративной этике, а также усложняет решение вопросов. Для общего обсуждения существует Trello: этот сервис выставляет задачи на обозрение всех работников. Однако без экспериментов не обойтись, потому что избыточные сообщения в Trello с последующим переводом в Slack могут перегрузить клиент уведомлениями.
Администратору необходимо досконально разобраться в дополнительных приложениях, так как они значительно упростят работу. В первые недели могут возникать проблемы, но со временем сотрудники по достоинству оценят расширенную функциональность мессенджера.
Однако не стоит перегибать палку. Я уже отмечал, что важно установить разграничения между Slack и другими источниками связи. Ко всему прочему нужно грамотно создавать чаты и треды: огромное число каналов и бесконечное «рождение» топиков с идентичными вопросами только усложнит работу.
Также следует помнить, что Slack – это мессенджер, поэтому не нужно решать через него задачи, не подходящие под функциональность сервиса. Например, компания может определить, что внешнее общение с заказчиками будет эффективнее через официальную почту.
Недостатки Slack
Не все в восторге от работы с корпоративным мессенджером. И правда, некоторые особенности сервиса могут не подойти даже крупным компаниям.
Производительность – самая слабая сторона клиента. До скорости работы Telegram сервису еще далеко. Если не хватает оперативной памяти, то софтом будет очень тяжело пользоваться. Интересно, что устанавливаемая программа всего лишь веб-приложение, упакованное в оболочку; возможно, именно поэтому хорошая оптимизация отсутствует.
Кроме того, Slack предлагает довольно высокие тарифы. Несмотря на это, бесплатная версия не имеет ограничений на количество пользователей.
Серьезный недостаток – невозможность использования собственного хостинга. По сути, принцип работы Slack ничем не отличается от бесплатных мессенджеров, проводящих операции на своих серверах. И если Rocket.Chat предлагает серверное приложение, которое можно развернуть на личном хостинге, то работа в Slack полностью под контролем дата-центров сервиса.
Кстати, хоть бесплатный аккаунт и не имеет ограничений на количество пользователей, в расчете на канал все же существует лимит в 8462 человека.
Заключение
Компаниям, имеющим большой штат сотрудников и несколько отделов, рано или поздно придется перейти на корпоративный мессенджер. На данный момент Slack – наиболее простой и понятный сервис, который несложно запустить в любом офисе.
Однако не стоит спешить переключать всю команду на мессенджер: Slack имеет ряд недостатков и особенностей, поэтому стоит тщательно подойти к выбору внутренней коммуникации.
Комментарии