Как перевести компанию или команду на удаленную работу

Даже небольшая компания при переходе на удаленную работу может столкнуться с проблемами. Как их избежать, к каким трудностям готовиться и какие инструменты выбрать – разбираемся в этой статье.

Этапы перехода на удаленку

У каждой компании будет своя история перехода. Влияет сфера деятельности и то, как изначально были выстроены процессы. Но отдельные этапы актуальны для всех. 

1. Разделение сотрудников по направлениям

Это помогает понять, кого первым отправить на удаленку, чтобы отработать процессы, а кого – чуть позже. Например, разработчики, дизайнеры, маркетологи, продажники обычно уже адаптированы к удаленной работе или могут очень быстро на нее перейти. 

Разделение на группы понадобится позже, при настройке доступов и определении потребностей. Например, маркетологам и продажникам будет нужен доступ к CRM, а разработчикам достаточно менеджера задач, подключения к репозиторию и нескольких коммуникационных каналов.

2. Формулирование правил удаленной работы

Правила нужны для того, чтобы качество работы не снизилось из-за изменения формата. Обычно оговаривают:

• Рабочие часы – время, когда сотрудники могут связываться друг с другом. Необязательно всем быть на месте к 10 утра. Удаленка позволяет работать асинхронно, но лучше заранее договориться, когда рабочие часы будут совпадать у всех, кто работает в связке.

• Основное место коммуникации. Например, все рабочие вопросы решаются в Slack, неформальные чаты – в Telegram.

• Правила проведения видеозвонков. К ним относятся планирование созвонов, выбор площадки, поведение на видеовстречах (например, обязательно включать камеру или можно без нее).

Политика удаленной компании не должна быть высечена в камне. Правила могут и должны меняться. Главное, чтобы сотрудникам было комфортно выполнять свои обязанности, тогда и качество работы должно как минимум сохраниться.

Есть еще законодательные требования, но здесь мы их рассматривать не будем. 

3. Определение потребностей и настройка рабочего окружения

Самый сложный и объемный этап – настройка рабочего окружения на удаленке. Здесь приходит на помощь разделение сотрудников на группы.

Например, разработчикам нужно предоставить оборудование с развернутой средой или дать возможность развернуть среду самостоятельно на своем компьютере. Еще им понадобится доступ к менеджеру задач и репозиторию. Это минимальный набор, который может разрастаться до бесконечности.

Маркетологи, продажники, управленцы тоже обычно пользуются инструментами, которые легко развернуть на любом устройстве. 

Куда сложнее разобраться со службами, связанными с документацией. Бухгалтерия и документооборот потребуют больше всего внимания. Кроме автоматизации всего, что можно автоматизировать, придется подумать и об изменении процессов. 

На удаленке нельзя пригласить сотрудника в юридический отдел, чтобы он подписал соглашение об обработке персональных данных. Нужно либо отправлять документы курьером, либо настраивать всем электронные подписи. 

Сложность в том, что некоторые процессы регулируются не только внутренними нормативными актами или традициями компании, но и законодательством. Разработчики могут собраться и решить, что GitHub лучше, чем GitLab. Бухгалтерия не может взять и отправить отчеты в налоговую в той форме, которая кажется им более удобной. 

4. Обеспечение безопасности

Работа, которая не прекращается никогда – сохранение безопасности. Минимальный уровень – корпоративные аккаунты, которые может создавать ограниченное число сотрудников. Обязательная настройка двухфакторной аутентификации. Контроль и выдача доступов только по требованию. После увольнения сотрудника – немедленное отключение аккаунта и отзыв всех доступов.

Какие бывают трудности

Трудности при переходе на удаленную работу можно разделить на несколько групп.

Законодательные

У регулирования дистанционной работы есть свои особенности. Например, сотрудники должны написать заявление о переходе на удаленку. На его основании заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. 

Вместо трудового договора могут использоваться другие форматы сотрудничества. Например, договор возмездного оказания услуг. В любом случае на компанию ложится бремя правильного оформления отношений с работниками.

Технические

Здесь трудности делятся на две группы: связанные с «железом» и безопасностью. Компании приходится:

• Приобретать дополнительную технику, чтобы оборудовать рабочие места сотрудников: ноутбуки, микрофоны, наушники, токены для удаленного доступа.

• Устанавливать необходимое для работы ПО.

• Обеспечивать качественную связь.

• Настраивать доступы и следить за безопасностью.

Сотрудники могут пользоваться своим оборудованием. В таком случае они вправе требовать возмещения расходов.

Человеческие

На удаленке меняется культура рабочей коммуникации. У руководителей больше нет возможности заглянуть в кабинет, чтобы посмотреть, чем занимаются подчиненные. Приходится использовать другие формы контроля: например, совместно ставить цели, оговаривать сроки и проверять, достигнут ли результат.

При удаленном общении очень важным становится умение доходчиво объяснять, особенно в текстовом виде. Все договоренности обязательно фиксируются в общем пространстве.

Возникают и персональные проблемы. Сотрудники с разной скоростью привыкают к удаленному формату, который требует высокой самоорганизованности. Первое время производительность может упасть. Есть и те, кому удаленка не подходит принципиально – например, если дома нет места, где можно спрятаться от бытового шума, чтобы спокойно поработать.

Сервисы, которые помогут организовать удаленную работу

С переходом на удаленку приходится менять рабочие инструменты. Больше не получится писать задачи на доске в опенспейсе или криком созывать коллег в переговорку. Настроить процессы и коммуникацию помогают разные сервисы. 

Управление и планирование

Чтобы управлять командой и планировать работу, нужно единое пространство с планами, задачами, результатами. Создать его помогут доски в Trello. Это популярный инструмент для организации командной работы над проектами.

Разработчики в качестве менеджера задач обычно используют Jira. Это сервис, который помогает автоматизировать рутину, вести аналитику, тестировать приложения в изолированной среде, отслеживать релизы.

В командной работе важно также планирование встреч. С этим поможет Google Calendar. В нем можно смотреть, когда у коллег есть свободное время.

Для более удобного планирования можно использовать сервис Lovi.Link. Он помогает сторонам выбирать удобные дату и время, умеет автоматически создавать встречи в Google Meet и Zoom.

Коммуникации

Перекидываться комментариями можно и через менеджеры задач, но для полноценной рабочей коммуникации требуется электронная почта, мессенджеры и сервисы для проведения видеовстреч.

Во многих компаниях для общения используют закрытые чаты в Telegram. Но если чатов становится слишком много, возможно, стоит перейти на Slack. Это корпоративный мессенджер, в котором можно создать закрытое рабочее пространство. Большой плюс Slack – интеграция сторонних сервисов. Например, можно связать его с Jira и автоматически создавать тикеты.

Для видеовстреч обычно используют бесплатный Google Meet или Zoom (бесплатная версия с ограничениями). 

Совместная работа

Для хранения документации (например, базы знаний или инструкции для онбординга новых сотрудников) тоже требуется общее рабочее пространство. IT-компании часто создают его в Notion. Это платформа для совместной работы, которая представляет собой универсальное пространство для ведения заметок, а также управления проектами и задачами.

Отдельные документы можно создавать и хранить в сервисах Google: Drive, Docs, Sheets.

Читайте также: 10 сервисов для эффективного тайм-менеджмента