Участвуй в конкурсе сайтов
Получи профессиональную оценку сайта и
награду за дизайн, контент или технологичность

Что такое почтовый сервер и зачем он нужен

Обсудить
Что такое почтовый сервер и зачем он нужен

«Александр Андреевич, отправила отчет вам на почту».
«Коллеги, напомню, завтра новогодний корпоратив…».
«Даниил, нужны правки, комментарии по тексту — в документе».

 

Мы ежедневно обмениваемся большим количеством информации, и в рамках рабочих процессов в основном для этого используем электронную почту. Мы делимся с коллегами полезными сведениями, отправляем документы, файлы и служебные записки, согласовываем время встреч… Справляются ли с этими задачами общедоступные почтовые сервисы или предпочтительнее настроить собственный почтовый сервер для организации? Поговорим обо всем этом в нашей статье.

Что такое почтовый сервер и как он работает

Представьте, что ваш друг живет в другом городе, и вы хотите поздравить его с Новым годом. Вы покупаете открытку, подписываете, вкладываете в конверт, на котором указываете почтовый адрес друга, и несете конверт в почтовое отделение. Почтовое отделение принимает конверт и отправляет его по указанному адресу. Друг получает конверт, открывает, видит открытку и радуется. 

В нашей праздничной истории роль конверта сыграл почтовый клиент (программа, в которой вы работаете с почтой). Как и конверты, почтовые клиенты есть разные: Microsoft Outlook, Thunderbird, Mailbird, TouchMail, The Bat! и т.д. На первый взгляд эпизодическая, но на самом деле значимая роль почтового отделения досталась почтовому серверу. Сервер, как и отделение почты, обрабатывает все письма, которые мы отправляем и получаем. Вот несколько популярных почтовых серверов: Gmail (почта от Google), Яндекс, Mail.ru.

Почтовый сервер — это программа, которая передает сообщения от одного компьютера к другому.

Для отправки и получения писем используются определенные протоколы:

  • Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Отправляет письмо почтовому серверу.
  • Post Office Protocol 3 (POP3). Принимает письмо от почтового сервера и передает получателю.
  • Internet Message Access Protocol (IMAP). Как и POP3, извлекает письмо из почтового сервера. Этот протокол более современный и удобный. Основное отличие в том, что IMAP работает с почтой непосредственно на сервере, а POP3 скачивает входящие письма с сервера и сохраняет их локально.

Так выглядит отправка сообщения от одного пользователя к другому (схема упрощенная, но позволяет визуализировать процесс):

SMTP

3 решения для организации корпоративной почты

Создать свой почтовый сервер для рассылки и сбора почты — не единственное решение. Организовать корпоративную почту можно и другими способами. Выбор способа зависит от масштабов вашего бизнеса, его направленности и бюджета, который вы готовы выделить на обслуживание почты.

Бесплатный email

Email, зарегистрированный в общедоступном почтовом сервисе. Такой электронной почтой мы обычно пользуемся в повседневной жизни: для личной переписки, подписки на рассылки, регистрации в различных сервисах и т.д. Ящик имеет вид: mail@yandex.ru, mail@gmail.com, mail@mail.ru и т.д.

Плюсы:

  • простой и функциональный интерфейс;
  • бесплатное пользование сервисом;
  • отсутствие необходимости настройки ресурсных записей (но если вы хотите применить свои настройки, то этот пункт из плюса перерастает в минус).

Минусы:

  • ограниченная почтовая квота (это дисковое пространство на сервере, выделенное под вашу почту);
  • большинство красивых имен занято (например, вида имя + фамилия);
  • сложно подчеркнуть бренд или обозначить принадлежность почтового ящика к определенной компании;
  • небезопасно (например, при увольнении сотрудник может сменить пароль к почтовому ящику, с которым он работал, а компания потерять доступ к важным данным).

Почта на домене

Вы можете зарегистрировать домен, созвучный названию вашей компании, и использовать его для создания почтовых ящиков в любом сервисе, который предоставляет услугу почты на домене. Так, имя почтового ящика будет оканчиваться названием компании, а начинаться с чего угодно: с названия отдела, фамилии и имени сотрудника и т.д. Ящик имеет вид: mail@yourdomain.ru

Плюсы:

  • большинство сервисов предоставляет услугу почты бесплатно, вы оплачиваете только обслуживание домена;
  • работа с корреспонденцией как в web-интерфейсе, так и любом удобном почтовом клиенте;
  • широкий функционал, доступный сразу после создания почтового ящика: антиспам, увеличение почтовой квоты, настройка фильтров, переадресации, сбора почты и т.д.

Минусы:

  • отсутствие возможности тонкой настройки сервера «под себя»;
  • при возникновении сбоев в работе сервера вы не можете повлиять на их устранение.

Персональный почтовый сервер

Это как почта для домена, которая описана в предыдущем пункте, только расширенная версия — вы настраиваете не только домен, но и сам сервер. 

Плюсы:

  • гибкая настройка сервера под свои нужды: резервное копирование, ограничение доступа, правила пересылки и удаления писем, белые и черные списки и т.д.
  • мониторинг работы почтового сервера и доступ к логам (например, если письмо не будет доставлено, вы сможете найти причину и решить проблему);
  • контроль работы и надежности сервера.

Минусы:

  • материальные расходы на покупку или аренду необходимого оборудования;
  • технические знания (для настройки сервера понадобится специалист с навыками администрирования Linux или Windows Server).

Работа почтового сервера

Каким компаниям необходим почтовый сервер

Имея представление о том, что такое почтовый сервер и для чего он нужен, уже можно сделать вывод, нуждается ли ваша компания в нем. В первую очередь важно определить, какую роль играет почта в ваших рабочих процессах, оценить предполагаемую нагрузку на почту, а также сколько средств и времени вы можете потратить на реализацию проекта. 

Стоит обратить внимание и на количество сотрудников компании. К примеру, для небольшого коллектива из 10-20 человек я рекомендую создать почту на домене, расположив ее на серверах почтового сервиса или хостинга. Почему не стандартная почта? Потому что электронный адрес с уникальным доменом положительно влияет на репутацию компании, вызывает большее доверие и проще запоминается. Он также позволяет руководителю держать под контролем работу отделов. Среди видов корпоративной почты почтовый сервер больше подходит для средних и крупных организаций.

Комментарии

С помощью соцсетей
У меня нет аккаунта Зарегистрироваться
Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я даю согласие на обработку своих персональных данных, указанных в форме регистрации.
С помощью соцсетей
У меня уже есть аккаунт Войти
Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я даю согласие на обработку своих персональных данных, указанных в форме регистрации.
Инструкции по восстановлению пароля высланы на Ваш адрес электронной почты.
Пожалуйста, укажите email вашего аккаунта
Ваш баланс 10 ТК
1 ТК = 1 ₽
О том, как заработать и потратить Таймкарму, читайте в этой статье
Чтобы потратить Таймкарму, зарегистрируйтесь на нашем сайте