«Александр Андреевич, отправила отчет вам на почту».
«Коллеги, напомню, завтра новогодний корпоратив…».
«Даниил, нужны правки, комментарии по тексту — в документе».
Мы ежедневно обмениваемся большим количеством информации, и в рамках рабочих процессов в основном для этого используем электронную почту. Мы делимся с коллегами полезными сведениями, отправляем документы, файлы и служебные записки, согласовываем время встреч… Справляются ли с этими задачами общедоступные почтовые сервисы или предпочтительнее настроить собственный почтовый сервер для организации? Поговорим обо всем этом в нашей статье.
Что такое почтовый сервер и как он работает
Представьте, что ваш друг живет в другом городе, и вы хотите поздравить его с Новым годом. Вы покупаете открытку, подписываете, вкладываете в конверт, на котором указываете почтовый адрес друга, и несете конверт в почтовое отделение. Почтовое отделение принимает конверт и отправляет его по указанному адресу. Друг получает конверт, открывает, видит открытку и радуется.
В нашей праздничной истории роль конверта сыграл почтовый клиент (программа, в которой вы работаете с почтой). Как и конверты, почтовые клиенты есть разные: Microsoft Outlook, Thunderbird, Mailbird, TouchMail, The Bat! и т.д. На первый взгляд эпизодическая, но на самом деле значимая роль почтового отделения досталась почтовому серверу. Сервер, как и отделение почты, обрабатывает все письма, которые мы отправляем и получаем. Вот несколько популярных почтовых серверов: Gmail (почта от Google), Яндекс, Mail.ru.
Почтовый сервер — это программа, которая передает сообщения от одного компьютера к другому.
Для отправки и получения писем используются определенные протоколы:
- Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Отправляет письмо почтовому серверу.
- Post Office Protocol 3 (POP3). Принимает письмо от почтового сервера и передает получателю.
- Internet Message Access Protocol (IMAP). Как и POP3, извлекает письмо из почтового сервера. Этот протокол более современный и удобный. Основное отличие в том, что IMAP работает с почтой непосредственно на сервере, а POP3 скачивает входящие письма с сервера и сохраняет их локально.
Так выглядит отправка сообщения от одного пользователя к другому (схема упрощенная, но позволяет визуализировать процесс):
3 решения для организации корпоративной почты
Создать свой почтовый сервер для рассылки и сбора почты — не единственное решение. Организовать корпоративную почту можно и другими способами. Выбор способа зависит от масштабов вашего бизнеса, его направленности и бюджета, который вы готовы выделить на обслуживание почты.
Бесплатный email
Email, зарегистрированный в общедоступном почтовом сервисе. Такой электронной почтой мы обычно пользуемся в повседневной жизни: для личной переписки, подписки на рассылки, регистрации в различных сервисах и т.д. Ящик имеет вид: mail@yandex.ru, mail@gmail.com, mail@mail.ru и т.д.
Плюсы:
- простой и функциональный интерфейс;
- бесплатное пользование сервисом;
- отсутствие необходимости настройки ресурсных записей (но если вы хотите применить свои настройки, то этот пункт из плюса перерастает в минус).
Минусы:
- ограниченная почтовая квота (это дисковое пространство на сервере, выделенное под вашу почту);
- большинство красивых имен занято (например, вида имя + фамилия);
- сложно подчеркнуть бренд или обозначить принадлежность почтового ящика к определенной компании;
- небезопасно (например, при увольнении сотрудник может сменить пароль к почтовому ящику, с которым он работал, а компания потерять доступ к важным данным).
Почта на домене
Вы можете зарегистрировать домен, созвучный названию вашей компании, и использовать его для создания почтовых ящиков в любом сервисе, который предоставляет услугу почты на домене. Так, имя почтового ящика будет оканчиваться названием компании, а начинаться с чего угодно: с названия отдела, фамилии и имени сотрудника и т.д. Ящик имеет вид: mail@yourdomain.ru
Плюсы:
- большинство сервисов предоставляет услугу почты бесплатно, вы оплачиваете только обслуживание домена;
- работа с корреспонденцией как в web-интерфейсе, так и любом удобном почтовом клиенте;
- широкий функционал, доступный сразу после создания почтового ящика: антиспам, увеличение почтовой квоты, настройка фильтров, переадресации, сбора почты и т.д.
Минусы:
- отсутствие возможности тонкой настройки сервера «под себя»;
- при возникновении сбоев в работе сервера вы не можете повлиять на их устранение.
Персональный почтовый сервер
Это как почта для домена, которая описана в предыдущем пункте, только расширенная версия — вы настраиваете не только домен, но и сам сервер.
Плюсы:
- гибкая настройка сервера под свои нужды: резервное копирование, ограничение доступа, правила пересылки и удаления писем, белые и черные списки и т.д.
- мониторинг работы почтового сервера и доступ к логам (например, если письмо не будет доставлено, вы сможете найти причину и решить проблему);
- контроль работы и надежности сервера.
Минусы:
- материальные расходы на покупку или аренду необходимого оборудования;
- технические знания (для настройки сервера понадобится специалист с навыками администрирования Linux или Windows Server).
Каким компаниям необходим почтовый сервер
Имея представление о том, что такое почтовый сервер и для чего он нужен, уже можно сделать вывод, нуждается ли ваша компания в нем. В первую очередь важно определить, какую роль играет почта в ваших рабочих процессах, оценить предполагаемую нагрузку на почту, а также сколько средств и времени вы можете потратить на реализацию проекта.
Стоит обратить внимание и на количество сотрудников компании. К примеру, для небольшого коллектива из 10-20 человек я рекомендую создать почту на домене, расположив ее на серверах почтового сервиса или хостинга. Почему не стандартная почта? Потому что электронный адрес с уникальным доменом положительно влияет на репутацию компании, вызывает большее доверие и проще запоминается. Он также позволяет руководителю держать под контролем работу отделов. Среди видов корпоративной почты почтовый сервер больше подходит для средних и крупных организаций.
Комментарии