Как бизнес-процессы в организации помогают увеличить прибыль

В этом материале разбираемся, что представляют собой бизнес-процессы в организации, как они классифицируются и какие задачи помогают решать.

Что такое бизнес-процессы предприятия

Бизнес-процессы в организации – это цепочки действий внутри компании, которые выстраиваются в соответствии с политикой предприятия и направлены на достижение поставленных целей. Они помогают компании координировать работу сотрудников, эффективно взаимодействовать с клиентами и партнерами, успешно продвигать продукт или бренд.

Хорошо продуманный и отлаженный бизнес-процесс позволяет:

поддерживать на определенном уровне либо улучшать качество производимой продукции, а также планировать расширение бизнеса или вывод продукции на другие рынки;
осуществлять разработку стандартов и регламентов работы;
снизить расходы и ускорить темпы производства;
эффективно выстроить управление работой отделов организации;
обнаружить слабые места в рабочих процессах и способствовать их устранению;
улучшает имидж предприятия и его привлекательность для инвесторов;
дает возможность обозначить зону ответственности каждого работника и обеспечивает грамотное делегирование задач;
помогает оптимизации системы контроля;
позволяют оперативно закрыть основные вакансии и обучить сотрудников;
мотивируют персонал работать лучше и повышают их вовлеченность.

Бизнес-процессы на предприятии делятся на несколько видов. К основным процессам относятся, например, производство продукта или организация продаж. Выделяют вспомогательные, поддерживающие процессы, такие как управление персоналом, логистические операции, а также техническую поддержку и ведение бухгалтерии. Тактическое, стратегическое и оперативное управление относится, соответственно, к управленческим процессам, а те, которые ориентированы на улучшение деятельности и результатов предприятия, называют процессами совершенствования.

Также бизнес-процессы разделяются по форме: они могут быть внутренними, то есть решающими задачи внутри компании, или внешними, которые нужны для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и иными сторонними лицами. Существует также классификация по функции: структурные бизнес-процессы поддерживают и оптимизируют процесс работы, а функциональные используются непосредственно для выполнения текущих задач.

При описании бизнес-процессов указывают следующие характеристики и параметры:

наименование и цель – это может быть, к примеру, «продажа первой партии нового товара»;
исполнитель или владелец – лицо, которое владеет ресурсами, управляет процессом и несет ответственность за результат;
используемые для достижения поставленных целей ресурсы;
вход – исходное сырье или данные, которые необходимы для старта;
выход – это результат проделанной работы, например, произведенные товары или оказываемые услуги.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Моделирование бизнес-процессов

Описать бизнес-процесс можно обычным текстом: создать пошаговую инструкцию с подробным указанием регламентов и стандартов выполнения всех задач. Также можно построить таблицу, в строках которой будут прописаны подпроцессы, а в столбцах – исполнители, входы и выходы.

Однако наиболее часто используется графическое описание бизнес-процессов в виде наглядной блок-схемы. Такую визуальную карту бизнес-процесса собирают как конструктор из так называемых нотаций (системы графических элементов, символов и условных обозначений для описания процессов).

Визуальная схема бизнес-процесса

Прописать бизнес-процессы в компании целесообразно на этапе создания организации. Также это имеет смысл сделать, если длительно существующий бизнес ощущает нужду в трансформации, например:

при резком росте объемов производства, когда увеличивается нагрузка на предприятие, происходит найм новых сотрудников, расширяется ассортимент продукции. Если все процессы будут описаны, действия приобретут упорядоченность и будут понятны для новых работников, что повысит эффективность управления;
при наличии производства, требующего сложных действий, которые состоят из множества этапов. Каждое такое действие должно иметь четкое описание;
если планируется открытие новых филиалов по франшизе. Описание процессов необходимо, чтобы у партнеров имелись четкие инструкции с полной детализацией процесса работы;
в процессе оптимизации финансов – для уменьшения расходов на выпуск продукции, выявления лишних трат;
при подготовке к дальнейшему развитию предприятия, расширению производства.

При описании бизнес-процессов следует соблюдать ряд правил:

Прописывайте все действия, которые нужно выполнить для получения нужного результата. Описание должно быть завершенным и содержать ответ на ключевой вопрос.
Избегайте лишних деталей, излагайте информацию кратко и лаконично с акцентом на основные моменты.
Используйте в описании бизнес-процессов только типовые нотации (стандарты IDEF3, BPMN 2.0, BPMN и другие), которые позволят прочитать и правильно интерпретировать бизнес-процесс любому человеку. Собственные обозначения создавать не стоит.
Делайте документ максимально доступным для понимания. Схема не должна быть чересчур запутанной, перегруженной и объемной. Ее должен прочесть и понять, о чем идет речь, любой сотрудник фирмы, не имеющий знаний в области аналитики.
Каждый сотрудник, который задействован в данном бизнес-процессе, должен быть указан в описании прямо. Лучше не использовать сноски, которые затрудняют поиск ответственных лиц и сопоставление их имен с задачами.

При моделировании бизнес-процессов важно выполнять последовательности операций строго в установленном порядке – это предотвращает срывы всей цепи событий. Правильно выстроенный бизнес-процесс обеспечит максимально допустимую скорость реализации, поможет найти и исключить дублирующиеся или лишние операции.

Схематическая визуализация наглядно покажет внутреннюю кухню организации, позволит легче находить наиболее уязвимые места, а также увидеть, какие действия затягивают работу во времени. Сотрудники работают намного эффективнее, когда на каждую задачу имеется четкая инструкция и прописанный алгоритм действий, также описание бизнес-процесса позволяет сократить время на адаптацию новых работников.

Анализ бизнес-процессов дает возможность определить слабые стороны и скорректировать работу, благодаря чему можно оптимизировать бизнес-процессы, решить, какие операции следует автоматизировать, дабы использовать время и способности работников более продуктивно.

Например, на одном из предприятий по производству молочной продукции при анализе управления процессами были выявлены следующие проблемы:

слишком долгая доставка товара до прилавков магазинов, из-за которой продукция доходила до покупателей несвежей, что привело к изменению отношения покупателей к бренду в худшую сторону;
простой производственного цеха, связанный с задержкой поставок молока.

В результате были сформулированы такие задачи:

уменьшить сроки доставки товара до 5 ч;
обеспечить своевременную доставку молока до цехов.

Оптимизация бизнес-процесса позволила принять меры:

был заменен поставщик молока;
приобретены дополнительные автомобили и наняты водители, что позволило оперативно отправлять продукцию.

Другой пример. На предприятии по производству деревянной мебели после проведения анализа бизнес-процессов выявились недостатки:

из жалоб клиентов стало понятно, что сроки поставки слишком большие;
производственный отдел вынужден был периодически простаивать из-за задержек поставок лакокрасочных материалов.

На основании обнаруженных проблем были поставлены следующие цели:

организовать поставку лакокрасочных материалов в срок;
ускорить изготовление и поставку готовой продукции заказчикам до указанных в договоре 10 дней.

В рамках оптимизации были предприняты меры:

компания заключила договор с другим поставщиком лакокрасочных материалов;
работников производственного отдела было решено обучить смежным операциям для временного задействования их на других участках на случай возможных простоев по различным причинам.

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

В завершение перечислим популярные программы для управления бизнес-процессами:

ELMA – BPM-система (Business Process Management System), которая позволяет упросить описание бизнес-процессов в компании, в комплект этого программного обеспечения входит дизайнер процессов. Он представляет собой простой визуальный редактор и позволяет создавать наглядные схемы работы при помощи условных обозначений нотации BPMN 2.0.

Система управления бизнес-процессами ELMA

Business Studio – система бизнес-моделирования, включающая в себя инструменты для разработки подробных моделей бизнес-процессов. Данное ПО предоставляет наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross-Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event-Driven Process Chain). Наглядные графические нотации в сочетании с параметрами процессов обеспечивают необходимую полноту описания бизнес-процессов предприятия и позволяют выпускать действительно полезную регламентирующую документацию.
Bizagi – это BPM-система, которая направлена на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Система Bizagi включает в себя 3 модуля для полноценной настройки процессов: Modeler, который является полнофункциональной средой моделирования процессов в нотации BPMN, Studio – среду разработки бизнес-процессов и Engine – среду исполнения процессов, доступную пользователям в любом браузере с любого устройства.