Аутсорсинг: что это и как работает в бизнесе

Термин «аутсорсинг» происходит от английского выражения outer source using, что можно перевести как «использование внешних источников». Он обозначает передачу компанией на основании договора определенных непрофильных функций внешнему подрядчику. В этом материале разберемся, как применяют аутсорсинг, какие функции делегируют, поговорим об особенностях выбора аутсорсинговой компании, о плюсах и минусах привлечения сторонних специалистов.

Как работает аутсорсинг

На аутсорсинг можно передавать любые функции и бизнес-процессы компании: PR, маркетинг, IT, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, а также обеспечение безопасности или питания. Не рекомендуется только делегировать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы, такие как производство продукции или оказание услуг.

Бизнес-аутсорсинг позволяет экономить ресурсы и время, помогает привлекать к процессам лучшие кадры и избегать типичных проблем, связанных с наймом. Например, фирме может быть невыгодно содержать собственную службу безопасности, вместо этого она заключает договор с каким-либо частным охранным предприятием. Таким образом, компания сможет организовать качественную охрану, сэкономив при этом ресурсы на подборе и содержании собственного отдела.

Компания-заказчик передает аутсорсинговой компании управление своими бизнес-процессами, а аутсорсер берет на себя полную или частичную ответственность за результат.

Основные причины привлечения сторонних организаций: желание компании сфокусироваться на основном направлении бизнеса, повысить производительность бизнес-процессов, улучшить качество сервиса. Также обращение к аутсорсингу актуально для стартапов, так как позволяет получить профессиональную помощь на первых этапах становления бизнеса.

Компании, относящиеся к малому и среднему бизнесу, как правило, заключают договор со сторонними организациями для делегирования немасштабных бизнес-процессов, так как наем сотрудника, к примеру, бухгалтера, повлечет затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Если оплачивать услуги сторонних специалистов выгоднее, чем содержать собственных в штате, целесообразно передать работу аутсорсерам.

Крупные компании передают аутсорсерам второстепенные функции, например, службу ресепшен или техподдержку. Вместо того чтобы нести затраты на подбор, обучение и администрирование персонала, организацию замены сотрудников на период отпусков, предприятию проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Вот основные направления аутсорсинга:

• IT-аутсорсинг — сторонним исполнителям передается поддержка, модернизация IT-инфраструктуры компании, а также разработка ПО в соответствии с техническим заданием;
• бухгалтерия и бухгалтерские функции — на аутсорсинг передается обработка первичных документов, авансовых отчетов, командировочных документов;
• кадровое делопроизводство — аутсорсинговая компания берет на себя ведение и учет трудовых книжек, оформление приема и увольнения сотрудников компании-заказчика, администрирование командировок, отпусков, подготовку различных справок и копий документов для сотрудников;
• аутсорсинг административных функций — подразумевает передачу функций ресепшена, курьерской службы, а также функций колл-центра, секретаря, закупки, продажи и маркетинга;
• передача производственных процессов — компания-заказчик делегирует аутсорсеру один либо несколько этапов производства;
• складской аутсорсинг — делегирование функций хранения, выдачи и обслуживания товара.

Организация аутсорсинга

Процесс передачи определенных функций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам начинается с определения заказчиком, какой процесс целесообразно передать исполнителю и какой результат и в какие сроки он желает получить.

На этапе подготовки к передаче процессов аутсорсеру необходимо составить техническое задание, в котором следует подробно описать передаваемый бизнес-процесс и обозначить критерии качества и допустимые отклонения. Такой документ позволит обеим сторонам понять, насколько эффективно их сотрудничество.

Далее компания-заказчик переходит к поиску и выбору надежной аутсорсинговой фирмы. Здесь важное значение имеют несколько параметров: экспертность аутсорсера и его опыт на рынке, а также отзывы других компаний о его работе.

Если аутсорсинговая компания находится в вашем городе, стоит посетить ее офис и лично встретиться с ее представителями, а при заключении договора следует обратить внимание на пункты, описывающие обязанности, ответственность и права сторон.

Непосредственно работа с аутсорсинговой фирмой происходит по следующей схеме:

1. Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию с техническим заданием.
2. Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
3. Назначенный менеджер контролирует работу, общается с заказчиком по всем вопросам и предоставляет консультации.

Компания-аутсорсер гарантирует снабжение персонала всеми необходимыми ресурсами для выполнения возложенных на него функций, соблюдение норм охраны труда и обеспечивает безопасные условия работы. Аутсорсинговая фирма ставит задачи сотрудникам и контролирует их выполнение. Также в ее обязанности входит отстранение сотрудников, нарушающих статью 76 Трудового кодекса РФ, и расследование несчастных случаев.

В обязанности менеджера проекта входит работа с персоналом: он занимается формированием команды, обучением сотрудников, организацией бесперебойной работы и необходимыми заменами. Также на него возложено повышение эффективности бизнес-процессов и подготовка отчетов о ходе работ для заказчика.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Привлекая стороннюю компанию для выполнения второстепенных задач, организация-заказчик получает множество преимуществ:

• Аутсорсинг помогает сократить затраты на работу, так как компании-заказчику не нужно оплачивать обучение сторонних сотрудников, покупать оборудование и программное обеспечение, заботиться о поддержании мотивации, а также тратиться на премии и бонусы.
• Делегирование обязанностей сторонней компании избавляет от социальных обязательств: аутсорсер сам оплатит больничные и отпуска и переведет отчисления в налоговую и различные фонды.
• К тому же снижается зависимость от обстоятельств: по условиям заключенного контракта аутсорсер обязан вовремя предоставить услуги, за счет чего работа будет выполнена к нужному сроку, даже если внештатные работники уволятся, заболеют, уйдут в декрет либо отпуск.
• Аутсорсинг позволяет повысить качество непрофильных процессов заказчика, так как у узкоспециализированной организации имеется большой опыт и лучшие ресурсы для выполнения конкретных задач: специалисты, знающие свое дело, профессиональный софт и оборудование.
• Плюсом также является возможность компании-заказчика сфокусироваться на ключевых задачах, не отвлекаясь на второстепенные, уделить больше внимания основной деятельности компании. К тому же аутсорсинг помогает сократить расходы ресурсов, которых требует менеджмент неключевых для компании процессов, а также высвобождает дополнительное время и силы HR-команды.

К минусам аутсорсинга можно отнести наличие определенных рисков. Например, можно столкнуться с недобросовестностью аутсорсинговой фирмы: если она станет задерживать зарплаты своим сотрудникам и не будет соблюдать условия договора, это может снизить качество услуг и вызовет проблемы. Кроме того, из-за передачи части своих бизнес-процессов сторонней компании под угрозой может оказаться конфиденциальность заказчика. Чтобы избежать этих рисков, не забывайте включать в договор с аутсорсером соответствующие пункты.

Заключение

Аутсорсинг позволяет оптимизировать работу компании, дает возможность экономить расходы на сотрудников и получать доступ к высококвалифицированным кадрам, избегая при этом типичных проблем, возникающих при найме работников в штат.

Прибегать к передаче бизнес-процессов сторонней организации стоит, если у компании недостаточно финансов на содержание и выплату зарплаты сотрудников всех необходимых подразделений. Аутсорсинг полезен для компаний, у которых много дополнительных направлений деятельности, для фирм, которые нуждаются в сокращении штата либо части расходов на оплату труда, а также в тех случаях, когда компания испытывает трудности с подбором персонала по некоторым специальностям.