Бережливое управление: что это такое и как его внедрить

Управление производством – сложная задача, требующая немалых затрат и ресурсов. Чтобы процесс проходил максимально эффективно, бизнес использует различные подходы. Одним из таковых является бережливое управление – Lean management.

Давайте разберемся, что это за подход, как его внедряют и чем он поможет производителю.

Lean management – это…

…скорее философия, нежели методика, подразумевающая бережливый подход к производственным процессам. Выражаясь кратко и точно – это сокращение затрат и экономия ресурсов с получением лучших результатов.

Суть в том, что этот подход не имеет никаких наборов правил или практик – он основан лишь на конкретных приемах. Этот инструмент помогает вовремя выявить скрытые потери и устранить их. В результате издержки сокращаются, а эффективность команды повышается.

Вообще, как его только не называют – бережливое производство, мышление, управление, подход, даже преобразование. В разных направлениях его обозначают соответствующе, начиная от бережливого строительства и бережливого здравоохранения и заканчивая бережливой разработкой ПО и даже бережливым правительством. Вывод из всего этого – метод Lean применим практически везде и подходит для любых сфер и направлений.

Откуда это пошло и как работает

Принцип, кстати, был основан в 1950 годах в компании Toyota. Там его внедрил Тайити Оно – инженер, ставший впоследствии председателем совета директоров. Он разработал собственную производственную систему и выделил в ней виды потерь. Всего их 7, и заключаются они в следующем:

1. Излишнее производство – когда компания выпускает больше продукции, чем может реализовать. Его, кстати, Тайити Оно считал основные видом потерь, из-за которого возникали остальные.
2. Большие запасы, избыток. В современной интерпретации это нереализованные проекты, также неиспользованные материалы и ресурсы. Например, неопубликованные тексты, неиспользованный код или неутвержденный макет изображения.
3. Ненужный функционал – здесь подразумеваются те опции и возможности, которые присутствуют в товаре или услуге, но при этом ими не пользуются конечные потребители. Для меня это, скажем, третья камера в смартфоне.
4. Ожидания и задержки – все те моменты, где команде приходится ждать решения других для дальнейшего продолжения дела. Например, когда проект отдан на согласование или дизайнер/программист/текстовик ждет правок.
5. Дефекты и брак – на их устранение требуются ресурсы и время, поэтому лучше следить за качеством работы с начальных этапов. В некоторых случаях без ошибок, конечно, дело не обходится, но это скорее некоторые исключения.
6. Повторное изучение или лишние этапы обработки – такое возникает, если одни люди постоянно перекидывают обязанности другим. Им ведь приходится каждый раз тратить время на то, чтобы вникнуть в суть, а это снижает эффективность. Или когда в команду на середине разработки проекта приглашают новичка, и тому тоже надо дать время на то, чтобы понять свои задачи.
7. Не налаженное передвижение – здесь подразумевается как лишняя транспортировка, так и постоянные переключения между задачами. Примеры – когда материалы между отделами доставляются неоперативно, проект или его часть передают другому в работу, на сотрудника вешают сразу несколько проектов, и ему постоянно приходится переключаться.

Позднее Джеффри Лайкер, проводивший исследования производственной системы Toyota, выделил еще один, восьмой вид потерь – это нереализованный творческий потенциал сотрудников. Такое происходит, если к человеку относятся не как к личности, а как к ресурсу. Тот в итоге теряет интерес, и эффективность выполняемых процессов падает.

Вообще, указанные потери – это база, на их устранение и работает вся система. А вот как – это уже на ваше усмотрение, в зависимости от выбранной концепции и задействованных инструментов.

Преимущества Lean

Есть несколько основных плюсов от внедрения подобной методики в управленческую систему:

1. Экономия ресурсов. Если устранить все виды потерь, то в итоге можно в разы снизить траты, автоматизировать процессы, убрать лишние функции и исключить ненужные шаги.
2. Рост вовлеченности сотрудников. Если снизить время ожидания и исключить излишки, люди убедятся в эффективности системы и станут с большим интересом относиться к работе.
3. Повышение качества продукции. Система помогает выявить и устранить ошибки в проектах.
4. Рост продуктивности. Если упростить бизнес-процессы, сократить время на выполнение задач и внедрить систему KPI, становится проще оценивать эффективность работы сотрудников.

Принципы внедрения Lean в компании

В свое время компания Toyota внедрила 14 принципов производственной системы. Основываясь на них, руководители смогли наладить производство и выйти в лидеры на рынке автомобилей. Сейчас они несколько трансформировались и меняются в зависимости от конкретной сферы деятельности. Но одно остается неизменным – это ценности, на которые ориентируется производители. Вот они:

• Устранение потерь. Все виды потерь нужно постараться исключить. Как это сделать? Узнать, приносит ли действие пользу, улучшает ли качество, приносит ли прибыль и экономит ли время. Если нет, значит перед вами «потеря».
• Обучение сотрудников. Чтобы создать качественный продукт, команда должна постоянно учиться чему-то новому. А обязанность руководства – дать возможность для обучения, получения новых навыков и знаний.
• Непрерывное производство. Важно, чтобы в работе команды было меньше «простоев». Даже так – «точно в срок» является базовым принципом этой методологии. Поэтому чем раньше выполнит свою работу сотрудник, тем быстрее он получит обратную связь и быстрее внесет правки.
• Командообразование. Помимо получения знаний сотрудники должны еще и сплотиться, работать сообща и понимать ценность продукта компании. Важно доверять сотрудникам и ценить их вклад.
• Исключение дефектов. Фокус команды должен быть направлен на качество и отсутствие при этом каких-то дефектов.
• Отслеживание общего прогресса. Участники команды должны понимать свои задачи и видеть общий прогресс. Поэтому актуальная информация всегда должна быть доступна для всех участников.

Самыми первыми, конечно, Lean‑менеджмент использовали Toyota. Однако за ними технику успешно внедрили и другие крупные компании вроде Boeing, Lenovo, Jacobs Equipment Company (Danaher), Unior, Volvo и многие другие. По сей дей многие организации продолжают использовать этот метод и повышать эффективность производства.

Способы внедрения Lean

Существует куча способов, с помощью которых можно наладить производство и внедрить в него методологию Lean.

Инструменты и концепции

Сначала поговорим о конкретных концепциях и методиках, с помощью которых можно придерживаться ценностей бережливого менеджмента и устранять потери.

• Кайдзен – одна из главных производственных концепций, эдакая японская культура, философия или практика. Ее главный принцип – это непрерывное совершенствование. В бизнесе она предполагает постоянное улучшение процессов и действий, сотрудников и руководителей. При этом важно наладить производство без потерь, что смежно с Lean-менеджментом.

• Канбан – это методика менеджмента, появившаяся при разработке методики бережливого управления, то бишь в компании Toyota. Сейчас это скорее удобный способ распределения обязанностей, активно используемый в современных компаниях. Подробнее о методике, кстати, можно почитать в отдельном материале.
• KPI – система, позволяющая устанавливать ключевые метрики производительности для конкретной задачи. Помогает анализировать главные направления деятельности компании и оценивать их эффективность. Дополнительно позволяет стимулировать сотрудников.
• Poka Yoke, «пока-ёкэ». Представляет собой инструмент предотвращения ошибок, а именно разработку разных устройств или процедур для исключения дефектов в производстве. Иногда его называют как «принцип нулевой ошибки» или «защита от дурака». Разработан в 1960 годах японским инженером Сигэо Синго, который тоже работал над производственной системой Toyota.

• SMART – метод целеполагания, основанный на 5 принципах в соответствии с буквами из аббревиатуры. Позволяет установить точную, реалистичную и измеримую цель. Подробнее о нем можно узнать в другой статье.
• SMED – Single Minute Exchange of Dies, переводится как «быстрая замена штампов» или «быстрая переналадка». Еще одна концепция, одна из лучших, позволяющая управлять отдельными проектами или даже предприятиями. На данный момент является одним из лучших инструментов проектного менеджмента. Предполагает быстрое переключением между стадиями производства, а также снижение финансовых и временных затрат при создании и хранении продукции.
• 5S – система организации рабочего места, включающая 5 основных шагов: сэири, или Sort – сортировка вещей на нужные и ненужные; сэитон, или Set in order – расположение и хранение вещей в строгом порядке; сэисо, или Shine – поддержание рабочего места в чистоте; сэикецу, или Standartize – установление норм и правил; сицукэ, или Sustain – совершенствование и самодисциплина. Для этой концепции важно соблюдение установленных шагов всеми сотрудниками компании – от уборщицы до руководителя.

Приложения и сервисы

Теперь речь пойдет о конкретных программах и сервисах, которые будут полезны при внедрении принципов Lean-менеджмента в вашей компании.

1. LeanKit – программа, ориентированная именно на выполнение задач по Lean-менеджменту на основе метода канбан. Функционал очень продуманный, сроки выполнения отображаются наглядно, плюс удобно контролировать выполнение обязанностей другими сотрудниками. Желающие смогут опробовать программу, так как есть пробный 30-дневный период. Дальше придется платить от 19 долларов в месяц в зависимости от выбранного тарифа.
2. Kanbanize – еще один очень простой и эффективный инструмент, базирующийся на методе канбан. Включает инструменты аналитики и возможность расширения параметров досок на свое усмотрение. Есть пробный период на 30 дней, далее пользование сервисом будет обходиться от $149-179 в месяц (это на 15 пользователей).
3. Worksection – украинский продукт, базируется на том же методе канбан и диаграммах Ганта. Есть все для удобного управления проектами и составления нескольких видов отчетов. Наглядно показывает, где задача простаивает и кто за нее ответственен. Есть бесплатный тариф с небольшим функционалом. Если понадобится больше, платить придется от 29 долларов за месяц в зависимости от выбранного варианта.  
4. Jira – хороший, наглядный инструмент, опять-таки на канбане. Есть возможность расставлять приоритет, привязывать задачу к конкретной категории и отслеживать завершение обязанностей на разных версиях проекта в одном месте. Плюс есть мобильное приложение, которое можно скачать напрямую из онлайн-маркетов App Store и Google Play. Есть бесплатная версия с поддержкой до 10 пользователей; при большем количестве сотрудников нужно платить от $7,5 ежемесячно с пробной 7-дневной версией.
5. Trello – самый популярный инструмент, очень простой и в то же время эффективный. Кстати, у Jira и Trello один разработчик. Тоже есть мобильное приложение, вполне удобное и неплохо проработанное. Есть интеграция с сервисами Microsoft вроде Dropbox и Teams, а также с Google Drive. По ценам далеко от собрата не ушли – бесплатная версия на 10 досок, а платно от $5 за пользователя в месяц.

6. WEEEK – онлайн-сервис для командной работы, российский аналог Trello. Отлично подходит для маленьких и больших компаний и имеет пять сервисов для командной работы: Задачи, База знаний, CRM, Аналитика и Пользователи. Доступен быстрый импорт из Trello, Jira и Notion, синхронизация с календарями, уведомления в Telegram. Есть интеграция с Miro, Figma, Dropbox, Google Drive, а также с календарями Яндекс, Google и Apple. Стоимость: для команд до пяти человек – бесплатно, далее от 199 рублей за пользователя в месяц. 

Полезное чтиво по теме

Если вы захотите углубиться в тему бережливого производства, советую вам прочитать следующие книги:

• Майкл Джордж. «Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг». Автор углубляется в указанные принципы и приводит много жизненных примеров (из них в основном книга и состоит). А еще он рассматривает принципы введения этих техник в работу компании, конкретно в сфере услуг. Плюс он перечисляет основные трудности, связанные с подобными процессами.
• Джеймс П. Вумек и Дэниел Джонс. «Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» и «Продажа товаров и услуг по методу бережливого производства». Первая книга стала бестселлером – она достаточно свежая, информация в ней актуальна. Вторая вышла раньше и имеет сравнительно меньшую практическую направленность. Однако обе будут полезны, ведь авторы их не понаслышке знают об основах и подводных камнях системы бережливого управления.
• Сигео Синго. «Изучение производственной системы Тойоты с точки зрения организации производства». Автор – тот самый человек, разработавший и доведший до ума методы Poka Yoke, SMED и «Защита от дурака». Так как он раньше руководил автомобильной фирмой Toyota, то и примеры в книге приводятся именно по ней. Однако он параллельно рассматривает особенности внедрения отдельных элементов ее производственной системы в любую другую структуру, поэтому книга будет крайне полезна всем, кто планирует освоить Lean-менеджмент.
• Джеффри Лайкер. «Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира». Те самые 14 принципов, на которых базировался производственный процесс японского автоконцерна. Кстати, автор – тот самый человек, который выделил восьмой вид потерь в виде нереализованного творческого потенциала работников фирмы. На протяжении 20 лет он проводил наблюдения, изучал философию компании, смотрел на развитие сотрудников и выделял самые успешные кейсы.
• Раджу Нави, Прабху Джайдип. «Бережливые инновации. Технологии умных затрат». Эту книгу можно назвать сборником основных положений, так как авторы рассматривают именно основные принципы бережливого производства, при этом к каждому из них приводят наглядные кейсы.

Lean-менеджмент интересен и эффективен, он помогает снизить затраты и минимизировать потери, мотивировать сотрудников и дать им наглядную картину того, как развивается проект.