Онлайн-касса: что это за «зверь» и как ее выбрать

Чтобы вести легальную коммерческую деятельность в России, нужно подключиться к онлайн-кассе. Со временем это станет обязательным требованием для всех предпринимателей и компаний. Да и сейчас исключений все меньше. Расскажем, что такое онлайн-кассы, как они работают, какие типы бывают, как выбрать подходящую и подключить ее без похода в налоговую.

Онлайн-касса: что это?

Так называют современный тип кассы, способной отправлять налоговикам данные о каждой осуществленной продаже. Для этого используется фискальный накопитель (официальное сокращение — ФН). Это чип, фиксирующий данные о сделке и отправляющий информацию налоговикам. Функцию посредника при отправке выполняет ОФД — оператор фискальных данных. 

Есть три типа онлайн-касс:

1. Стационарная (физическая). Ее используют в обычных магазинах. Подходит она и для точки выдачи (пункта самовывоза) интернет-магазина. Выдает физические чеки.
2. Переносная физическая. Подходит для курьерской службы: можно доставлять товары и давать возможность клиентам оплачивать их по факту. Касса тоже печатает бумажные чеки.
3. Облачная. Функционирует автоматически, может обрабатывать одновременно несколько транзакций и работать 24/7. Подходит для онлайн-оплат через сайт. Все чеки, естественно, появляются в электронном виде.

Облачная касса, по сути, тоже физическая. Просто оборудование для ее работы находится не у бизнесмена, а у компании-производителя. Она сдает функционал этих касс в аренду бизнесу.

Принцип работы онлайн-касс

Выбор онлайн-кассы зависит от того, какие именно способы оплаты предпочитают клиенты конкретного бизнеса.

Источник изображения: onlinekassa.pro

Оплата на сайте (интернет-эквайринг)

Для этой цели подойдет стационарная или облачная касса.

• За стационарной будет работать кассир (менеджер сайта). Он будет отслеживать заявки на сайте. После чего «пробьет» каждую покупку и приложит к заказу физический чек.
• Облачная касса работает без кассира. После оплаты она автоматически формирует электронный чек и отправляет его покупателю: на e-mail или телефонный номер.

Оплата курьеру

Подойдет переносная физическая онлайн-касса. Провести покупку и выдать чек можно только после оплаты заказа. Курьер может принимать наличные или, если оснастить его мобильным терминалом, оплату картами банков.

Есть исключение. Если компания пользуется услугами сторонней курьерской службы (например, для отправки покупок наложенным платежом), и курьеры этой компании ведут расчеты с покупателями, онлайн-касса бизнесу не нужна. Нужен только договор с этой службой.

Покупка или аренда онлайн-кассы?

Приобретать единоразово или ежемесячно платить за использование? Рассмотрим плюсы и минусы каждого способа.

Собственная онлайн-касса

Ее достаточно купить и зарегистрировать.

Плюсы:

• Никаких дополнительных оплат.
• Если касса уже не нужна — ее можно продать.
• Интернет-магазин может использовать ее в пункте выдачи заказов.

Минусы:

• Необходимость единоразово выложить достаточно крупную сумму (в среднем от 15 тыс. рублей).
• Техническое состояние аппарата — ответственность владельца. Обслуживание и ремонт оплачивает он. Если касса сломается, придется остановить продажи (или покупать вторую).

Арендованная онлайн-касса

Как мы уже выяснили, в аренду берут облачные онлайн-кассы.

Плюсы:

• Доступная цена (в том числе для малого бизнеса). В среднем от 1400 рублей в месяц.
• За обслуживание и исправное состояние оборудования отвечает владелец (арендодатель).
• Подключение, договор с ОФД и регистрацию тоже обеспечивает арендодатель.
• Если касса сломалась, ее заменят на другую.

Минусы:

• Затраты в результате выше: за кассу нужно платить ежемесячно.
• Облачная касса не подходит для физического пункта выдачи товаров.

Вывод

Начинающему и мелкому бизнесу в интернете можно выбрать аренду онлайн-кассы: если что-то пошло не так, можно отказаться от оборудования и затрат на него. Если вы вышли на стабильный уровень, задумайтесь о покупке физического аппарата.

И еще. Какой бы вариант вы ни выбрали, отдельно нужно будет платить за услуги ОФД.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Чтобы эксплуатировать кассу, нужно заключить договор с ОФД. Расценки у операторов равные, так что можно выбрать любого. После  — зарегистрировать оборудование в ФНС. Сделать это можно классическим способом — лично, а также через онлайн-кабинет налогоплательщика.

Регистрация в налоговой

Нужно обратиться в местное подразделение ФНС с физической онлайн-кассой и заявлением. Пройдя полную регистрационную процедуру, необходимо выбить на кассе чек.

Регистрация через кабинет ИП или юрлица

На главной странице кабинета есть раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ»/«Заполнить параметры вручную». Дальнейшие действия:

• Указать адрес и место работы кассы. Выбрать в списке или реестре модель оборудования. Написать заводской номер оборудования, модель фискального накопителя и срок использования.
• Выбрать вариант использования кассы.
• Проверить данные через опцию «Просмотреть». Если все в порядке, нажать «Подписать и отправить».
• Взять информацию фискального признака документа из отчета о регистрации и указать ее в кассе. Она напечатает чек об успешной регистрации.
• Нажать в кабинете «Завершить регистрацию».
• Сформировать отчет об успешной регистрации кассы: внести данные из чека в таблицу.
• Скачать карточку регистрации из вкладки «Список документов, направленных…».

ТОП-3: рейтинг онлайн-касс для интернет-магазина

1. «ЕКАМ. Онлайн»

Эта компания — один из лидеров на рынке. Предлагает кассы для приобретения (от 15900 рублей) и в аренду (от 550 рублей в месяц). Для интеграции с сайтом предусмотрены готовые модули для популярных CMS. Одну кассу (физический аппарат + онлайн-модуль) можно применять для сайта и пункта самовывоза.

Дополнительные возможности:

• Помощь в оформлении ЭЦП (цифровой подписи).
• Заключение договора в ОФД и регистрация кассы в ФНС.
• Техподдержка клиентов 24/7.
• Кассу можно интегрировать с собственной системой учета товаров. Все проданные через кассу товары списываются с остатков на складе автоматически.

2. «Яндекс.Касса»

Крупная компания не могла остаться в стороне и выпустила собственное решение. Доступна покупка (от 23 тысяч рублей) или аренда онлайн-кассы «под ключ» (от 29,7 тысяч рублей в год). Решение «под ключ» — это предоставление кассы с фискальным накопителем, договором ОФД и обслуживанием.

Особенности:

• Интеграция со многими CRM, CMS.
• Помощь с регистрацией ФНС.
• Техподдержка 24/7.

3. «1С-Рарус»

Компания предоставляет исключительно облачные онлайн-кассы в аренду, от 1980 рублей в месяц. При этом отдельно нужно купить фискальный накопитель (от 5880 рублей). Для клиентов компании доступны бесплатные услуги ОФД. Кассу можно использовать для всех ситуаций, не требующих выдачи физического чека (продажи в интернете, курьерская доставка). Другие особенности:

• Интеграция с популярными CMS.
• Подключение кассы осуществляет арендодатель.
• Помощь при регистрации в ФНС.
• Техподдержка 24/7.

За работу без онлайн-кассы бизнесу грозит штраф. Чтобы не рисковать, лучше выбрать подходящее решение и продавать товары и услуги легально. Благо есть варианты для начинающего бизнеса и для компаний, крепко стоящих на ногах.