Как выбрать таск-трекер и что важно учитывать

Меня зовут Оля, я руковожу внутренним проектным отделом в компании, которая за последние два года выросла с десятка человек до семидесяти. Мы занимаемся digital-проектами для российских брендов: создаём сайты, ведём кампании, подключаем аналитику, помогаем командам клиентов выстраивать процессы.

Пока нас было немного, всё держалось на чатах в Telegram и excel-таблицах. Каждый знал, что делает, задачи распределялись на лету, а иногда даже интуитивно. Но с ростом появились проблемы в процессах: дедлайны стали разъезжаться, статусы и клиенты теряться, а отчёты – собираться вручную, что сильно замедляло темп работы и вызывало непрекращающиеся споры об ответственности. 

В какой-то момент стало ясно, что нам нужно найти инструмент, который смог бы решать несколько операционных задач: контролировать нагрузку менеджеров, отслеживать статусы проектов и кампаний и вести коммуникацию – проще говоря, таск-трекер. Мы начали искать инструмент, который впишется в нашу логику – без сложного внедрения и обучения.

С этого начался наш эксперимент: тесты, перенос данных, демо-звонки и честные разговоры внутри команды. Нам нужно было понять, какой софт не просто «удобный», а действительно подходит под наш стиль управления.

Надеюсь, этот текст сэкономит вам недели (или месяцы) при выборе таск-трекера. Сразу скажу, что универсального решения не существует. По итогу все будет зависеть от специфики задач, размера бизнеса, особенностей процессов, и даже желания вашей команды пользоваться новинкой. Даже если вы узнаете в наших «болях» свои, то вовсе не значит, что вам подойдет то, что подошло нам. Буду считать, что вы предупреждены и начну рассказ. 

Что мы попробовали и почему отказались

Еще давно, во времена работы в крупной российской IT-компании, все процессы нашего digital-отдела были выстроены вокруг Jira. Тут было всё, что нам необходимо: Scrum- и Kanban-доски для гибкого планирования спринтов, понятная настройка ролей и workflow, мониторинг выполнения задач. На тот момент цена вопроса интересовала меньше, так что единственным критерием оценки было удобство. И тут Jira подходил во всём: от трекинга до управления проектами.

Так что когда проблема выбора таск-трекера назрела, хотелось найти что-то хотя бы частично приближенное к Jira. Более того, нам было важно, что сервис соответствовал критериям растущего агентства:

• Качественная мобильная версия для постоянного доступа к проектам. 
• Поддержка увеличения числа сотрудников, проектов и данных без потери производительности. Если уж внедрять решение, то надолго.
• Техподдержка на русском языке, готовая подсказать по вопросам внедрения.
• Управление задачами и проектами в одном интерфейсе.
• Таск-трекер должен поддерживать Scrum и Kanban.

Помимо управления проектами нам нужна была CRM, поэтому если сервис будет заодно решать и эту задачу – это большое преимущество. 

Свой путь мы начали с YouGile – он казался идеальным решением для небольших команд. Интерфейс чистый и минималистичный, структура простая с досками и колонками. Логика понятна даже тем, кто никогда не работал с трекерами: перемещение задач, цветовая кодировка по приоритетам. 

За пару часов мы завели несколько проектов – от контент-плана до маркетинговых кампаний – и развернули процесс без регламентов или администрирования, просто пригласив пользователей по email. Команде это понравилось: всё видно на доске в реальном времени, коммуникация встроена в карточки с чатом и упоминаниями, задачи двигаются быстро с автоматическими уведомлениями в Telegram. Базовая аналитика по срокам выполнения помогла оптимизировать workflow без лишних настроек.

Проблемы с YouGile начались, когда решили перевести в систему весь пул проектов. С ростом числа карточек исчезала прозрачность: визуальная структура перестала держать объём, доски перегружались, поиск по тегам тормозил. Фильтры и доски не спасали от хаоса в мультипроектах, а аналитики не хватало.

Что еще для нас было важно – отсутствие расширений с почтой (Gmail для уведомлений), календарями (Google) и видеосвязью. Команда растет, а значит, скоро понадобится держать все процессы в рамках одного окна: как работу с командой (встроенные чаты и файлы), так и внешними подрядчиками.

В общем, YouGile показал себя как хороший инструмент для студий, агентств и гибридных команд, которым нужно быстро навести порядок в задачах и избежать бюрократии. Но если компания работает с десятками клиентов, интегрирует CRM или выстраивает процессы между отделами, YouGile начинает упираться в свои границы – не по качеству, а по масштабу.

Далее мы протестировали Мегаплан. В нём сразу есть всё необходимое для малого и среднего бизнеса: CRM, задачи, коммуникации, отчёты. Интерфейс привычный, разобраться легко – даже тем, кто раньше не работал в подобных системах. Всё собрано в одном месте, и для компаний с отлаженными бизнес-процессами это ощутимое преимущество, так как можно вести сделки, назначать задачи, контролировать исполнение и не прыгать между приложениями.

На Мегаплане мы просидели около 6 месяцев, но со временем стало ясно, что система не успевает за нашей динамикой. Пока мы выстраивали процессы, всё работало стабильно: сделки, задачи, отчёты – всё под рукой. Но как только в компании начали меняться приоритеты и появляться новые направления, инструмент перестал справляться с гибкостью, которая нам требовалась.

Добавить нестандартный тип задач или перестроить структуру под новый формат проекта оказывалось сложно. Каждый шаг требовал согласований и ручных настроек. Система отлично поддерживает порядок, но плохо переносит изменения – а у нас именно они и стали нормой.

После этого стало ясно: искать нужно не «удобный трекер», а рабочую экосистему, которая объединяет проекты, коммуникации и клиентов. Нам нужен был инструмент, который понимает бизнес как живой организм – где продажи, маркетинг и производство не изолированы, а связаны в одну логику.

К чему еще присматривались 

Решение, к которому мы присматривались, но отказались еще на этапе ресерча, – Pyrus. Что нас зацепило – это не просто таск-трекер (хотя он там тоже, безусловно, есть), а целая система для автоматизации бизнес-процессов. Систему легко масштабировать – будь у вас команда из 5 или 55 человек. Тут вам и CRM, и HRM, и Service Desk, и ЭДО. 

Наверное, если бы мы искали инструмент для клиентского сервиса, то рассматривали Pyrus в первую очередь. А раз необходим таск-трекер, то горы функционала нам не так сильно нужны. К тому же цена тоже нас смутила. Опять же, будь мы в поиске комплексного решения для автоматизации, то цена была бы оправдана. 

Наконец, ПланФикс. По сути, это конструктор бизнес-логики с no-code автоматизацией. Тут собрано всё – задачи, проекты, CRM, документы с настройками сценариев, шаблонов и автоматическими действиями по триггерам. 

Зацепила возможность кастомизации: создавать иерархию задач, диаграммы Ганта и автоматизировать коммуникации внутри системы. Для нашей команды это могло бы стать спасением – единый инструмент для контроля, аналитики и работы с внешними подрядчиками.

Но при дальнейшем изучении всё оказалось не так, как нам хочется. Интерфейс оказался сложным, перегруженным (для нас), и, честно говоря, устаревшим. Во время обсуждения команда честно призналась: внедрение затянется, и даже простые задачи рискуют потеряться. Уверены, ПланФикс – прекрасное решение для агентств побольше, но точно не для нас.

К чему пришли 

Тогда мы обратили внимание на Битрикс24. Мы долго держались в стороне. На предыдущем месте работы Битрикс показался слишком сложным: много функций, интерфейс – перегруженный, внедрение – трудоёмкое. Но оказалось, что продукт сильно изменился. Новый дизайн стал чище, логика проще, а настройка – модульной: можно оставить только нужные блоки, не превращая систему в «монстра».

Переход занял около трёх недель. Мы начали с задач и CRM, постепенно подключили календари, чаты и отчёты. Команда втянулась легко. В моменте заметили, что еженедельные планёрки стали короче на 20 минут – просто потому, что все видят актуальные статусы по проектам.

В итоге выбрали Битрикс24 по трём причинам.

• Во-первых, вся операционка закрывается одним окном: задача сразу привязана к сделке, клиенту и переписке, не нужно прыгать между сервисами.
• Во-вторых, гибкость интерфейса – каждый работает так, как ему удобно: кто-то через kanban-доску, кто-то через списки или отчёты.
• И, наконец, масштаб. Система спокойно выдерживает рост – добавляешь новые проекты, отделы, направления, и ничего не ломается.

Отдельно стоит отметить систему подписки – она оказалась гораздо гибче, чем мы ожидали. В отличие от других сервисов, в Битриксе тариф оплачивается на всю компанию – на 5 / 50 / 100 / 250 и более сотрудников. Это позволяет подключать новых пользователей в пределах выбранного тарифа без дополнительной платы.

Можно начать с бесплатного тарифа, протестировать базовые функции и понять, подходит ли логика под ваши процессы. Далее – перейти на платный тариф, где больше возможностей. Это удобно, когда компания растёт или экспериментирует с инструментами.

Самым неожиданным бонусом стал AI. Сначала мы относились к этому как к эксперименту, но оказалось, что встроенный искусственный интеллект реально экономит время.

Мы начали с простых вещей – фиксации договоренностей после встреч. По итогам звонка внутри Битрикс24, AI сам пишет резюме встречи, с договоренностями и списками задач к выполнению. Потом стали использовать AI для анализа комментариев в карточках и формирования итоговых отчетов по проектам.

В CRM AI помогает писать короткие follow-up сообщения клиентам – без шаблонов и канцелярщины. Всё это не заменяет людей, но снимает с них рутину, оставляя больше времени на анализ и стратегию.

Наши советы тем, кто только выбирает таск-трекер

После нескольких месяцев тестирования различных инструментов, мы точно поняли одно: таск-трекер – это не просто инструмент для фиксации и отслеживания задач. Это про способ мышления и управления, который формирует привычки и ритм работы команды. Классическая ошибка многих управленцев  – искать «лучшее» решение. Правильный вопрос другой: какой стиль работы вы хотите закрепить внутри компании.

1. Определите болевую точку. Проанализируйте, где в вашем рабочем процессе теряется эффективность: хаос в коммуникации, срывы дедлайнов или потеря контекста при передаче задач между сотрудниками? Если проблема в коммуникации, подойдут трекеры с встроенными чатами и уведомлениями, которые минимизируют переключения между приложениями. 
2. Смотрите на процессы глазами ваших людей – не как на абстрактные схемы, а как на повседневную реальность команды. Насколько просто будет втянуться в систему тем сотрудникам, которые не любят сложный софт и предпочитают простоту? 
3. Оцените связность системы с другими инструментами. Чем меньше окон и переключений между приложениями – тем стабильнее команда работает в долгую.  
4. Определите для себя: планируете ли вы масштабироваться? Важно не только, удобно ли работать сейчас с небольшой командой, а как система поведет себя, когда ваша компания вырастет в три раза – департаменты вырастут, проекты усложнятся, общения станет больше.

Даже самый удобный инструмент не заработает сам по себе – важно, как вы его внедряете. Мы прошли через типичные ошибки и теперь можем точно сказать, что помогает адаптировать систему без сопротивления и хаоса.

• Назначьте внутреннего «амбассадора» системы. Это человек, который держит руку на пульсе, помогает коллегам, следит за структурой и не даёт превратить доски в свалку. Его роль – не администрировать, а вдохновлять и объяснять, зачем всё это нужно.
• Не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Начните с одного-двух процессов, доведите их до автоматизма, потом постепенно добавляйте остальные. Массовое внедрение редко бывает успешным – людям нужно время, чтобы привыкнуть и начать доверять инструменту.
• И наконец, объясняйте пользу, а не функционал. Сотрудники включаются не потому, что «так решил руководитель», а когда видят, как система решает их реальные боли: избавляет от ручных отчётов, упрощает коммуникацию, экономит время. 

Рынок сегодня даёт широкий выбор – от лёгких решений до полноценных экосистем. Но зрелость бизнеса всё чаще определяется не оборотом, а тем, насколько связаны между собой его процессы. И хороший таск-трекер – это способ эту связность не потерять.

Что мы поняли при выборе таск-трекеров

Сегодня рынок таск-трекеров отражает не столько технологическое, сколько управленческое развитие бизнеса. Компании выбирают инструменты не по набору функций, а по стилю работы, который они поддерживают. Одни строят процессы вокруг визуальных досок и коротких итераций, другие – вокруг планов, регламентов и отчётности.

Сейчас на выбор весь спектр решений. Есть легкие решения для небольших агентств и стартапов, где важна скорость реакции и минимум формальностей. Есть таск-трекеры для продуктовых команд, работающих по Agile и Kanban, где важно отслеживать спринты и динамику. Есть комплексные платформы для корпоративного управления, где задачи связаны с CRM, документооборотом и финансовыми потоками.

Компании подбирают систему под собственную управленческую культуру: кому-то ближе визуальная гибкость, кому-то – прозрачность и контроль. При этом всё чаще звучит запрос на единую среду, где разные стили работы могут сосуществовать, не мешая друг другу.

Как мы переезжали на новые инструменты и настраивали процессы: практический кейс

Мы решили не устраивать «большой взрыв», а идти итерациями. Пилот запустили на двух направлениях – маркетинг и продажи, чтобы проверить разные типы задач. На этом этапе у нас было три приоритета: структура, роли и гигиена данных.

1. Структура

Сначала договорились о единой логике пространства. В каждой задаче – обязательные поля: тип, приоритет, срок, ответственный, чек-лист, связанная сделка/клиент. Вся разметка – строго через единые теги, без «самодеятельности». Это кажется бюрократией, но именно структура спасает от хаоса, когда карточек становится сотни.

2. Роли

Мы разделили роли на «создателей», «исполнителей» и «обзор». Создатели формулируют задачу и несут ответственность за понятность брифа. Исполнители назначают подзадачи, уточняют и закрывают. «Обзор» – руководители и аккаунты, которые смотрят статусы и сверяют ожидания с реальностью. Этот простой каркас убрал вечное «а кто отвечает?».

3. Гигиена данных

С первого дня ввели правило: «Нет брифа – нет задачи». Описание должно отвечать на три вопроса: что делаем, к какому результату приходим, по каким артефактам принимаем. Прикреплять файлы – только в карточку, а не в переписку «где-то в мессенджере». Раз в неделю – 15-минутный «санитарный рейд»: чистим дубликаты, закрываем «зависшие» задачи, обновляем сроки.

Пилот занял три недели. Что сделали за это время:

• Импортировали активные проекты и сделки, «заморозили» архив.
• Согласовали статусы под наш цикл (инициация → работа → проверка → доставка → отчёт).
• Подключили шаблоны для типовых операций: запуск кампании, продление, производство лендинга.
• Настроили уведомления: только критичное – дедлайны, изменения статуса, упоминания.
• Провели два коротких обучения: «как ставить нормальные задачи» и «как работать с отчётами».

Что поменялось спустя месяц (было → стало):

• Планерка по статусам занимала 60 минут → стала 35-40, потому что половина вопросов закрывается доской и отчетами.
• «Серые» задачи из переписок уходили в никуда → теперь каждая договорённость фиксируется и имеет срок/ответственного.
• Разночтения по ожиданиям клиента возникали раз в неделю → свелись к редким кейсам, потому что в карточке есть критерии приёмки и связанная сделка.
• Перегруз «невидимых» людей (те, кто всегда всё спасает) → стал виден в отчетах, перераспределяем заранее.

Небольшие, но полезные приемы, которые реально сработали

• Шаблоны чек-листов для повторяющихся задач. Экономят десятки кликов и выравнивают качество.
• Правило «2 клика»: если действие требует больше двух кликов/переходов – ищем, как сократить (виджеты, быстрые кнопки, поля по умолчанию).
• Микро-ретроспектива раз в две недели: короткая форма «что мешало/что помогло/что улучшим» – и сразу маленькие доработки в шаблонах.

Как подключили клиентов, не усложняя жизнь команде

Мы не давали внешний доступ всем подряд. Для ключевых клиентов настроили «витрину прогресса»: короткие отчёты по этапам, ссылки на артефакты, отметки рисков. Внутри у нас – детальная кухня, снаружи – прозрачная картина без перегруза. Количество уточняющих сообщений в мессенджерах снизилось, а «пожаров» стало меньше.

Почему в таск-трекере обязательно должен быть ИИ

Ежедневные сценарии:

• Резюме по встречам: из заметок формируется краткое ТЗ и список задач с дедлайнами – не руками.
• Фоллоу-апы в CRM: быстрые, человеческие письма без штампов; менеджер только корректирует тон.

Что оказалось самым трудным

Не софт. Привычки. Люди по инерции уводят обсуждения в личные чаты, ставят задачи «в воздух». Мы решали это не наказаниями, а выгодой: показывали, как из карточки быстрее получить ответ, найти файл, закрыть задачу. Когда польза стала очевидна, сопротивление ушло.