Мало кто знаком с таким понятием, как интранет, однако сегодня им пользуются многие крупные компании для создания единого рабочего пространства. Подобная локальная сеть способна мотивировать сотрудников, улучшать командный дух и упрощать совместную работу над проектом.
Что же такое интранет, чем он отличается от экстранета и как его можно создать своими руками в CMS WordPress – поговорим в сегодняшней статье.
Что такое интранет
Интранет (интрасеть) – это сеть внутри организации. Работает она точно так же, как и интернет, но только защищена от сторонних пользователей. Для защиты от «нелегального входа» используется технология VPN.
В зависимости от потребностей компании интранет может быть реализован для таких целей, как:
- Создание внутрикорпоративного сайта. Может быть организовано как полноценное веб-приложение, так и небольшой сайт либо несколько связанных между собой ресурсов.
- Разработка почтового сервера или социальной сети. Такие ресурсы смогут помочь персоналу в коммуникации.
- Создание набора документации для внутреннего пользования. На его основе можно организовать цифровой документооборот.
- Проектирование и разработка планировщика задач и платформы для видеоконференции. Инструменты для улучшения производительности компании.
- Создание общей базы для персонала. В интрасети важные файлы никогда не покидают сеть, и все они хранятся в одном месте.
Простым примером интранета можно представить собственную Википедию компании, доступ к которой могут получить только сотрудники. Обычные пользователи вряд ли выйдут на такой ресурс, не говоря уже о том, что смогут на него зайти. Но стоит также понимать одну важную вещь – интранетом могут воспользоваться не только те пользователи, которые находятся в компании. Это также может быть персонал филиала либо просто удаленный работник.
Отличия интранета от экстранета
С интранетом мы разобрались, теперь давайте затронем еще один термин – «экстранет». Это, по сути, такая же локальная сеть, но только она распространяется не внутри одной компании, а внутри нескольких. Такой вариант крайне удобен для партнеров, например, производители и поставщики, банки и клиенты. Пользователи подобных схем пользуются общими данными.
Также в экстранете доступ к определенным данным может быть заблокирован. Это полезно, когда обе компании обмениваются информацией и не хотят, чтобы, например, личные данные сотрудников попали в чужие руки.
Кому нужен интранет
Использовать интранет обычно имеет смысл только в тех случаях, когда в компании большое количество сотрудников. Если же в вашей команде всего пара человек, то в настройке отдельной сети нет никакого смысла – тут хватит Телеграма и Трелло.
С другой стороны, нет каких-то четких правил, которые определяют, какой бизнес должен использовать интранет. Но если у вас крупная компания, и вы хотите улучшить производительность команды, избежать утечек информации и просто обезопасить сеть – тогда стоит воспользоваться интранетом.
Преимущества и недостатки интранета
Из очевидных плюсов интранета обычно выделяют такие:
- высокая производительность работы сотрудников при совместной работе над общими проектами;
- легкий доступ к данным, необходимым для работы;
- гибкий уровень взаимодействия;
- удобство и легкость размещения и обновления данных, например должностных инструкций, договоров – отсюда минимизация количества ошибок, просчетов, оптимизация рабочего процесса и повышение его производительности;
- возможность обучения/консультации на рабочем месте.
Помимо несомненных плюсов, у интранета есть и минусы:
- интранет может быть взломан и использован в личных целях хакера;
- вся информация, выкладываемая в интранет, должна тщательно проверяться и утверждаться, чтобы избежать недоразумений и путаницы;
- легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку;
- работоспособность и гибкость интранета требуют значительных накладных расходов на его разработку и администрирование; сюда же можно отнести введение отдельной штатной единицы или расширение полномочий уже существующего сотрудника, который будет отвечать за поиск информации для интранета, ее добавление и так далее.
Что нужно знать перед запуском интранета
Чтобы создать интранет в своей компании, мало нанять программиста, для начала следует определиться с целью, проработать брендбук, позаботиться об удобстве использования и сделать еще много всего. Обо всем этом поговорим далее.
Шаг 1: Определитесь с целью
Нельзя сказать так: «Хочу интранет, чтобы увеличить производительность». Здесь важны конкретные вещи, и все они должны быть согласованы с участниками команды. В целом, компании часто приходят к таким целям, как:
- вовлечение и объединение сотрудников;
- поддержка и оптимизация повседневной работы;
- отражение уникальной корпоративной культуры.
Чтобы добиться поставленных целей, следует также понять, что для этого нужно. Например, на корпоративном портале необходимо разместить:
- информацию о компании: миссия, ценности, стратегические цели;
- профили сотрудников и организационная структура;
- новости и внутренние объявления;
- инструменты общения;
- сервисы самообслуживания: заявки на отпуск, заказ канцелярии, авансовые отчеты;
- базу знаний: документы и политики, справку, архив файлов;
- единое место для управления проектами и задачами;
- пространства и группы отдельных департаментов, офисов, объединений по интересам;
- продвинутый поиск.
Шаг 2: Побеспокойтесь об уникальности
Единая стилистика портала и компании поможет понять ценности и повысить лояльность к организации. Слабый интранет-бренд часто приводит к низкой заинтересованности ресурсом и нежеланию его использовать.
Здесь хорошим примером могут стать международные компании, которые уделяют большое внимание брендингу: разрабатывают для интранета уникальное название и логотип, прорабатывают соответствие фирменному стилю компании, заботятся об удобстве интерфейса.
Шаг 3: Добавьте интерактив
Забудьте про ресурсы 2000-х – такая реализация не придаст никакого ажиотажа. А если добавить современные функции взаимодействия (комментарии, лайки, публикации, упоминания и теги), тогда появится интерес и увлеченность в работе. Подобные опции превращают простой интранет в мощное онлайн-сообщество, в которое хочется заходить и работать.
Шаг 4: Адаптируйте портал
Важно позаботиться о мобильной версии портала.
Обратите внимание: даже если на сайте поставщика заявлено, что платформа готова к работе с мобильными устройствами, при ближайшем рассмотрении может оказаться, что доступны лишь отдельные функции, страницы или приложения. Мобильный интерфейс особенно необходим, если в вашей компании есть удаленные сотрудники или часть персонала не имеет стационарного рабочего места.
Шаг 5: Обеспечьте быстрый доступ к информации
Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники не перегружались информацией: электронной почтой, звонками и сообщениями в мессенджерах. Данные теряются, дублируются, противоречат друг другу и устаревают быстрее, чем с ними успевают ознакомиться. Часто люди не знают, как быстро найти необходимую информацию и актуален ли найденный файл, поэтому работу с данными надо оптимизировать.
Шаг 6: Упростите поиск
На каждом портале важно, чтобы вся необходимая информация находилась в несколько кликов, особенно это касается корпоративных сайтов, используемых в интранете. Поиск информации является ключевой частью ежедневных бизнес-процессов: организация будет тратить много времени, если в интранете отсутствует мощная система поиска и категоризации.
Шаг 7: Создайте карточки сотрудников
Интранет поможет познакомить сотрудников друг с другом, что особенно важно для новичков. Полезна возможность настраивать профили, как в социальных сетях: контактная информация, опыт работы, рабочие группы. Это не только помогает сотрудникам лучше узнать друг друга, но и позволяет руководству оставаться в курсе деятельности сотрудников в виртуальном рабочем пространстве.
Шаг 8: Организуйте пространства и группы
Чтобы ваш интранет-портал был максимально организован, необходимо иметь возможность создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела компании.
Когда у отделов есть собственные виртуальные рабочие пространства, все обсуждения, документы и контент можно разделить так, чтобы они находились в одном месте и при этом изолировались от других подразделений.
Шаг 9: Упростите администрирование
Портал должен быть простым в управлении не только для пользователей, но и для администраторов. Чаще всего контент на нем создают маркетологи и специалисты по внутренним коммуникациям в HR-командах, которые не обладают глубокими техническими знаниями – следует это учитывать.
Шаг 10: Автоматизируйте рутинные задачи
Сотрудники – это движущая сила успеха компании: чем больше времени они уделяют своим задачам, тем эффективнее их работа. Используя интранет, следует сократить время на рутину, например, с помощью автоматизации задач на портале.
Обычно для этого используют профессиональные сервисы:
- заказ справок;
- заказ канцелярии;
- оформление отпуска, больничного, отгула за свой счет;
- оформление командировок;
- авансовые отчеты;
- оформление запросов в службу технической поддержки.
Как создать интранет WordPress с помощью плагина
Интранет в WordPress может быть организован несколькими способами, один из которых – использование специальных плагинов. В этом разделе я расскажу, что это за плагины и какая у них цель.
BuddyPress
Данный плагин был разработан специально для социальных сетей, поэтому он отлично подойдет для создания интранета. Функции сообщества, такие как частные форумы и обмен сообщениями между пользователями, лежат в основе любой успешной интрасети. BuddyPress также позволит сотрудникам создавать свои собственные профили, группы и отслеживать действия друг друга.
Установить плагин можно из магазина WordPress – достаточно перейти во вкладку «Plugins», затем выбрать «Add New» и ввести в поисковую строку название. После его активации отобразится следующее окно:
Далее нажимаем на кнопку «Get Started», чтобы начать настройку BuddyPress. В результате перед нами отобразятся активные параметры – это расширенные профили, потоки активности и уведомления. Здесь также рекомендую включить обмен личными сообщениями, дружеские связи и группы пользователей.
После внесения всех изменений в профиле пользователя появятся новые параметры, которые мы включили:
Например, если кликнуть по кнопке «Activity», то откроется новое окно, где можно добавить новый статус:
Когда все сотрудники будут зарегистрированы, можно начать создавать группы, обсуждать новые проекты и так далее.
All-In-One Intranet
После того как интрасеть будет организована, необходимо также позаботиться о ее защите. В этом нам поможет плагин All-In-One Intranet. Этот инструмент сделает локальный веб-сайт полностью приватным, а увидеть обновления смогут только зарегистрированные пользователи. Установить плагин также легко через административную панель WordPress. После активации в настройках нужно отметить пункт «Force site to be entirely private». Благодаря этому параметру сайт будет полностью приватным и безопасным.
В настройке ниже можно будет указать адрес, куда пользователи будут перенаправлены после авторизации. Здесь лучше всего указать главную страницу либо страницу с лентой новостей.
А в разделе ниже можно указать, через сколько минут или часов будет произведен автоматический выход из личного кабинета. Это используется для того, чтобы пользователи не могли оставаться в сети вечно.
Заключение
Сегодня мы поговорили о том, что представляет собой интранет. Это сеть, которая распространяется исключительно внутри компании – к ней могут подключаться как пользователи из офиса, так и те, кто работает удаленно. Организовав удобную сеть, можно решить многие проблемы, настроить коммуникацию между сотрудниками, увеличить их производительность, а также следить за тем, над какими задачами они работают.
Комментарии