В гостях у Комьюнити побывала Настя Ткаченко, проджект-менеджер конструктора сайтов Craftum. У Насти 6 лет опыта работы в IT-cфере, 5 из них на менеджерских и руководящих позициях в компании amoCRM.
Мы поговорили с ней о необходимости дейликов и их важной роли в жизни любой продуктовой команды.
— Настя, кто-то считает, что синки, дейлики и митинги, как их только не называют, – это бесполезные встречи, которые только отвлекают от работы. Но для кого-то они являются важнейшим триггером для укладывания всех спринтов в дедлайн. Какую роль они играют в команде Craftum и как часто проводятся?
— Мне кажется, что тот, кто считает встречи бесполезными, просто не умеет качественно их проводить.
В Craftum есть ежедневные дейлики, есть еженедельные встречи, помимо этого есть и рандомные по времени встречи для синхронизации спринтовых задач. Важно не то, как много или мало таких встреч/митингов/собраний/синков/дейликов, а то, зачем они проводятся и с какой целью.
— Кого-то частые синки могут раздражать и отвлекать от, казалось бы, «более важной» работы. Как вовлечь таких коллег в командный процесс?
— Да, за годы практики я часто встречала таких ребят! Когда-то и я была той, кто ворчал. Мол, опять? Зачем? Я и так знаю, как продуктивно потратить рабочее время! Но время идет, меняются процессы, приходит больше понимания.
А вот на вопрос, как вовлечь таких специалистов в процесс, сложно ответить, но я попробую. Важно, чтобы тот, кто будет на встрече, понимал цель этой встречи. Каждому присутствующему должно быть предельно ясно, зачем его пригласили. Понимая цель, появляется и интерес. Например, нам надо рассказать о своих достижениях/результатах за день/задать вопросы/скоординироваться с коллегами/назначить встречи с кем-то, если есть такая необходимость. Это не относится к мотивации, но это суперважно. На встрече должны быть только те, кого реально касается повестка, только незаменимые люди.
— Стоит ли давать возможность не только тимлиду/менеджеру быть инициатором встречи? Скажем, в плане подъема боевого духа в команде.
— Да, безусловно. Инициатором встречи в нашей команде может быть кто угодно. Главное, чтобы был понятен запрос/цель встречи, и под эту цель мы уже собираем необходимых людей. Также даем возможность новому участнику команды самому инициировать встречу, если хотим вовлечь его в ведение определенной задачи.
— Расскажи, пожалуйста, поподробнее, как у вас устроен этот процесс. Где вы списываетесь о потенциальной встрече, как находите удобное время для всех, где обычно ее проводите?
— Команда Craftum распределенная, что накладывает некоторые неудобства. Общение вживую всегда быстрее, для живого общения не нужны дополнительные инструменты, но одна наша часть работает в офисе, а другая – удаленно.
На данный момент у нас в команде используется 2 вида коммуникаций. Во главе всего стоит Discord – в нем есть чаты, каналы, комнаты, голосовые и видеозвонки, шейринг экрана. В общем, есть все необходимое для работы в распределенной команде. Что не менее важно, работает он на всех ОС, в том числе мобильных, а еще есть веб-клиент. То есть самый главный плюс данного решения – работа в одном окне и на любом устройстве.
Если нам необходимо собраться с кем-то из команды, все это мы делаем через Дискорд. Тут же списываемся, заходим в комнаты, общаемся, демонстрируем экран и т.д. А вот когда необходимо связаться с кем-то из руководства, партнерами или ребятами из других проектов, то тут на помощь приходит второй вид коммуникации – Google Календарь, чтобы договориться о встрече и подтвердить всех участников, и Google Meet.
Я придерживаюсь принципа, что каждая команда должна выбирать сервисы для себя. Кому-то удобен этот сервис, кому-то – другой. Третьи – вообще офисные ребята, видео или голосовые звонки им не нужны. Дискорд сейчас сполна покрывает все потребности команды Craftum.
Читайте также
— А чем не угодил Zoom и Телеграм, например?
— Zoom – классный для видеозвонков, но есть проблема: чем больше у человека программ, тем менее он продуктивен в них. В Дискорде есть все сразу – чаты, созвоны, видео… Комбо! Не нужно шастать из одного приложения в другое, чтобы осуществить созвон, не нужно создавать отдельные ссылки или приглашения. Один клик, и ты уже в звонке!
Что касается Телеграма, то тут все неоднозначно. Телеграм есть почти у каждого из нас, и большинство людей используют его в личных целях. Для меня это личный мессенджер, а смешивать личное и работу – не айс. Конечно, можно создать вторую учетку и сделать ее рабочей, но это же неудобно. Мы уже давно привыкли, что кто-то может написать с задачей вне рабочего времени. Даже сама мысль о том, что утром надо проверять, включил ли ты рабочий Телеграм, приводит в ужас.
А еще в Дискорде есть классная штука – ты всегда видишь, кто с кем сейчас общается, и в любой момент можешь к ним присоединиться. Да, все это сейчас выглядит как огромная рекламная кампания Дискорда, но это не так. Всего лишь личный опыт :)
Если честно, то я знаю не очень много ПО для распределенных команд. Может, есть что-то действительно стоящее, на что стоит обратить внимание. Да и когда я присоединилась к Craftum, у них уже был Дискорд, так что выбирала его не я. Но при этом вы видите, как он мне нравится. Со своей задачей он справляется на ура! По крайней мере, я еще не встречала более удобного ПО, которое бы решало все эти вопросы. Может, у него есть и какие-то минусы, но с критическими я пока не столкнулась.
— Настя, а как правильно настроить созвоны, чтобы добиться максимальной эффективности от них? Это к вопросу о том, что иногда проще все решить в письменном виде.
— Не нужно делать созвон по любому вопросу со всей командой. Вы должны решить, какой вопрос будет подниматься, кто может ответить на этот вопрос или повлиять на его решение.
Но это совсем не значит, что если у вас есть какой-то вопрос, нужно дергать человека сразу в созвон. Безусловно, нет. Если вопрос один на один, пообщайтесь письменно. Не получается быстро решить проблему и нужен брейншторм, договоритесь о созвоне.
— Что лучше – общие собрания команды или куча частных, отдельными группами?
— Общие собрания нужны, чтобы сфокусировать команду на ключевых приоритетах, настроить коллег на работу в начале дня, если собрание проводится утром, или подвести итоги, если вечером.
Общие собрания нужны и для того, чтобы запланировать встречи с кем-либо еще, заранее увидеть препятствия в работе и ликвидировать их еще на стадии зародыша. Ну и конечно, чтобы руководитель мог быстро увидеть результаты.
В то же время не стоит из общих собраний устраивать бесконечную демагогию. Для этого как раз и нужен ведущий такой встречи, который замечает, что разговор начинает уходить в другое русло, и возвращает коллег к основной повестке. При этом те, кто ушел в другое русло, могут тут же назначить себе следующую встречу.
— Есть ли у вашей команды идеальная схема, план созвона?
— Самое важное – иметь цель, даже если собрание проходит по штатному расписанию. Зачем вы созвонились? Какой вопрос вы хотите решить? Какую цель преследуете? Второе – должны присутствовать только те, кто может ответить или повлиять на вопросы целеполагания. Но иной раз мы специально отходим от этих правил, чтобы немного развеять рабочую атмосферу. Такое тоже иногда необходимо :)
Также очень важно не растягивать коммуникацию. Например, отведено у вас на дейлик 30 минут – укладывайтесь в эти 30 минут. Назначили встречу или собеседование с 15 до 16 – предупредите всех присутствующих о лимите времени и контролируйте это время. Закончилось время, но что-то не обсудили – завершите встречу и назначьте новую.
Есть вариант обойтись решением вопроса в письменной форме? Напишите. Растягивается решение вопроса в переписке? Назначьте созвон, уточнив цель созвона и необходимое время. Не уложились по времени? Если всей команде удобно выделить прямо сейчас еще 10 минут, продолжите решение вопроса. Хоть одному присутствующему неудобно? Назначьте новый созвон.
Ну и последнее. Тут, конечно, в бо́льшей степени речь идет о личном тайм-менежменте, но я все же скажу. Не стоит планировать весь день в переговорах. Не забывайте, что между встречами необходимо оставить время для работы и обеда, причем как вам, так и тем, кто задействован в ваших созвонах. Не частите, знайте меру во всем!
Комментарии