Как правильно составить эффективный чек-лист

Память человека не безгранична, поэтому мы периодически что-то да забываем. Чтобы не упустить важное из виду, приходится все записывать. А что делать, если перед вами стоит сложная задача или процесс, который, в свою очередь, состоит из множества небольших этапов? Конечно же, воспользоваться чек-листом!

Чек-лист – это…

…список, позволяющий разбить сложную работу на небольшие задачи и по которому можно проверить их выполнение. Как только что-то из перечня завершается, напротив соответствующего пункта ставится галочка. Основная цель – воплотить все или хотя бы большинство пунктов. При этом использовать подобный лист можно многократно при повторяющихся процессах.

Считается, что чек-листы пошли из авиации – пилоты с их помощью проверяли готовность ко взлету. Сейчас этот инструмент активно распространился во все сферы нашей жизни. 

Основные преимущества составления чек-листов

1. Геймификация. Некоторые люди при выполнении какой-то работы очень любят ставить галочки или крестики, таким образом отмечая завершение процедуры. Это превращается в своеобразную игру – чем больше отметок, тем лучше.
2. Делегирование полномочий. Если подробно разбивать некоторые рабочие этапы, становится очевидно, какие задачи можно выполнить самостоятельно, а какие – поручить другим. В результате и контролировать другого человека становится в разы проще.
3. Исключение или предупреждение ошибок. Порой даже крохотные ошибки могут приводить к глобальным последствиям, а в случае с чек-листами можно устранить вероятность возникновения огромного количества сбоев или несостыковок.
4. Мотивация. Когда человек наблюдает за процессом выполнения работы через чек-лист, он наглядно видит прогресс. Это дает чувство удовлетворения и мощный толчок для более быстрого завершения дел.
5. Организация – это значит, что ни один этап на пути к достижению цели не будет упущен. В результате обеспечивается прямое выполнение задач, люди становятся в разы более организованными.
6. Повышение продуктивности. Как говорилось выше, этот инструмент позволяет снизить вероятность возникновения ошибок, при этом рутинные процессы будут проводиться максимально быстро. Такие действия исключают возникновение авралов и повышают уровень продуктивности людей.
7. Получение аналитических данных. Всю информацию потом можно собрать и построить на ее основе графики, гистограммы или диаграммы. Такие действия наглядно покажут повышение продуктивности.
8. Совершенствование процессов. Чек-лист считается базовым средством для установления дисциплинированности и последовательности действий сотрудников. Они гарантируют, что ни один сотрудник не забудет ничего важного и все сделает так, как необходимо.
9. Экономия времени. Использование шаблона – это экономия времени на ежедневное составление и структурирование списка дел. Человеку не придется долго сидеть и думать, что же делать дальше, ведь самое главное всегда будет под рукой.

Для чего пригодится

Прежде всего, чек-листы нужны для наведения порядка в расписании. Но если смотреть точнее, можно использовать их для решения следующих задач:

• Оптимизация процессов. Если в каких-то делах есть повторяющиеся пункты, можно зафиксировать их и таким образом не пропускать. С помощью чек-листа можно легко делегировать работу другим и осуществлять дальнейший контроль.
• Отслеживание прогресса или результата. С его помощью ярко демонстрируется то, сколько уже пройдено и сколько осталось до достижения цели. Тут хорошо отражается одно из вышеперечисленных преимуществ – при наглядном отображении продвижения к цели повышается мотивация.
• Оценка качества. В этом случае он помогает проверить, соответствует ли созданный продукт/услуга установленным требованиям.

Процессы в чек-листах

Процессы – это определенные последовательности шагов для выполнения задачи, которые могут быть разовыми или же повторяться периодически. Так, подобный инструмент может быть рассчитан на каждый день, на неделю, месяц или даже квартал. Основная цель процессов – определить лучший способ выполнения поставленных задач с согласованными действиями.

Особенности оформления

Если вы решили создать собственный чек-лист, обязательно проверьте финальный вариант на соответствие следующим критериям:

• Четкая постановка цели и целевой аудитории. С одной стороны, если при его создании у вас в голове нет четко поставленной цели, пункты, скорее всего, выйдут несколько размытыми.
• Отражение темы в заголовке. У чек-листа есть конкретная цель. 
• Наличие четкой структуры и логики. Пункты должны располагаться либо по хронологии, либо по приоритету, но никак не вразброс.
• Разбор сложных задач на подпункты. Суть чек-листа – напомнить что-то сделать, а когда процесс многоэтапный, не сразу понятно, как к нему подступиться. Чем проще, тем лучше!
• Объединение тематических разделов. Если тема списка достаточно обширна и включает несколько подтем, лучше поделить их в соответствии с ними. Однако тут важно не переборщить, ведь, как говорится, краткость – сестра таланта, особенно в отношении чек-листов.
• Простота и понятность во всем. Прочитав его, человек не должен думать о том, что автор имел в виду. Один пункт должен содержать одно действие. Пусть формулировка будет чересчур простой, но понятной каждому. То же касается и дизайна – не используете плохо читаемые шрифты или неконтрастные цветовые комбинации. И золотое правило – не больше двух ярких цветов, чтобы документ не пестрил и внимание было приковано исключительно к тексту.
• Выдержка формата. Не превращайте список в гайд или инструкцию, не создавайте его чрезмерно объемным. Оптимально будет от 5 до 20 пунктов, если выходит больше – поделите на два вида.
• Охват всех ключевых вопросов по теме. Список получился слишком емким и разнородным? Тему стоит сузить.
• Опущение личных предпочтений или деталей. Это вовсе не гайд, поэтому рекомендовать что-то конкретное автор в нем не может. И чем более универсальными пункты будут в итоге, тем лучше.

Виды чек-листов

1. Трекеры – это инструменты, с помощью которых можно внедрять в повседневный образ жизни или рабочий процесс какие-то полезные привычки. Или избавляться от вредных. Главное, что они рассчитаны на определенное количество дней. Пример: пить определенное количество стаканов воды в день или же отказаться от вредной привычки.
2. Памятки – они работают по принципу «прочитай – сделай». Этот тип больше ориентирован на новичков, и пункты в нем более походят на советы. Так, если пошагово выполнять перечисленные простые действия, можно прийти к результату. Например, составить резюме или собрать мебель. Сюда же можно записывать план рабочих задач на день (позвонить клиенту, отправить торговое предложение компании N, найти исполнителя для создания логотипа). 
3. «Прочитай – соотнеси». Этот вид предполагает определение того или иного явления. И чем больше галочек напротив указанных пунктов отмечено, тем больше вероятность соответствия. Такие чек-листы мы часто встречаем в различных тестах. 
4. Развлекательные чек-листы. Это списки дел, которые нужно сделать за тот или иной период, например за лето, осень или отпуск. Они приносят удовольствие от выполнения задач и проставления галочек.

Есть еще один развлекательный вид подобного списка, его называют буллшит-бинго. В нем изображение поделено на квадраты и в каждом из них прописаны какие-то фразы или действия, которые чаще встречаются и совершаются представителями тех или иных групп или ситуаций. В соцсетях, кстати, они очень часто встречаются – пользователи пересылают их себе в ленту или истории и отмечают совпавшие пункты.

Примеры чек-листов

Подобные списки выполняются в текстовом или визуальном формате, хотя второе встречается куда чаще. Например, у Timeweb есть чек-лист для запуска сайта наподобие памятки, а еще «Кто ваш клиент?» для определения целевой аудитории. А вот из изображений под тип памятки очень подходит следующий, взятый из свободного доступа:

Теперь к трекерам, позволяющим отслеживать те или иные привычки. В интернете можно найти огромное количество интересных вариантов:

Следующий у нас на очереди – «Прочитай – соотнеси»:

Теперь переходим к формату развлекательного списка. Здесь выбор значительно шире, поэтому я выбрала наиболее часто встречаемые типы – один относится ко психологии, а второй касается книг:

Под конец идет самое интересное – это буллшит бинго. Простор для творчества тут огромный. Из самых примечательных отмечу следующие примеры:

Теперь перейдем к сервисам, в которых удобно создавать чек-листы на все случаи жизни. Сначала поговорим о сервисах, в которых можно оформить красивый чек-лист (для презентации, инфографики, памятки, сайта и т.п.), а затем рассмотрим популярные планировщики задач, которые подойдут для мониторинга ежедневных дел и ведения рабочих задач. 

Сервисы для оформления чек-листов

Canva

Куда же без нее?! Это универсальный сервис, в котором можно и самому нехилый дизайн разработать, и ярким шаблоном воспользоваться. По соответствующему тегу в сервисе представлено более 15 тысяч шаблонов, поэтому выбрать есть из чего. При желании можно поменять некоторые цвета или элементы местами, добавить что-то свое. Сервис доступен для использования как на платной, так и бесплатной основе.

Adobe Creative Cloud Express

Недавно запущенный инструмент активно набирает обороты, причем вполне заслуженно. Он аналогичен первому сервису, однако тут есть пара нюансов. Первый – он англоязычный, и русский язык в интерфейсе, как и в большинстве шаблонов, недоступен. Второй – если вы захотите выбрать шрифт из обширной библиотеки, за это придется доплатить. Но базовые вещи тут выходят очень даже неплохо. И, несмотря на небольшой «ассортимент» шаблонов, выбора тут все-таки больше по сравнению с Canva.

365Done

А вот это уже отдельный сайт, приспособленный под создание чек-листов. Он русскоязычный, поэтому практически все представленные шаблоны или готовые списки идут на русском языке. Пользоваться им можно как бесплатно, так и платно – для этого есть возможность денежной поддержки проекта или покупка тетрадей, дневников и книг в магазине. 

Планировщики задач с опцией чек-листа

Google Keep

Это абсолютно бесплатный сервис… Для ведения заметок. Однако для создания личного чек-листа он тоже вполне сгодится, ведь в нем есть возможность формирования простого списка и отправки его друзьям или коллегам. Что еще удобно, к одной записи крепятся теги и метки по определенной теме, еще есть напоминания, функция добавления фотографий или голосовых записей, а также многое другое. Это отличное решение для тех, кто не хочет заморачиваться и любит делать все самостоятельно.

Microsoft To Do (ранее Wunderlist)

Тоже неплохой планировщик, который можно приспособить под ведение чек-листов. В нем предусмотрена генерация задач из электронной почты, также интеграция с Dropbox, Slack и Zapier. Приложение будет вести учет текущих задач и покажет, какие действия нужно выполнить далее. Некоторые пункты можно установить на повтор и установить для них напоминание. Пользоваться всем этим «бохатством» можно абсолютно бесплатно.

Any.Do

Приложение позволяет вести учет ежедневных дел и составлять красивые, аккуратные чек-листы. В нем можно создавать планы в зависимости от времени или местоположения, а еще делиться задачами с друзьями или коллегами. При этом есть синхронизация с календарем Google и хранилищем iCloud, поэтому данные можно будет синхронизировать для сохранения в одном месте. Плюс тут есть расширенные возможности, позволяющие следить за процентом заполнения списка, устанавливать напоминания пользователям, а также следить за теми, кто формы еще не заполнил. Пользоваться можно бесплатно и платно.

WorkFlowy

Еще один планировщик, только более продвинутый. Бесплатно в нем можно разрабатывать до 100 списков, а за $50 в год это ограничение будет снято, еще будет открыт доступ к неограниченному числу шаблонов и элементов. Функционал обширен – тут можно подбирать разные форматы и делиться ими с коллегами, вписывать задачи в свое или чужое расписание, добавлять заметки.

Даже самые простые подобные сервисы можно приспособить под составление и ведение чек-листов. Обычные заметки в телефоне для кого-то станут простым и эффективным решением. Хотя это дело вкуса, некоторые все дела ведут с помощью записей в тетрадке. Как всегда, выбирать надо исходя из субъективных предпочтений, лишь бы было удобно.