Как начать работу с электронным документооборотом

Бумажные документы уходят в прошлое: в одних компаниях стремительно, в других – более скромными темпами. Электронный документооборот (ЭДО) хоть и не обязателен, но желателен: технология автоматизирует процесс обмена информацией, ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Итог – сокращение расходов на хранение и обработку бумажной документации, экономия времени, повышение эффективности работы компании в целом.

Что такое электронный документооборот и как он работает

• СЭД – техническая система, в которой создают, подписывают, отправляют электронные документы;
• СЭД обеспечивает управление доступами и передачу файлов в локальных или внешних сетях;
• благодаря СЭД мы контролируем входящие и исходящие потоки документов, собираем и храним их в онлайн-архиве.

Функции электронного документооборота

1. Обеспечивают единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия – стандартизация упрощает процессы, повышает эффективность.
2. Обеспечивают легкий обмен информацией внутри отдела, между отделами, компаниями.
3. Стандартизируют формы и реквизиты.
4. Регистрируют внутреннюю, входящую, исходящую документацию, при необходимости перенаправляя руководству.
5. Дают возможность вносить изменения сотрудником при условии получения доступа.
6. Контролируют согласование и процесс исполнения.
7. Формируют отчетность.
8. Архивируют данные.

Каким компаниям подходит электронный документооборот

ЭДО – удобно и современно, но некоторые предприниматели смотрят со скепсисом на идею внедрения системы электронного документооборота. Впрочем, тем, кто на упрощенном налогообложении заключает несколько контрактов в год, не составляет труда несколько раз выслать бумажные документы.

А что с малым и средним бизнесом? Зачастую им важно получать оплату товара или услуги в день получения документов. В таких случаях грамотно внедренная система электронного документооборота позволяет существенно ускорить исполнение договоров.

Приведу пару примеров, когда отсутствие СЭД стало критичным для проекта. У интернет-магазина накопилась внушительная дебиторская задолженность – более десяти миллионов рублей. Возникла задолженность из-за того, что была допущена очередная ошибка в накладной – товар находится в фуре, невозможно получить на складе. Исправленный документ едет к поставщику – время безвозвратно уходит. После внедрения СЭД все необходимые корректировки в документах выполняют всего в несколько кликов и сразу направляют получателю.

Другой пример. Крупная энергосбытовая компания, точнее ее финансовый отдел, закладывал в бюджет внушительные суммы как «накладные расходы». Эти деньги, порядка 120 000 рублей в год, на самом деле шли на оплату штрафов, регулярно получаемых в результате налоговых проверок. После внедрения электронного документооборота корректность составленных документов контролируют не люди, а алгоритмы. Больше ошибок нет, к тому же на более важные задачи высвободилось драгоценное время сотрудников.

А теперь больше конкретики. Кому и в каких случаях нужен электронный документооборот для работы с госслужбами:

1. ФНС, налоговая отчетность – всем юридическим лицам.
2. Налоговая декларация по любому налогу – юридические лица, а также индивидуальные предприниматели со штатом более 100 сотрудников.
3. Декларация по НДС – юрлица и ИП, которые являются плательщиками НДС.
4. Отчеты в ПФР и ФСС – юрлица, а также ИП, у которых штат 25 и более сотрудников.
5. Расчет страховых взносов за работников – юрлица, а также ИП, у которых 10 и более сотрудников.
6. Отчет в Росстат направляют все юридические лица и ИП.

В каких случаях необходим документооборот при работе с контрагентами:

1. Электронные торги – необходимо и для заказчика, и для исполнителя.
2. Производителям и продавцам маркированных товаров следует в обязательном порядке регистрироваться в системе «Честный знак».
3. Производителям и продавцам алкогольной продукции следует в обязательном порядке регистрироваться в ЕГАИС.
4. В системе «Меркурий» обязательно регистрируются фермеры, а также продавцы фермерской продукции, которая подлежит ветеринарному контролю.
5. Обязательно регистрируются в национальной системе прослеживаемости товаров продавцы импортных прослеживаемых товаров.

Что нужно знать перед внедрением ЭДО

Перед внедрением электронного документооборота стоит разобраться с тем, на какие параметры обращать внимание при выборе системы. Также важно узнать, как получить электронную подпись, какие изменения ожидают в учетной политике при переходе на ЭДО.

Как выбрать систему электронного документооборота

1. Насколько сервис безопасен? Нас интересует, как организован доступ к сервису – по логину или квалифицированной электронной подписи. Уточните, прошел ли аудит безопасности системы. Также выясните, где, как, как долго хранятся файлы и не потеряете ли вы доступ к ним, если контракт будет расторжен.
2. Возможность интеграции. Уточните, сможете ли вы автоматически обмениваться данными с учетными системами.
3. Интерфейс, адаптивность. Насколько удобна система в использовании – вашим сотрудникам предстоит ее осваивать, регулярно пользоваться. Также важно, есть ли версии для смартфонов и планшетов и насколько корректно работает система на других устройствах, помимо компьютера. Обратите внимание, не сокращен ли функционал в мобильной версии.
4. Роуминг с другими операторами. Если ваши контрагенты используют другие программы, то роуминг придется как нельзя кстати.
5. Техподдержка. Насколько оперативно работают специалисты, и доступна ли круглосуточная помощь. Не стоит рассчитывать исключительно на своего штатного или внештатного программиста.
6. Наконец, стоимость. Уточните, что входит в тариф, какие опции оплачиваются отдельно.

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и доверенных удостоверяющих центров.

Что нужно сделать, чтобы внедрить электронный документооборот

Необходимо получить бесплатную электронную подпись в ФНС. Для этого запишитесь на прием. Заранее приготовьте защищенный носитель – флешку, которую можно приобрести у операторов ЭДО, например. Также подготовьте пакет документов:

• паспорт руководителя;
• ИНН;
• СНИЛС;
• выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ);
• приказ о назначении руководителя;
• сертификат соответствия на носитель ключевой информации.

Вам необходимо заполнить заявление на получение квалифицированной электронной подписи. Это можно сделать в личном кабинете ФНС, если ранее уже получали электронную подпись, либо же очно явиться в ФНС, если оформляете впервые.

Срок действия электронной подписи составляет 15 месяцев, при этом и ИП, и юрлица получают только одну квалифицированную подпись. Получает ее руководитель, который имеет право подписи без доверенности, либо непосредственно ИП. Копированию КЭП не подлежит.

Также ввиду перехода на электронный документооборот вводим изменения в учетной политике. Что необходимо прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учета, документы, которые будут оформляться электронно;
• список документов, которые необходимо оформлять в электронном виде;
• тип электронной подписи – простая или квалифицированная;
• порядок хранения электронных документов;
• способ отправки и получения данных – должно быть в электронном виде, с указанием оператора электронного документооборота;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами;
• право подписи электронных документов с указанием должностей сотрудников.

Преимущества и недостатки в работе СЭД

Как и любой инструмент автоматизации, СЭД отличается как преимуществами, так и недостатками. В конечном счете внедрение таких систем – вопрос потребности вашего проекта.

Преимущества СЭД

Во-первых, вы не отстаете от рынка. Автоматизация сегодня – выгодное конкурентное преимущество, если вы грамотно вводите и эксплуатируете технологии. Повсеместному введению электронного документооборота способствует и государство, что позволяет сделать бизнес более прозрачным.

Специалисты СКБ «Контур» отмечают, что порядка 33% российских компаний уже перешли на ЭДО. Характерно, что малый и средний бизнес пока не демонстрирует активного интереса к электронному документообороту – перешло на СЭД около 10% компаний. При этом более 60% компаний-представителей крупного бизнеса уже перешли на работу с электронными документами.

Развитие этого сегмента рынка увеличилось на фоне пандемии и в 2022 году по-прежнему все активнее среди компаний внедряется система юридически значимого ЭДО. По мнению руководителей IT-компаний, тенденция будет сохраняться и далее.

Во-вторых, СЭД позволяет вам экономить ресурсы. Отказываясь от бумажного документооборота, вы в несколько раз сокращаете стоимость подготовки, пересылки, хранения бумаг. Снижаются затраты на бумагу и картриджи, на услуги почты и курьеров, на работу бумажных архивов. Вместо этого ежегодно оформляют электронную подпись и оплачивают подключение к системе ЭДО через облачный или коробочный доступ.

Приведу пример в цифрах. Яна Шабанова, директор по развитию приложений для бизнеса в IT-компании Atos, отмечает, что до введения электронного документооборота компания тратила до 5% прибыли на бумагу, картриджи, курьерские услуги. Введя СЭД, Atos удалось сократить эти расходы более чем вдвое.

В-третьих, освобождаете драгоценное время сотрудников для решения более важных задач. Персонал не тратит время на печать, подпись, отправление, отслеживание и т.д. Благодаря ЭДО юридически значимый документ за пару мгновений направляется адресату в любую точку мира. Например, в компании «Байкал-Сервис» с 115 филиалами по всей стране исходящим документооборотом занимаются трое (!) сотрудников. В год компания отправляет по системе электронного документооборота чуть менее трех миллионов документов.

В-четвертых, ваши данные надежно защищены. Введя ЭДО, вы не потеряете оригиналы документов. Также конфиденциальная информация не утечет за пределы организации – ровно противоположное нередко происходит при хранении данных в бумажном виде.

Ненадежность электронных систем – миф. Операторы несут юридическую ответственность за защиту информации, попадающей в систему. Разработчики применяют постоянно совершенствующиеся технологии шифрования данных.

Наконец, вы способствуете более активному развитию бизнеса. Электронный документ применяют для экономии, а также из-за работы с контрагентами, требующими от вас использование СЭД. Примечательно, что ЭДО еще и позволяет вашему проекту развиваться быстрее, функционировать оптимизированнее и эффективнее. Сотрудники быстро собирают и анализируют информацию, включая данные о клиентах и сделках. Руководство же упрощает себе процесс принятия наиболее выгодных управленческих решений.

Недостатки СЭД

А теперь поговорим о том, с какими негативными явлениями вы можете столкнуться при внедрении системы электронного документооборота.

Начнем с затрат. Тарифы на лицензию, варианты подписок разные. Потратиться придется не только на лицензию, но и на электронную подпись, на получение которой, кстати, тоже придется потратить время и средства. Также в статью расходов войдет оплата услуг по установке, настройке сервисов, обучению персонала. Некоторые компании включают перечисленное в стоимость лицензий.

Далее – обучение сотрудников. Здесь многое зависит от того, насколько ваш коллектив готов к нововведениям, насколько быстро и эффективно осваивает новые сервисы. Наконец, насколько он понимает смысл этих нововведений. Обучение можно заказать у компании-разработчика, однако самим руководителям придется активно участвовать в адаптации персонала к новому инструменту.

Как отмечалось в разделе выше, вам придется прописать во всех договорах с партнерами новые условия. Не факт, что все ваши контрагенты будут открыты к новому формату работы – им также придется платить абонентскую плату за использование СЭД.

На какие продукты взглянуть? Во-первых не приобретайте сразу первое попавшееся решение. Выберите несколько заинтересовавших вариантов и ознакомьтесь с работой, воспользовавшись тестовым периодом – большинство крупных разработчиков предлагают такую опцию. Рекомендую рассмотреть Bitrix24, amoCRM, A2B, Microsoft Dynamics, Мегаплан. Приобретайте после полноценного теста. Не забудьте предварительно обратиться в техподдержку и оценить работу. Посоветуйтесь с партнерами – чужой опыт не станет лишним.

Как отмечалось выше, внедрение системы электронного документооборота – вопрос потребности вашего проекта. Насколько ваш проект нуждается в таком инструменте, решать вам. Это не так сложно проанализировать, взглянув на преимущества и недостатки, рассмотренные выше. Если мера действительно необходима, то стоит обстоятельно подойти к внедрению, включая активную помощь ваши сотрудникам в освоении нового инструмента.