Что такое ЭДО и как подключить

Статья обновлена в июне 2024 года.

Бизнесу нужно обмениваться документами. Это можно делать на бумаге или электронно – с помощью ЭДО. Второй вариант позволяет экономить на курьерах, почтовых отправлениях и не тратить деньги на бумагу и офисную технику. А сам документооборот проходит быстрее: можно подписать документы онлайн, не дожидаясь, когда вернется экземпляр с подписью контрагента. Вместо нескольких дней все занимает пару минут.

Для части бизнесов в России ЭДО – уже не просто опция, а требование закона. Речь о компаниях, которые работают с обязательной маркировкой и импортными товарами. А также застройщиках недвижимости и поставщиках любых товаров, которые участвуют в госзакупках. Все муниципальные и госучреждения официально перешли на ЭДО с начала 2023 года.  

В этой статье расскажем все об электронном документообороте. Как его внедрить в компании, какой для этого есть сервисы и сколько они стоят. А еще – какие бывают виды электронной подписи и как ее получить.

Зачем нужен ЭДО и какие есть виды

Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен цифровыми документами через интернет. Такие документы подписываются электронной подписью и являются юридически значимыми – равно как и бумажные. ЭДО можно использовать для обмена документами с юрлицами, подписи документов с госорганами и заключения договоров с клиентами и исполнителями, которые работают как физлица.  

ЭДО можно разделить на два вида: 

Внутренний ЭДО – обмен документами внутри компании. Прежде всего, это кадровые документы – трудовые договоры, различные инструкции и нормативные акты, командировочные листы. Их можно подписывать с сотрудником электронно, без присутствия в офисе. Это относится к КЭДО – кадровому электронному документообороту.  

В строительных, производственных и торговых компаниях есть и другие внутренние документы. Например, первичка по учету материалов, продукции и результатов инвентаризации. Чтобы не бегать за сотрудником по производственной площадке, эти документы можно отправить ему в учетной системе и просто прислать уведомление на почту. 

Внешний ЭДО – обмен документами с контрагентами, клиентами-физлицами и внештатными подрядчиками. Внешний ЭДО позволяет подписывать договоры и приложения, акты выполненных работ и другие документы онлайн – без бумаги. 

Если внутренний ЭДО ведут только компании со штатом сотрудников, внешний ЭДО нужен и доступен всем. К нему подключаются юрлица, ИП, самозанятые и даже нерезиденты РФ. Компания может организовать ЭДО с любым из этих типов клиентов и подрядчиков. 

Виды подписей для электронного документооборота

Сегодня в России есть три вида электронной подписи. Их использование и правила получения регулируются 63-ФЗ. Ниже рассмотрим, в чем отличия между ними, и какие документы ими можно подписывать.  

1. ПЭП – простая электронная подпись

Это код, который присылают вам по смс или в виде пуш-уведомления. В ее основе нет криптошифрования и не проверяется личность – поэтому такая подпись считается наименее безопасной. В то же время, ее бывает достаточно, чтобы подписывать нерисковые документы. 

2. НЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись 

В ее основе криптографический шифр. Он позволяет определить, кто именно подписал документ, поэтому для ее выпуска нужно подтверждение личности. Также, в отличие от ПЭП, она позволяет убедиться, что документ не менялся после подписания. Обычно ключ подписи находится в облаке удостоверяющего центра, который ее выпустил, или на устройстве пользователя. Поэтому специальные носители для ее хранения не нужны.

3. КЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись

Выпуск КЭП прямо контролирует государство. Ее можно получить только в аккредитованных Минцифры удостоверяющих центрах. Криптографический шифр такой подписи записывается на флешку – ее называют токен. Его используют для подписи документов. 

Часто можно встретить аббревиатуры УКЭП и УНЭП. Буква у означает «усиленная». Эти понятия означают то же самое, что КЭП и НЭП, потому что эти подписи являются усиленными по умолчанию. 

Зачем внедрять ЭДО

С помощью ЭДО можно улучшить некоторые процессы в компании. Например:

1. Снизить расходы. Плюс для небольших компаний и физлиц: не нужно тратить две недели на пересылку документов в другой город или платить по 500 рублей за доставку документов курьером. Компании, которые обрабатывают сотни и тысячи документов в месяц, еще и сильно сэкономят на бумаге. 
2. Ускорить бизнес-процессы. Чем скорее подпишете документы, тем быстрее партнер оплатит счет. Плюс, работа с документами занимает меньше времени. Некоторые сервисы распознают сканы и фото документов и превращают их в текст. А еще автоматизируют исправления – если настроить связанность для нескольких документов, данные изменятся в каждом из них.
3. Упростить работу с ФНС. Бухгалтерскую и налоговую отчетность можно передавать по ЭДО – и подписывать с помощью УКЭП. 
4. Хранить данные в безопасности. НЭП и КЭП хранятся с помощью закрытого шифра. И являются доказательством того, что документ был подписан конкретным лицом и не менялся после подписания. 
5. Следить за окружающей средой. ЭДО снижает расход бумаги и энергии при ее производстве. Влияет на сокращение вредных выбросов, которые связаны с печатью и доставкой бумажных документов.

Кто обязан использовать ЭДО по закону: 

• государственные и муниципальные организации;
• юрлица и ИП, которые продают маркированные товары; 
• работают с импортными товарами, которые проходят через НСП;
• принимают участие в госзакупках;
• сдают отчетность в электронном виде – предприятия с годовым оборотом более 10 млрд рублей и/или максимальным количеством сотрудников за прошлый календарный год – более 100 человек. 

Системы внутреннего ЭДО

Ниже подборка сервисов, которые помогут наладить документооборот в организации.

В них можно вести КЭДО, подписывать первичные документы внутри компании. А при настройке интеграции с сервисом внешнего ЭДО – и любые документы с контрагентами.

TESSA

Платформа автоматизирует документооборот – и внутри компании, и с контрагентами. Эту систему внедрили в половине российских банков из первой десятки по размеру активов. 

Два решения на базе TESSA полностью закрывают задачи по работе с документами. Первое – «Типовой документооборот». Он отвечает за согласование и подписание договоров. Коннектится с операторами внешнего ЭДО. Второе решение «Т-КЭДО» позволяет оформлять все кадровые документы электронно. Сотруднику не нужно быть в офисе и заказывать ЭЦП. Достаточно ознакомиться с документом и нажать кнопку «Подписать». Нужен только телефон или компьютер, документы будут юридически значимы. 

Параллельное согласование карточки с заданием в TESSA 

Особенности системы: 

• Можно подписывать документы УКЭП – с компьютера и в мобильном приложении, прямо в интерфейсе TESSA. 
• Искусственный интеллект распознает фотографии и сканы документов и превращает их в текст. Это позволяет редактировать их в системе и упрощает регистрацию. Работать с документами можно в веб-версии. 
• Чат-бот в Telegram – в нем удобно согласовывать документы и выполнять задачи. В мессенджер можно зайти с любого устройства: это проще, чем работа с корпоративной почтой. 
• Есть специальные решения для разных отраслей – например, для девелоперов и банковского сектора. Для строителей можно создать специальный архив: для хранения технических и коммерческих документов. Другая настройка позволяет собирать данные о контрагенте из разных систем в одной карточке. Еще есть интеграция с Почтой России для массовой отправки бумажных писем. А для коммуникации с госорганами – с сервисом Контур.Экстерн. 

ELMA365 ECM 

ELMA365 ECM – платформа корпоративного документооборота. В ней можно работать с первичными документами, создавать и подписывать договоры с контрагентами, вести КЭДО и настроить электронный архив. У системы есть интеграции с операторами ЭДО: Контур.Диадок, Docrobot и СФЕРА Курьер. 

Интерфейс ELMA365 ECM

Платформа состоит из готовых приложений и работает на базе low-code. Ее удобно собирать под себя – как конструктор. Вот несколько примеров, что можно настроить в ELMA, кроме базового функционала СЭД: 

• Распознавание персональных и первичных документов – документы перестают быть просто сканами: система распознает поля, разметку страницы и превращает растровый рисунок в текст. Система умеет распознавать дипломы и СНИЛС при приеме сотрудников на работу. А также счета, УПД, накладные, если контрагенты присылают их в бумажном виде. 
• Маршрутизация обращений и согласование документов по частям – искусственный интеллект распознает текст, самостоятельно делит договор на разделы и отправляет части текста на согласование ответственным сотрудникам. То же самое можно настроить для обращений, которые приходят с сайта, в мессенджерах и по email от клиентов. Чтобы их автоматически получал сотрудник нужного профиля – например, менеджер отдела продаж, специалист техподдержки или юрист.  
• Управление МЧД – в ELMA365 можно выпустить машиночитаемую доверенность, чтобы документы подписывал не только генеральный директор компании, но и кто-либо из сотрудников. 

Можно купить лицензию на собственный сервер или работать в облаке. Стоимость системы – от 500 рублей в месяц при подписке на облачный сервис. 

Visary СЭД  

Российская система – автоматизирует весь процесс документооборота и делопроизводства для бизнеса и государственных структур. Соответствует требованиям политики импортозамещения и защиты данных. Система позволяет наладить работу распределенных организаций – с филиалами в разных городах и сотрудниками на удаленке. 

Интерфейс Visary СЭД 

В Visary СЭД можно управлять разными видами документов, автоматизировать их регистрацию и хранение. А также создавать поручения, контролировать их исполнение и согласовывать документы по заданному маршруту. В системе есть инструменты no-code – ее можно изменять без знания кода. Достаточно компьютерной мыши, чтобы задавать настройки управления доступом и новые виды дашбордов, кастомизировать формы и карточки с данными и workflow-инструмент – конструктор бизнес-процессов в СЭД. 

Есть собственный онлайн-редактор. Можно писать тексты документов в системе – без перехода в сторонние приложения. А также отслеживать версии документов, возвращаться к нужной и смотреть, какие изменения внесли коллеги. Visary СЭД поддерживает работу с электронной подписью. Искусственный интеллект (OCR) распознает текст документов, конвертирует скан-копии pdf, jpg и png в текст. Для работы с госведомствами предусмотрен коннектор к МЭДО.

BuildDocs 

Облачный сервис цифровой исполнительной документации. Система объединяет всех участников строительства в едином пространстве: застройщика, технического заказчика, всех подрядчиков, авторский надзор и строительный контроль. На платформе можно проставлять штампы и подписывать документы. BuildDocs поддерживает работу с УКЭП – все документы соответствуют требованиям закона и принимаются надзорными органами. 

В сервисе удобно вести документооборот со всеми участниками проекта, для этого достаточно выдать им доступ к системе. Ресурсоснабжающие организации тоже могут подписать документы электронно – перейдя по ссылке, отправленной из BuildDocs по почте. Она открывается в любом браузере. Есть шаблоны актов для всех видов работ. Все акты и реестры создаются автоматически – достаточно задать вручную только исходные данные. Можно настроить связанность документов, чтобы типовая информация подставлялась в каждом из них.

Меню работы с исполнительной документацией в BuildDocs 

Систему можно интегрировать в любой цифровой контур – быстро и без затрат для заказчика. Консультанты системы проводят аудит, предоставляют регламенты и техподдержку.  Для работы достаточно, чтобы сотрудник был знаком с исполнительной документацией и умел пользоваться ПК.

У сервиса есть веб-версия и мобильное приложение. Подписка оформляется на период, когда создается и подписывается исполнительная документация проекта. Тарифы нефиксированные: цена считается, исходя из квадратных метров проекта и периода подписки. Документы доступны в архиве BuildDocs бессрочно и бесплатно, даже после сдачи в надзорный орган.

Nopaper КЭДО

Nopaper КЭДО – сервис для работы с кадровыми и внутренними документами от IT-компаний Artsofte и SafeTech. Подпись для каждого сотрудника можно выпустить в приложении – бесплатно за пару минут. В УЦ обращаться не нужно, пользователь сам выпускает усиленную неквалифицированную подпись по всем требованиям 63-ФЗ. Ее достаточно для подписания 99% кадровых документов работником – они будут юридически значимы. Также в Nopaper можно заказать и КЭП. На любой вопрос сотрудников отвечают менеджеры техподдержки: в приложении или по телефону за 2 минуты.

В сервисе есть готовые шаблоны документов, которые соответствуют нормам ТК, а также типовые маршруты согласования – например, оформление отпуска. Можно настраивать маршруты под себя: выбирать, кто будет формировать, согласовывать и подписывать бумаги. Готовые шаблоны закрывают 99% кадровых задач по документам.

Выпуск НЭП в Nopaper

Есть функция массового подписания. Можно в один клик создать и подписать приказы в 1С на всех работников – и также в один клик отправить их им на подписание. В Nopaper можно бесплатно выпустить машиночитаемую доверенность – чтобы кадровые специалисты могли подписывать документы за директора при найме и увольнении сотрудников.

В Nopaper можно обмениваться документами и с внештатными сотрудниками, и с иностранцами.  Еще в Nopaper можно проверять кандидатов на банкротство и создавать их личные карточки в 1С – для этого есть готовая расширенная интеграция с 1С: ЗУП. Специалист КДП может создавать и подписывать все кадровые документы только в 1С, переходить в Nopaper для этого не нужно. Хранить кадровые документы можно в SAP, Битрикс24 и любой другой BPM-системе – интеграция настраивается с помощью API. 

Сервисы внешнего ЭДО

Разберем сервисы, которые помогают компаниям обмениваться документами с юрлицами. А также самозанятыми, ИП и клиентами-физлицами.

OkiDoki

OkiDoki – платформа для подписи документов без бумаги и ЭЦП. Подходит для работы с подрядчиками и заказчиками, которые являются физлицами. Договор подписывается ПЭП – простой электронной подписью. Она имеет юридическую силу для гражданско-правовых договоров. Сервисом пользуются физики, самозанятые и ИП, которые заключают договоры с клиентами и нанимают сотрудников проектно. Это свадебные агентства, апарт-отели, частники, которые сдают квартиры посуточно, ремонтные бригады и, например, детские центры. 

Есть 3 набора готовых шаблонов: для аренды недвижимости, детских центров и ниши натяжных потолков. Среди них можно найти договор для работы с самозанятым, акт сдачи-приемки работ, договор управления, найма помещений и оказания услуг. Типовые шаблоны можно редактировать и загружать собственные. Из приятных бонусов – круглосуточная поддержка в Telegram. 

Примеры готовых шаблонов в сервисе OkiDoki 

Тарификация идет за пакет – можно купить 20 договоров, 100 или 500. Купленный пакет бессрочный и не сгорит через месяц. Еще есть безлимитные тарифы – на месяц и год. Будет выгоднее, если подписываете очень много документов. 

Docrobot.ЭДО

Сервис для обмена электронными документами от аккредитованного оператора ЭДО. В Docrobot можно подписывать документы квалифицированной электронной подписью, отправлять их контрагентам, банкам и государственным структурам. А после отслеживать статус согласования и подписания. Все делается в одном окне. 

Можно работать в веб-версии сервиса или из своей учетной записи в 1С. У Docrobot есть роуминг со всеми популярными операторами ЭДО – удобно обмениваться документами с партнерами из других систем. 

Меню поиска и приглашения контрагентов в Docrobot.ЭДО

У Docrobot множество продуктов для бизнеса. Помимо ЭДО можно подключить EDI – сервис электронного обмена данными между торговыми партнерами и ЭПД – решение для электронных перевозочных документов. Есть готовые продукты для маркировки товаров и Alldocs – конструктор для создания собственных сценариев работы с документами. EDI и ЭДО можно использовать вместе и связать с любой учетной или ERP-системой.

«ЯЗАНЯТ»

Сервис для работы с самозанятыми. В него можно пригласить исполнителей, с которыми вы уже работаете, или найти новых прямо на платформе. Документы подписываются ПЭП, ее можно получить в сервисе. Есть готовый шаблон договора с самозанятыми. Еще на платформе можно проводить оплату – на расчетные счета и карты российских банков. 

Интерфейс сервиса «ЯЗАНЯТ»

При работе с самозанятыми важно смотреть, актуален ли их налоговый статус, а после оплаты запрашивать чек, чтобы обосновать расходы налоговой. В «ЯЗАНЯТ» все происходит автоматически – сервис проверяет статус исполнителя перед началом работы и присылает чек после оплаты. 

Особенности сервиса: 

• Биржа заданий – там можно искать самозанятых под конкретную задачу. Размещать объявления, отслеживать отклики и выбирать исполнителя. 
• Документы и выплаты. В сервисе можно подписывать договоры, акты и получать чеки. И платить самозанятым – комиссия 0.5% от суммы выплаты. Есть функция массовых выплат: сделать переводы десяткам исполнителей удобно в два клика. Вводить их реквизиты в ручную не нужно, достаточно вбить ФИО или ИНН исполнителей, которые зарегистрированы на платформе. 
• Персональный менеджер. Поможет зарегистрировать исполнителей и связать платформу с другими бизнес-решениями. Также обучает сотрудников пользоваться платформой и консультирует по налоговым и юридическим вопросам. 

Nopaper

Сервис мобильного ЭДО для быстрого обмена документами. Для подписания не понадобится флешка и криптоплагин: все делается в мобильном приложении. Сервис сравнивает фото паспорта с видео-селфи, проверяет данные по базам МВД и выпускает УНЭП. Это занимает пару минут. Подпись подойдет для договоров, актов и других документов. 

В Nopaper можно пригласить контрагентов: для них подписание бесплатно. Плата идет только за пакет исходящих документов, первые десять отправлений не тарифицируются. На платформе можно согласовывать документы с любыми контрагентами: самозанятыми, нерезидентами, физлицами и коллегами из разных юрлиц – нет лимита по их количеству в цепочке. 

Подписание документа в Nopaper (слева веб-версия, справа – интерфейс мобильного приложения)

Особенности сервиса. Документы можно подписывать не только НЭП в приложении, но и с помощью УКЭП в веб-версии – Nopaper поддерживает работу криптоплагина. Если партнер работает с оператором ЭДО, документ можно подписать без роуминга. Достаточно прислать ему ссылку на подписание. Контрагент подпишет документ с помощью токена, а вы – с помощью УКЭП или электронной подписи, выпущенной в Nopaper бесплатно. 

Сервис можно связать с IT-инфраструктурой компании. Есть API, который поможет обмениваться данными с CRM, BPM-системой или корпоративным мессенджером. Еще есть SDK для интеграции сервиса в интерфейс сайта или приложения – на iOS и Android. 

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

В первую очередь, нужно понять, с кем вы собираетесь работать. Выбираем сценарий, исходя из типа контрагентов. 

Сценарий 1. Подключиться к ЭДО с юрлицами и ИП.

Работа с бизнесом в 95% случаев проходит через операторов ЭДО. Поэтому точно стоит подключиться к одному из них. Самые известные сервисы – «Диадок», «СБИС», «СберКорус». Если у вас с контрагентом один и тот же оператор, достаточно просто найти его по ИНН и «пригласить в друзья». Если он работает с другим оператором, можно подключиться к нему по роумингу через интерфейс вашего сервиса. 

Для работы с оператором ЭДО нужно получить КЭП. Ее можно оформить у самого оператора, его партнера или у другой компании, которая является аккредитованным удостоверяющим центром. Вот их список. Выпустить КЭП для ИП или гендиректора компании можно бесплатно – напрямую в налоговой. Достаточно купить сертифицированный носитель для записи подписи. Их продают даже на Ozon. 

Обычно КЭП оформляется на гендиректора компании. Но можно сделать ее и для другого сотрудника. И выпустить на него машиночитаемую доверенность – она позволит подписывать документы от имени организации. МЧД можно оформить во многих сервисах ЭДО. 

Сценарий 2. Наладить работу с внештатными подрядчиками 

Для работы с самозанятыми стоит использовать сервисы типа «ЯЗАНЯТ». Практика показывает, что КЭП у самозанятых нет, поэтому это самый простой и надежный вариант для работы. Плюс, не надо напоминать исполнителю, чтобы тот выслал чек – вы получите его сразу после оплаты задания. Это главный и единственный обязательный закрывающий документ для работы с самозанятыми. 

Скажу по опыту – дополнительная подготовка и сложное внедрение вряд ли понадобятся. Достаточно создать аккаунт заказчика, пополнить баланс и попросить зарегистрироваться ваших самозанятых на платформе. У некоторых сервисов есть собственная биржа исполнителей, что особенно удобно. 

Сценарий 3. Подписывать документы с клиентами-физиками. 

ЭДО часто используют в сфере услуг и недвижимости – особенно те, кто сдает жилье посуточно. Это удобно, потому что не надо стыковаться с клиентом, чтобы подписать документы на бумаге. 

Подойдут сервисы типа OkiDoki. Удобно, что клиенту не придется взаимодействовать с системой – а значит, порог отказов и задержек при подписи будет минимальным. Документы удобно подписать ПЭП по ссылке из любого браузера. Вы легко сгенерируете ее в самом сервисе и сможете прислать клиенту по почте или в мессенджере. 

Дополнительные советы

Важно обозначить, что именно будет считаться электронной подписью, что обе стороны признают ее юридическую силу и способ определения лица, который ее ставит. Образец такого соглашения стоит запросить в поддержке сервиса, который вы выбрали. 

Как организовать ЭДО внутри компании

Рассмотрим, как внедрить внутренний ЭДО на примере кадрового электронного документооборота. Расскажу, как перейти на него с помощью сервисов типа Nopaper. 

Как внедрить более комплексное решение класса СЭД, где можно подписывать не только кадровые, но и любые другие внутренние документы – рассказано здесь. 

Список действий: 

1. Протестируйте сервис. У многих систем есть демо-доступ. К тестированию стоит подключить сотрудников, которые будут отвечать за работу с документами – в нашем случае это отдел персонала. 

Что нужно сделать на этапе теста: 

• Оценить удобство интерфейса – узнать, комфортно ли с ним работать и понятная ли в сервисе навигация. 
• Проверить функции – настроить маршруты согласования, посоздавать документы с помощью конструктора. Проверить, есть ли шаблоны всех основных кадровых документов и какое у них качество. 
• Протестировать, как работает выпуск ЭП – на практике их предстоит выпустить для всех сотрудников компании, которые согласятся участвовать в КЭДО. 

2. Пообщайтесь с коллегами. Важно подготовить их к переходу на КЭДО. Объясните, что теперь им не придется ехать в офис для подписи какого-нибудь приказа или регламента. И даже заходить к эйчару в кабинет – если сотрудники работают не на удаленке. Как показывает практика, многие любят экономить время, поэтому вы вряд ли столкнетесь с большим сопротивлением. 

Затем отправьте сотрудникам инструкции по работе с системой. Нужные материалы можно запросить у техподдержки вашего сервиса. Самое главное – объяснить, как авторизоваться на платформе и выпустить электронную подпись. И рассказать, что в системе КЭДО они смогут подписывать любые документы, кроме приказов об увольнении, инструктажей по охране труда и актов о несчастном случае на производстве. Эти правила актуальны на начало 2024 года. 

3. Настройте интеграции с другими вашими решениями. Платформу КЭДО можно связать по API с учетной системой и сервисом внешнего ЭДО. У многих разработчиков есть уже готовая интеграция с «1С:ЗУП». Это позволяет передавать документы из одной системы в другую за пару кликов. Например, готовить документы в СЭД, а отправлять их на подпись в сервисе КЭДО. А после – пересылать подписанные документы обратно в учетную систему. 

В комплексных решениях, типа ELMA365 и TESSA, и этого делать не придется. Они объединяют платформу КЭДО и учетную систему в одном интерфейсе. Подписывать и хранить документы можно в одном окне. 

4. Подготовьте формальные документы. Это положение об электронном документообороте, Приказ об электронном документообороте, Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО и Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Сотрудники должны подписать их от руки. Шаблоны этих документов можно найти в вашем сервисе или запросить их у поддержки. 

5. Начните работу. После того, как документы подписаны, можно работать с КЭДО. Нужно раздать всем сотрудникам доступ к системе, отправить ссылки-приглашения для регистрации и выпустить электронные подписи. 

Для подписания документов сотрудником будет достаточно УНЭП – ее выпускают все основные КЭДО-сервисы. Работодателю или сотруднику, который будет подписывать документы от его лица, нужна УКЭП. Для ее получения можно также обратиться к КЭДО-сервису.