Бесконечный рабочий день, или как не превратиться в белку в колесе

В недавнем исследовании корпорация Microsoft рассказала о приближении «бесконечного рабочего дня», в Комьюнити мы писали кратко об основных итогах Сегодня предлагаем углубиться в эту тему – что представляет собой бесконечный рабочий день, и к чему он может привести.

Что это такое

Бесконечный рабочий день – это ситуация, при которой границы между рабочим и личным временем стираются. По итогу, работа может начинаться с раннего утра и заканчиваться поздно ночью. В такой ситуации допускается и занятость в выходные дни.

Это не новое явление – к примеру, по результатам опроса еще в 2013 году HeadHunter рассказывали, что 42% сотрудников систематически задерживаются на работе. Чаще о бесконечном рабочем дне начали говорить в период пандемии, когда многие перешли на удаленный формат. С его окончанием тенденция к бесконечному рабочему дню, к сожалению, сохраняется, что явно отражается в результатах недавнего исследования от Microsoft.

Что говорят в Microsoft

Так как ранее мы писали об этом, далее перечислим основные выводы в краткой форме, а также отметим тенденции по ним. Кстати, подробнее с результатами этого исследования вы сможете ознакомиться на сайте корпорации.

40% людей начинают свой рабочий день в 6 утра – в основном они проверяют почту и готовят списки задач на день;
в среднем сотрудники получают по 117 писем в день по корпоративной почте, большинство из них просматривается менее чем за 60 секунд;
50% созвонов приходится на самое продуктивное время – с 9 до 11 часов утра и с 13 до 15 часов дня;
57% всех совещаний не планируются заранее, а 1 из 10 запланированных встреч устанавливаются в последнюю минуту;
в день каждый сотрудник прерывается около 275 раз, или примерно каждые 2 минуты.

Речь в исследовании идет не просто про переработки, а про непрерывную вовлеченность. В такой ситуации даже в свободное от работы время человек отвечает в рабочих чатах и не переключается должным образом.

Еще интересно в этом плане рассмотреть исследование Microsoft на тему «Triple Peak Day». Это уже ситуация, при которой в рабочем дне присутствуют три ярко выраженных периода высокой продуктивности – утром, после обеда и поздним вечером. По традиционной концепции таких периодов только два – утром и после обеда.

Одной из причин в Microsoft отметили переход на удаленный формат в пандемию. К примеру, есть ситуации, где родители, смотрящие за детьми во второй половине дня, компенсировали недоработанный период вечером. Другим в это время (поздним вечером) нужна передышка от постоянных созвонов, чтобы сосредоточиться на невыполненных задачах. К сожалению, даже после карантина эта тенденция сохраняется, что тоже влияет на развитие бесконечного рабочего дня.

Итоги всего этого следующие:

Даже после завершения рабочего дня деловые коммуникации продолжаются.
Создается культура «постоянной доступности», когда сотрудники вовлекаются в работу даже на выходных.
Отсутствует глубокий фокус, работа делится на микрозадачи, при этом нет ощущения завершенности.

Как это проявляется в жизни

В зависимости от конкретной ситуации бесконечный рабочий день может проявляться разными способами.

У офисного сотрудника такая картина возникает при неправильном планировании задач в течение дня, также при чрезмерной нагрузке. Если второй вариант исключен, стоит обратить внимание, каким задачам сам работник уделяет больше внимания в течение дня и нет ли отвлечения на личные дела.
У сотрудника на удаленной основе (при этом с полной занятостью) с большей вероятностью проблемы возникают из-за отсутствия физического разграничения рабочего и личного пространства. Так как дом является местом отдыха, при работе из дома переключаться становится для многих сложнее. А отсутствие физических границ размывает и психологические, в результате рабочее время перетекает и на вечер, и на выходные.
У сотрудника на гибридном графике, по аналогии с удаленщиками, проблема возникает при отсутствии границы при выходе из офиса. По итогу может возникать ощущение неполноты рабочего дня, приводящее к переработкам.
У сотрудника с подработками или несколькими проектами все гораздо проще – бесконечный рабочий день является неизбежным результатом занятости в нескольких направлениях. Это связано с желанием получить дополнительный заработок, и по такой причине человек сам соглашается работать в бесконечном режиме.
У фрилансеров или самозанятых может возникнуть бесконечный рабочий день из-за отсутствия четкого ограничения графика для заказчиков. У каждого из них свои ожидания и видения сроков, поэтому здесь ситуация полностью зависит от инициативы фрилансеров и самозанятых, а также установки временных рамок для получения сообщений или правок. А если не составлять график и не придерживаться его, то работа действительно станет бесконечной.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Почему это происходит

Как и отмечено ранее, основной причиной развития бесконечного рабочего дня является переход на удаленный или гибридный формат работы. При этом разделять личное и рабочее в такой ситуации для многих сложнее. Среди других причин можно отметить следующие:

Трансформация онлайн-коммуникаций. В работе зачастую сотрудники используют несколько площадок для общения и обмена информацией – начиная от мессенджеров и заканчивая таск-трекерами. Из-за этого внимание рассеивается, особенно если требуется постоянное присутствие и моментальный ответ на сообщения в этих каналах.
Развитие культуры эффективности и производительности. Сейчас заметен тренд на постоянное онлайн-присутствие, обусловленный желанием быть в курсе, не выпадать из повестки дня и быть первым во многом. Это стремление поддерживается и руководством, что может больше усугублять ситуацию.
Формирование чувства «вины за отдых». В такой атмосфере у работников возникает приоритет на завершение задачи и доработку, чтобы освободить в дальнейшем время и оправдать гибкий или удаленный график.
Неправильное планирование задач в течение дня. Если офисный сотрудник на протяжении дня не планирует собственные задачи, а выполняет их стихийно, то впоследствии он может не успеть выполнить некоторые из них. Из-за этого работник возьмет задачи на дом или же задержится на работе, что тоже становится причиной бесконечного рабочего дня.
Желание или необходимость в дополнительном заработке. Сегодня часто можно встретить работу, оплата которой не покрывает большинство жилищных, коммунальных и прочих важных платежей. По этой причине люди ищут подработку и дополнительные проекты.

По итогу, постоянная включенность превращается в норму, иногда даже без принуждения со стороны руководства или кого-либо еще.

К чему все это приведет?

Если работник будет постоянно находиться в режиме бесконечного рабочего дня, у него могут развиться некоторые негативные последствия:

Усталость и эмоциональное выгорание. Так как работа не заканчивается, сотрудник не успевает отдыхать, в худшем случае развивается истощение или даже синдром хронической усталости.
Размытие баланса между работой и личной жизнью. Так как границ между рабочим и личным нет, у человека нет ощущения удовлетворенности и завершенности, что тоже негативно скажется на работоспособности и общем состоянии.
Профессиональная дезориентация. Из-за размытых границ сложнее определить, что на самом деле важно в работе, а что второстепенно. По итогу, контролировать ситуацию сложнее, и эффективность сотрудников тоже уменьшается.
Снижение когнитивных способностей. Мозг при усиленной и длительной нагрузке позже будет неспособен нормально фокусироваться и разделять задачи. Это приведет к снижению продуктивности в долгосрочной перспективе, затем станет причиной развития других более серьезных последствий.
Ухудшение психологического здоровья. Регулярный длительный стресс может привести к формированию тревожности, регулярным нервным срывам или же паническим атакам.
Физические последствия. Из-за отсутствия физического перехода между офисом и домом у человека развивается сидячий образ жизни. А если нет движения, занятий спортом, также недостаточно времени уделяется отдыху сну и еде, результатом может стать появление хронических проблем со здоровьем.

В последние годы уровень стресса увеличивается, что зафиксировано в исследовании Gallup. Отмечается, что среди опрошенных 41% испытывают стресс ежедневно. Это же исследование связано с ухудшением коммуникаций в команде, отсутствием поддержки. Так, 20% работников в мире ежедневно испытывают чувство одиночества, особенно чаще оно наблюдается среди удаленщиков.

В глобальном плане последствия могут быть более серьезными. Сотрудник, который находится в режиме бесконечного рабочего дня, теряет фокус, тем самым не успевает вовремя выполнить важные для компании задачи. Это, в свою очередь, будет тормозить организацию и других сотрудников, работа которых зависит от этого человека.

Для организации еще одним негативным моментом может быть ухудшение коммуникаций в команде. Когда в коллективе каждый работает в «своем ритме», по итогу каждый член команды изолируется в собственном “пузыре”. В таких отделах наблюдается меньше поддержки, а это ухудшает командный дух и формирует плохой климат внутри коллектива.

Рекомендации: как избежать бесконечного рабочего дня или сохранить в нем продуктивность

Эти рекомендации будут отталкиваться от двух ситуаций – когда вы являетесь рядовым сотрудником, выполняющим поставленные задачи, или же руководителем, наблюдающим в своем отделе такую картину и способным изменить организационную структуру.

Для начала, чтобы избежать бесконечного рабочего дня, сотрудникам можно придерживаться следующих рекомендаций:

Дробите рабочее время. Этот способ я рекомендую лично, так как он помогает последовательно выполнять разные задачи и не терять при этом концентрацию. К примеру, утром, в период самой высокой продуктивности, можно заняться более срочными задачами, а разбор почты и постановку задач на следующий день оставить на вечернее время.
Сортируйте задачи по приоритетности и дедлайнам. Ориентируйтесь на то, какие задачи нужно сделать быстрее, и какие из них имеют большее значение для организации. Выполнять их можно последовательно в течение дня, тем самым постепенно достигая поставленной цели.
Делайте перерывы. В одном из исследований Microsoft отмечается, что перерывы в течение дня помогают «перезагрузиться» и снижают уровень стресса, тем самым способствуют росту концентрации внимания.
Найдите успокаивающие или отвлекающие занятия. Сюда можно отнести все то, что заряжает вас энергией – от прогулки и чтения до небольшой физической зарядки. В том же исследовании Microsoft замечено, что даже если вы уделяете этим занятиям понемногу времени, настроение в течение дня улучшится, что положительно повлияет на работоспособность.
Если онлайн-совещаний не избежать, сделайте их более целенаправленными. В течение созвона старайтесь в кратчайшие сроки обсудить конкретные вопросы, а при его завершении за пять минут подводите итоги, чтобы скорректировать поставленные задачи. Также здесь поможет планирование, ведение дневника задач, встреч и планерок.
Установите границы коммуникаций. Это будет полезно для тех, кто занят на фрилансе или является самозанятым. В современных мессенджерах и чатах есть функция отложенной отправки сообщений – это решение поможет вам избежать общения в нерабочее время. Например, если вы с вечера ставите задачи, то можно запустить отложенное сообщение на следующий день с утра или позже, чтобы своевременно получить нужный ответ.

Дополнительный вариант для повышения эффективности коммуникаций – установить время, в течение которого собеседник может дать ответ. Это снизит давление и исключит требования к немедленному реагированию, особенно если нет необходимости в срочной обратной связи.

Если же вы руководитель команды, и со временем ваши сотрудники включаются в бесконечный рабочий день, попробуйте изменить внутреннюю организационную структуру. В офисах именно она часто становится причиной раннего начала и позднего завершения рабочего дня. Чтобы реализовать это, можно придерживаться следующих рекомендаций:

Расставляйте приоритеты. Важным отличием этой рекомендации для сотрудников является то, что приоритеты формируете именно вы. Подбирайте приоритеты, опираясь на важность задачи в достижении общих организационных целей. Также важно учитывать, влияет ли выполнение конкретной задачи сотрудником на работу других отделов или членов команды.
Ставьте четкие дедлайны. При планировании объективно оценивайте то, сколько времени конкретный сотрудник потратит на ту или иную задачу, исходя из его же способностей. Если видите, что сотрудник не справляется – пообщайтесь с ним, выясните причины и поищите способы решения этой задачи.
Внедряйте ограничения на коммуникацию. Руководителям, особенно в крупных компаниях, важно сформировать правило, при котором встречи будут проходить только при предварительном планировании. Сократите количество незапланированных встреч и стимулируйте других руководителей стремиться к такому формату созвонов.
Используйте ИИ для автоматизации задач. С помощью искусственного интеллекта сегодня можно автоматизировать ряд рутинных задач, включая сложный анализ, составление отчетности или краткой выжимки документов, создание контента, также для многого другого.
Фокусируйтесь на результатах, а не на активности. Сместите фокус с физического присутствия на достижение поставленных показателей за конкретный временной промежуток. То, как сотрудник выполняет поставленную задачу, часто более важно по сравнению с тем, сколько времени он провел за рабочим столом.

Заключение

То, почему человек попадает в бесконечный рабочий день, зависит от ситуации и работы, которую он выполняет. Причины могут крыться как в планировании дня сотрудником, так и в организационной структуре. Даже если вы не можете напрямую повлиять на эту структуру, важно своевременно обсуждать с руководством возможность перераспределения нагрузки, если понимаете, что не способны справиться.

Для руководителей важно понимать, что отдых в положенное время напрямую влияет на эффективность сотрудника. А это уже положительно скажется на выполнении общих бизнес-целей, так как любой работник выполняет свою важную организационную часть.

Берегите себя и не перетруждайтесь!