Общение с сотрудниками: 5 советов для руководителя

«Эффективный руководитель» и «микроменеджмент» – два несовместимых понятия. Современная деловая этика требует от лидеров умения держать все под контролем без навязчивости и давления. При этом задачу усложняют новые форматы работы: в гибридном и удаленном режиме сотрудник может даже не попадаться на глаза руководству. Выстраивать эффективное взаимодействие в таких условиях – задача, которая требует стратегического подхода и внимания. В этой статье описываем пять эффективных приемов вывести рабочую коммуникацию на новый уровень.

Связь между рабочей коммуникацией и достижением бизнес-целей: что говорят исследования

Эффективность сотрудника зависит от наличия у него soft skills («мягких навыков»), в том числе коммуникативных. К такому выводу пришли исследователи из Гарварда, Фонда Карнеги и Стэнфордского исследовательского центра. По их данным, 85% успеха в работе зависят от того, насколько у человека развиты soft skills, среди которых один из самых важных – умение общаться. Только 15% успеха – следствие специфических знаний и навыков. 

Известный проект «Аристотель» показал еще более неожиданные результаты. Аналитики Google проанализировали работу своих самых успешных команд. Оказалось, что важные и продуктивные идеи были разработаны командами уровня «B», в которых состояли сотрудники без глубоких инженерных знаний. Команды уровня «А» не смогли показать сопоставимый результат. При этом «А» состояли из ведущих ученых с обширным опытом.

Вывод экспертов Google: на продуктивность сотрудника влияют не столько его профессиональные знания, сколько доверительная атмосфера внутри команды, понимание своих задач, мотивация их выполнять в составе определенного коллектива и возможность влиять на результат своей работы.

Такое положение дел неизбежно ставит перед руководителем ряд вопросов:

• Как выстроить эффективную деловую коммуникацию с сотрудниками и создать доверительную атмосферу?
• Как мотивировать сотрудников и показывать их важность в ежедневном рутинном общении?
• Как повысить уровень «мягких навыков» у высококлассных специалистов, имеющих проблемы с коммуникацией?

Следующие пять советов отвечают на эти вопросы и могут быть реализованы как в компании, работающей в одном офисе, так и в распределенной команде.

Создайте удобную систему чатов для всех процессов

Правило Парето о том, что 80% усилий приносят 20% результата, легло в основу разных техник менеджмента. Например, в управлении проектами важно сосредоточить свое внимание на тех 20% действий, которые приносят 80% прибыли. Оставшееся придется оптимизировать. В рабочей коммуникации такой подход выглядит так: 80% входящих сообщений несут мало пользы и требуют фильтрации.

К примеру, нет необходимости в том, чтобы вся команда маркетинга следила за оживленным обсуждением очередного рекламного макета. Дизайнер, копирайтер и таргетолог могут создать для этого отдельный чат или обсудить вопрос в отдельной ветке комментариев.

Идеальное решение – перевести все рабочее общение в корпоративный мессенджер, в котором не будет ничего лишнего. 

Введите правило превентивного информирования по целям, которые сейчас в работе 

Правило «маленьких шагов» – еще один термин из книг по менеджменту. Идея концепции заключается в важности маленьких этапов на пути к большой цели. Психологически легче начать действовать, когда знаешь, из чего состоит путь и сколько по нему идти. 

Например, SEO-специалист должен:

• Вывести сайт в топ Яндекса;
• Занять место в топ Google;
• Получить n среднее число новых посетителей сайта из органического поиска в месяц.

Задача руководителя в этом процессе сводится к тому, чтобы выбрать приоритетную цель, декомпозировать ее и определить список задач, назначив для каждой свой срок. Если сотрудник знает, каких результатов ему нужно достичь в этом месяце, он сможет сосредоточиться на важных делах и не распыляться. Руководителю в этом случае будет проще контролировать процесс приближения к цели. 

Кроме того, правило «маленьких шагов» помогает сотруднику видеть, сколько было проделано за определенный этап и как много плодов принесла его работа. Это мотивирует ставить новые цели и идти к ним. 

Определите формат коротких ответов в рабочем общении

Информационный шум, который генерируют новостные сайты и социальные сети, отвлекает от работы и снижает продуктивность. Отказ от личных мессенджеров и чатов в пользу рабочих инструментов для общения помогает справиться с этим. Однако инфошум, который создают сами сотрудники, делает ситуацию сложнее. 

Стандартный пример: выбор дизайн-макетов в общем чате. Вопрос «Что вам больше нравится?» – рождает бурные обсуждения, которые сложно проанализировать. Если добавить к этому вопросу возможность ответить только одной цифрой, которая указывает на номер макета, задача упрощается. Еще проще – голосовать с помощью эмодзи. Они одновременно не перегружают чат и придают эмоциональную окраску ответам.

Еще один пример: сотрудник обнаружил проблему, которую можно исправить только с помощью сторонних специалистов. Он самостоятельно нашел подрядчика, проанализировал разные варианты решения вопроса и прислал руководителю запрос. Если он добавит к сообщению пронумерованные варианты действий, руководителю не придется тратить много времени на согласование решения. Достаточно ответить одной цифрой, соответствующей пункту в списке вариантов. Такая методика воспитывает в сотрудниках самостоятельность и уважение ко времени друг друга, а также экономит время лидера. 

Возможность формулировать сообщения в определенной форме помогает сотруднику быстрее реагировать и не тратить ресурсы на то, чтобы прочитать и понять, что от него хотят. Руководителю проще собирать фидбек с помощью таких сообщений и анализировать его. 

Стимулируйте сотрудников начинать день с планирования и заканчивать подведением итогов

Чем больше у сотрудника задач, тем легче ему уделить каждой немного времени и в конце дня понять, что так ничего и не сделано. Чтобы избежать подобных ситуаций, лучше в начале дня изучить ближайшие дедлайны, оценить риски их срыва, внести правки в список целей и задач, а затем выбрать то, чем заниматься непосредственно сегодня. 

Если линейные сотрудники ежедневно делятся своими планами и итогами со своими непосредственными руководителями, а ключевые сотрудники – с директором, система работает как часы. Каждый ответственный знает, чем занят его подчиненный, и для этого не нужно заниматься микроменеджментом. 

Для руководителя ежедневное сообщение с итогами сотрудника – повод дополнительно подбодрить и мотивировать его. Регулярный обмен планами и итогами также помогает отслеживать снижение продуктивности. Если стало заметно, что сотрудник буквально выгорает, можно вовремя принять меры. 

Используйте все способы мотивировать сотрудника

Умение повышать мотивацию своей команды – один из ключевых навыков эффективного менеджера. Чем больше сотрудник зарабатывает, тем меньше его стимулируют сами деньги. 

Список способов вдохновлять сотрудников огромный и разнообразный. Один участник команды будет рад иногда брать работу на дом, другой – веселым корпоративам. Один выберет компанию за удобный офис в центре города, другой готов мириться с неудобствами в обмен на участие в создании продукта, который спасет мир.

Используйте весь функционал рабочих инструментов для мотивации коллектива. Например, не забывайте про важность эмодзи-реакций. Пишите благодарности в личных сообщениях. Делитесь обучающими материалами и полезными статьями. Проводите регулярные стратегические сессии.

Заключение

86% сотрудников и руководителей компаний считают неэффективную рабочую коммуникацию главной причиной возникающих в работе сложностей. Такие данные приводит компания Bit.Ai. В исследовании «Workplace Conflict: Statistics That Reveal Its Cost» говорится, что рабочие конфликты в 9% случаев становятся причиной потерь, которые выражаются как в денежном эквиваленте, так и в уходе ценных сотрудников. 

Руководителю, который хочет расти и видеть рост своей команды, важно понимать, что ключ к успеху спрятан в эффективности коммуникации с сотрудниками.