Поговорим о лучших инструментах для создания цифровых рабочих пространств, чтобы совместно вести дела, редактировать файлы, отслеживать прогресс и выполнять другие рутинные (и не очень) задачи без бесконечного переключения между сервисами.
В частности, поговорим об органайзере Notion и его аналогах разного уровня комплексности.
Notion
Notion – это популярный инструмент для совместного редактирования документов, хранения файлов и ведения расписания в едином цифровом пространстве. С помощью Notion можно удобно организовать работу с большим количеством проектов, используя различные методы визуализации информации и ее редактирования. Можно использовать стиль оформления в виде Вики, в виде календаря с расширенным количеством контента или канбан-доски.
В Notion по умолчанию доступны шаблоны для разработки новых продуктов, создания документации, управления рекламными кампаниями и других задач.
Параллельно в Notion можно вести личные проекты (финансы, заметки, список для чтения, список любимых фильмов и книг, которые надо прочитать и т.п.) и рабочие (календари, системы шрифтов и цветов для сайтов, записи с совещаний, заметки для HR-ов и т.п.). Универсальность – ключевое преимущество Notion. Для чего он будет использован, зависит исключительно от пользователя, а не от функциональности сервиса.
Сервис предоставляется бесплатно для личного использования. Для работы в команде придется купить подписку за 8 долларов (ежемесячно).
Confluence
Альтернатива Notion, разработанная компанией Atlassian (они же создали Trello и Jira). Это цифровое рабочее пространство, заточенное под задачи крупных команд разработчиков. В отличие от других проектов Atlassian, Confluence поддерживает хранение и редактирование документов, а также их комментирование. Это делает сервис немного ближе к Google Docs, нежели к Trello.
В Confluence есть удобные средства коммуникации, интеграция с любыми email-ящиками, поиск по документам и другие удобные функции. Conflunece в пару кликов интегрируется с другими утилитами Atlassian. Например, в документы Confluence можно одним кликом перенести расписание задач из Jira или дорожную карту разработки текущего проекта, которая при этом еще будет динамически обновляться.
Стоимость сервиса начинается от 5 долларов за месяц. Бесплатной версии нет, только безвозмездный тестовый период.
Dropbox Paper
Paper – это один из ключевых продуктов компании Dropbox, идея которого заключается в создании цифрового рабочего пространства, позволяющего полностью отказаться от привычных методов коммуникации и совместной работы (в частности, от электронной почты).
В Dropbox Paper у каждого пользователя есть доступ к онлайн-документам, которые можно адаптировать под свои нужды. Например, хранить там тексты для публикации на ресурсе, делать наброски документации, создать список задач для всей команды или встроить в этот документ календарь с важными событиями и совещаниями.
В документы Dropbox Paper можно встраивать не только текст и виджеты, но и медиаконтент: изображения, ролики с Vimeo, аудиодорожки с SoundCloud и даже посты из Инстаграма.
Также Paper поддерживает форматы файлов сторонних приложений. Они будут корректно отображаться в документе и будут доступны для предпросмотра и загрузки. Это позволяет использовать Paper в более сложных задачах, таких как проработка дизайна с применением программы Sketch или InVision.
Рабочее пространство в Dropbox Paper синхронизируется с одноименным облаком и доступно сразу на нескольких устройствах (через браузер и мобильные приложения).
Базовая версия Dropbox Paper доступна бесплатно, но за дополнительное пространство в облачном хранилище придется заплатить. Стоимость – от 9 долларов в месяц.
Coda
Coda – это сервис-органайзер, призванный объединить каналы коммуникации и инструменты для создания контента в единое цифровое пространство, которое не придется покидать, чтобы выполнить какую-то работу. Coda помогает избавиться от вечного копирования ссылок, текстов, задач и вставки их в мессенджеры, таблицы, системы отслеживания задач и т.п.
Новый проект в Coda выглядит как пустой документ, который можно заполнить виджетами на свой вкус. Это может быть список дел, картинки с дизайн-концептами, виджет с опросом, документ из Google Docs или таблица из Jira. Вариаций контента много, и ограничений по его размещению в Coda-документе нет.
Из интересного в Coda стоит отметить наличие готовых шаблонов для создания рабочего пространства в пару кликов. Можно найти типичный для своей команды сценарий взаимодействия и моментально объединить все его составляющие в один проект.
Например, подключить почту Gmail, календарь, мессенджер Slack, репозиторий с кодом и макет из Figma. Все необходимые для работы элементы окажутся на одной странице. По словам разработчиков, это ускоряет процесс обработки информации и в целом позитивно сказывается на эффективности команды, перешедшей в Coda.
В Coda есть бесплатный тариф с ограничениями по размеру документов. Стоимость премиум-аккаунтов варьируется от 10 долларов до 30.
Quip
Относительно молодой и не особо известный инструмент для совместной работы над документами в сети. Quip универсален и содержит в себе внушительный набор мини-приложений, нужных для совместного написания текстов, ведения учетов в таблицах, создания презентаций и отслеживания прогресса команды с помощью отдельного менеджера задач.
Идеально подходит как для управления небольшой командой сотрудников, так и для работы с масштабной группой разработчиков. Сервис удобно масштабируется под задачи любого уровня сложности в пару нажатий.
Также в Quip есть утилиты для брейнсторминга (создания интеллект-карт), аналог системы пул-реквестов, средства коммуникации, функции отслеживания изменения в документах, встроенный календарь и собственное облако для синхронизации данных. Quip доступен как в вебе, так и на мобильных устройствах.
У Quip нет бесплатного тарифа, но есть бесплатный тестовый период. Стоимость услуг начинается от 10 долларов.
Craft
Аналог Notion, разработанный эксклюзивно для платформ Apple. Craft существует только в версиях для macOS и iOS и написан на языках Objective-C и Swift. Поэтому он запускается гораздо быстрее Notion и его аналогов и работает плавнее.
В Craft акцент сделан на работе с документами, поэтому полезных дополнений по типу календарей и интеграции с Jira тут нет. Но есть продвинутая система структуризации информации с механизмами создания связей между отдельными документами, хранящимися в Craft.
У Craft строгая политика конфиденциальности, и разработчики сервиса называют обеспечение приватности пользователей одним из ключевых преимуществ своего детища. При этом здесь нашлось место групповому редактированию документов и функции публикации Craft-заметок в сети.
Также в Craft есть счетчик символов, экспорт документов в PDF, Word и прочие популярные форматы. Есть поддержка markdown-разметки, поиск по содержимому заметок, загрузка медиа в высоком качестве, хранение резервных копий до полугода и т.п.
Приложение доступно в App Store и распространяется бесплатно, но с ограничениями. Чтобы снять лимит на количество контента и получить доступ к дополнительным функциям нужно оплатить подписку (45 долларов в год).
Evernote
Один из старейших сервисов по ведению онлайн-записей. С момента выхода первой версии Evernote обзавелся таким набором дополнений, что теперь может тягаться по функциональности с такими монструозными органайзерами, как Notion.
В Evernote есть базовый набор заметочника: текстовый редактор, список задач, файловое хранилище. Также сюда встроен сканер документов (в мобильной версии), функция поиска по PDF-документам и рукописным записям, клиппер для быстрого сохранения информации из других приложений с сайтов.
Создавая новый документ, можно выбирать из десятков шаблонов. Есть календари, системы планирования финансов, шаблон для ведения заметок на совещании, нотный лист, трекеры, бизнес-планы и многое другое.
Также в Evernote появился календарь – можно подключить профиль Google и связать расписание из него с записями в заметочнике.
Вкупе с инструментами коллаборации Evernote может полностью заменить Notion. Есть версии для всех десктопных (в том числе веб) и мобильных платформ.
Evernote распространяется бесплатно, но с ограничением на количество используемых устройств. Стоимость премиум-аккаунта – от 3 долларов в месяц.
OneNote
Один из основных конкурентов Evernote, разработанный компанией Microsoft. Визуально и функционально OneNote похож на другие приложения из Office365. Можно добавлять в заметки файлы, рисовать в них, отслеживать задачи и т.п.
Функций для ведения расписания или внедрения средств коммуникации в OneNote не предусмотрено, но есть простейшие инструменты для совместного редактирования записей и хранения файлов.
Из интересных функций стоит выделить тесную интеграцию с браузером Microsoft Edge. Это упрощает поиск ссылок и записей в сети с последующим их экспортом в записную книжку OneNote.
OneNote может быть интересен тем, кто пользуется другими продуктами из семейства Office365. И тем, кому нужен бесплатный заметочник с большим набором опций. Да, Microsoft не берет деньги за использование OneNote, но ограничивает бесплатные аккаунты в пространстве для хранения записей.
Google Drive
Google Drive идеологически близок к Dropbox Paper, так как изначально тоже был облачным хранилищем, но превратился в массивное цифровое рабочее пространство с внушительным набором опций и системой расширения функций за счет установки дополнений.
Экосистема продуктов Google включает в себя Docs, Sheets, Slides и еще парочку малоизвестных приложений. Над документами, созданными в этих программах, можно работать со всеми, у кого есть профиль Google и ссылка на ваше хранилище.
Google Docs стал неким золотым стандартом и чаще всего применяется, когда нужно совместно работать над текстом. Редакторы там вносят правки, студенты сдают свои работы, а копирайтеры вместе готовят тексты для заказчиков.
Drive тесно интегрируется с другими сервисами Google (Tasks, Keep, Calendar) и поддерживает интеграцию со сторонними программами (Slack, Jira) при помощи расширений, поэтому можно настроить рабочее пространство под свои нужды и превратить Drive в подобие Notion.
Docs, Sheets и Slides можно пользоваться бесплатно. Платить надо только за хранилище в Google Drive. По умолчанию доступно 10 Гбайт под все виды файлов (включая личные).
Google Keep
Самый функционально ограниченный и избыточно простой сервис в подборке. Google Keep язык не повернется назвать органайзером, потому что это программа для создания заметок в дистиллированном виде. Тут можно писать буквы, добавлять картинки, ссылки и чек-листы.
Но такая ограниченность и отсутствие дополнительных опций некоторым пользователям (а иногда и командам) идет на пользу. Возможно, вам не нужны те возможности, что есть в Notion или Craft.
В Keep можно вести совместные заметки, добавляя туда задачи и файлы. Получаются компактные рабочие среды в духе тех, что можно создавать в Notion, но без обилия виджетов и интеграции со сторонними программами.
Keep предоставляется бесплатно, никаких подписок нет.
Вместо заключения
На этом и закончим. Почти все описанные выше сервисы можно опробовать бесплатно, так что проблем с выбором возникнуть не должно. Главное, чтобы выбранный сервис помогал решать задачи, а не становился еще одним модным цифровым продуктом, только мешающим коммуницировать с коллегами и достигать поставленных целей.
Комментарии