Как вести учет доходов и расходов в Google Таблицах

Финансовая грамотность начинается с банального – с учета статей доходов и расходов. Сейчас для этого существуют мобильные приложения и компьютерные программы. Желающие могут использовать шаблоны или создать собственные листы в Google Таблицах, чтобы получить максимальную свободу в расчетах. 

В этой статье я разберу уже заготовленные таблицы, предлагаемые разработчиками, а также на простом примере покажу, как самостоятельно организовать ведение расходов и доходов в Google Таблицах.

Способ 1: Использование встроенных шаблонов

В Гугл Таблицах есть целая галерея шаблонов с различными таблицами. Среди них вы найдете «Месячный бюджет» и «Годовой семейный бюджет». Как раз на них мы и остановимся в рамках этой статьи. Преимущество таких решений заключается в том, что самостоятельно придется вносить минимальное количество изменений и, скорее всего, не понадобится использование функций и сводных таблиц, поскольку все это уже реализовано изначально.

Первым делом разберемся с ведением месячного бюджета, поскольку изменения в такие таблицы поступают практически ежедневно. Посмотрим, какие возможности предлагает готовое решение и что в нем можно изменить.

1. Откройте Гугл Таблицы на главной странице выбора документов. Среди шаблонов отыщите вариант «Месячный бюджет».

2. После загрузки обратите внимание на предупреждения. Так вы сразу поймете, как пользоваться таблицей и какие строки можно редактировать.

3. Ниже представлена сводка, берущая данные из листа «Транзакции». К ней мы вернемся позже, а пока перейдем к основному листу.

4. На нем вы видите две группы с разделением на блоки. Обязательно указывается дата, сумма, описание и категория. Все это поможет позже просматривать информацию в сводной таблице.

5. Внесите первое поступление или расход, после чего откройте категорию и отыщите подходящую. Если такая отсутствует, сразу вернитесь к листу «Сводка».

6. Отмечу, что категории расходов и доходов разные, поэтому ознакомьтесь с обоими списками, поняв, что надо добавить.

7. Затем на листе «Сводка» под перечислением категорий добавьте свою. Она будет автоматически закрашена в тот же цвет, что и остальные категории.

8. Вернитесь в «Транзакции», разверните список и убедитесь в том, что категория была успешно добавлена.

Вы можете редактировать категории так, как это нужно, после чего добавлять необходимое количество транзакций. Не забывайте указывать всю информацию, чтобы данные в графиках и отчетах подгружались корректно. Следите за текущим состоянием бюджета через тот же лист «Сводка», оценивая, откуда больше всего пришло денег и куда было потрачено.

Шаблон «Годовой семейный бюджет» работает немного иначе, и его можно назвать более сложным, поскольку необходимо указывать совершенно разные статьи доходов и расходов за длительный период, а затем просматривать информацию в сводке. Однако заполнение не вызовет трудностей, если предварительно разобраться, как работает созданная таблица.

1. После выбора шаблона вы попадаете на лист «Настройка», где разработчики представили важную информацию об использовании данной заготовки. Начальную сумму обязательно укажите в отведенной для этого строке, после чего настройку можно считать завершенной.

2. Перейдите на вкладку «Расходы». Как видите, здесь присутствует большое количество как разделов, так и категорий в них. Это поможет всегда правильно распределять средства и следить за тем, куда их уходит больше всего.

3. Примерно то же самое представлено и на листе «Доходы». Не переживайте, если чего-то из требуемого нет, всегда можно отредактировать строки и столбцы, но только так, чтобы это не навредило сводке.

4. Что касается непосредственно «Сводки», то вносить сюда изменения не нужно, поскольку все расчеты происходят автоматически. Тут вы увидите график поступлений и отчислений, а ниже можете в цифрах сравнить, когда получили больше и когда значительно потратились.

Как видно, шаблоны довольно продуманы и содержат практически всю необходимую информацию для заполнения. Однако все же не предоставляют полной свободы действий и не позволяют определенной группе пользователей самостоятельно создать все необходимые для них столбцы и строки.

Способ 2: Создание своей таблицы

Конечно, создать собственную таблицу для ведения бюджета сложнее, чем использовать шаблон. Тут открываются все функции электронных таблиц, о которых можно много написать. Из-за этого я вынужден опустить некоторую информацию и сосредоточиться только на самом важном, взяв самый простой пример формирования необходимых листов.

1. Наша таблица будет посвящена ведению месячного бюджета, но с задатками для создания годовой сводки. Сама сводка расходов за месяц будет простой, но вы всегда можете усложнить ее, добавив графики и диаграммы. Начните с открытия пустого листа и поменяйте название листа на текущий месяц.

2. Переименуйте сам документ, чтобы позже не пришлось искать его среди других таблиц.

3. Использовать нумерацию строк не всегда удобно, потому что мы будем указывать свои названия для столбцов. Поэтому создайте первый столбец «Число» и пронумеруйте его от первого до последнего дня месяца. Можно добавить и дни недели, если это вам нужно.

4. Далее используйте инструменты форматирования, поменяв выравнивание, шрифт, цвет и другое оформление столбца.

5. Сделайте так со всеми остальными частями таблицы. Пока что мы взяли столбцы «Категория», «Доходы» и «Расходы», покрасили их в соответствующие цвета и добавили обводку для ячеек, чтобы было более понятно.

6. Справа создадим небольшую сводку для итогов, чтобы понимать, сколько мы всего получили, потратили и находимся ли сейчас в плюсе по деньгам. Если нужно сделать такое же отображение строки «Итог месяца», выделите две ячейки и через меню «Формат» выберите пункт «Объединить ячейки», после чего поместите надпись по центру.

7. Теперь надо сделать так, чтобы все доходы и расходы суммировались, для чего будем использовать самую простую функцию – СУММ. Ее запись выглядит как =СУММ(C2:C31), то есть берем в учет все клетки от первого до последнего числа месяца. Соответственно, букву поменяйте на свою, выбрав столбец с названием «Доходы» (саму ячейку с текстом в СУММ не берите, иначе получите ошибку).

8. Ниже вы видите, что появилось несколько разных категорий доходов, они суммировались и отображаются в итогах.

9. То же самое сделайте и с расходами, поменяв столбец на тот, который называется «Расходы».

10. Заметьте, что на следующем скриншоте таблица немного поменялась. Вы тоже можете сделать ее такого формата, если уже понимаете, что одного столбца «Категория» мало, чтобы записывать туда и расходы, и доходы одновременно. Для добавления нового столбца в уже существующую таблицу нажмите по букве столбца правой кнопкой мыши и выберите вариант «Вставить столбец справа» или «Вставить столбец слева». Буквы в функциях автоматически поменяются, если во время такого изменения будут затронуты их составляющие.

11. Осталось разобраться только с оставшейся за месяц суммой. Соответственно, нужно вычесть расходы из доходов, для чего введите =I2-I3. Поменяйте ячейки на те, где у вас расположены суммы.

12. Покажу небольшую фишку – чтобы слово «Профицит» менялось на «Дефицит», если вы уходите в минус, то есть тратите больше, чем получаете. Для этого в строке, где сейчас указано слово «Профицит», вместо него введите формулу =ЕСЛИ(I4>0;"Профицит";"Дефицит"). I4 в моем случае – номер ячейки, где указывается конечная сумма, а вам надо поменять ее на свою.

13. Как видно, при достижении минусового значения смена слова произошла автоматически.

14. Скопируйте полученную таблицу, создайте новый лист, переименуйте его и вставьте содержимое. Сделайте так со всеми месяцами и приступайте к ведению доходов и расходов.

Это не единственное видение того, как можно создать подобную таблицу. Они бывают самых разных форматов с разными строками и столбцами, разной детализацией. Оформление уже зависит лично от ваших потребностей. Я надеюсь, что этот пример помог вам разобраться с основами создания таблиц, форматированием и использованием функций. Не стесняйтесь, экспериментируйте, добавляйте графики и сводные листы, чтобы всегда быть в курсе своих доходов и расходов.