Как ускорить или упростить свою работу с помощью ИИ

Автоматизировать процесс на 100% получается редко, но срезать углы и оставить время на более важные вещи – вполне реально. Показываем на примерах, как и для чего внедрять ИИ в работу на простых, но рутинных задачах

Где ИИ экономит время

Большая часть рабочего дня – это не «великие проекты», а множество мелких действий: прослушать запись, найти нужный фрагмент в договоре, подготовить картинку к посту, оформить заметки по встрече. Каждый такой шаг несложен, но в сумме крадёт энергию и фокус. ИИ при этом выступает практичным помощником: умеет быстро искать, фильтровать, суммировать и генерировать информацию. А затем – отдавать результат для проверки и доработки. 

Рассказываем на примерах, какие дела можно делегировать ИИ:

Расшифровка созвонов и встреч. Ручная расшифровка текста занимает несколько дней, а ИИ справляется с этим за считанные минуты – достаточно загрузить запись и подождать транскрибации. Также ИИ выделяет из текста тезисы, цитаты и создаёт структурный список.

Использую ИИ для обработки интервью – подключаю его на этапе анализа. Основа успеха – это качественный промпт: заранее формулирую, какие выводы нужны, и даю максимально конкретный запрос. Одного универсального промта недостаточно – под каждую гипотезу готовлю отдельный и разбиваю задачу на шаги, потому что так ИИ работает эффективнее.

Анна Чистякова, менеджер по росту продукта WEEEK 

Проверка текстов на соответствие требованиям или законам. Когда вы проверили текст и поняли, что забыли заменить «е» на «ё», ручной поиск и замена отнимут кучу времени. ИИ заберёт скрупулёзный поиск на себя – а ещё сделает предфильтрацию рисков, подсветит спорные формулировки и подготовит список вопросов для юриста.

У нас была задача проверить более 400 выпусков подкаста на соответствие закону «О наркотических средствах и психотропных веществах» . Я скачал все выпуски, транскрибировал в тексты и каждый из них отправлял в чат-GPT с запросом: «Исследуй выпуски и найди в них упоминание о наркотических веществах. Если нашёл, укажи тайм-код». Вручную это бы заняло месяц плотной работы, а с ИИ я проверил все тексты за день.

Илья Вахмистров, ведущий подкаста Потом доделаю в WEEEK ↗️Потом доделаю на Яндекс.музыка ↗️ Потом доделаю на YouTube ↗️

Генерация картинок и визуалов для публикаций. Создание быстрого прототипа иллюстрации для доработки дизайнером, подготовка интересных картинок для презентации, создание диаграмм для отчёта – всё это может сделать ИИ. Важно сформировать правильный запрос, чтобы не получить результат, как из фотостоков.

Мы генерируем визуал и картинки для статей и соцсетей, и почти все картинки в соцсети создаём с помощью ИИ, а затем их дорабатывает SMM. Это позволило сэкономить время на создании картинок и не нанимать дополнительного человека для этой работы.

Сначала команда тратила несколько часов на доработку сгенерированного изображения, но сейчас научилась делать это быстрее и качественнее, эксперементируя с промтами. По той же схеме создаём картинки в блог – я прошу Recraft сгенерировать картинку, скачиваю в нужном формате, затем дорабатываю в Figma.

Елена Матвеева, руководитель маркетинга WEEEK Блог об эффективной работе ↗️ 

Суммаризация и выделение инсайтов. ИИ способен быстро выделить важные пункты договора с подрядчиком, сделать аннотацию исследования или создать короткий список ключевых тем из длинного отчёта. Это занимает считанные минуты и экономит человеко-ресурс.

☝️ При работе с договорами рекомендуем не загружать страницу с данными сторон  – для безопасности

Автоматизация переписки и шаблонов. ИИ сгенерирует и подберёт ответы на типовые запросы, создаст шаблоны писем и документов с персонализированными данными и выстроит цепочки сообщений в связке с CRM или мессенджерами. В итоге сотрудники потратят секунды на проверку и отправку, а рутинную часть заберёт на себя система.

Извлечение структурированных данных. При задаче быстро собрать контакты клиентов из всех заключённых с компанией договоров – ИИ справится с этим без слёз, в отличие от секретаря. Он быстро извлечёт таблицы, ключевые показатели и нужные суммы из какого угодно массива документов. 

Каждую из этих задач уже покрывают готовые решения – от универсальных платформ до нишевых модулей для юристов, маркетинга и продуктовых команд. Подробно о них поговорим ниже.

7 сервисов, которые мы сами тестили

AI-ассистентов на рынке достаточно, советуем ориентироваться на требования к помощнику, фичи, тарифы и наличие пробного периода. Протестируйте на пробном созвоне и решите, что подходит.

А мы собрали семь сервисов на свой вкус, каждый из которых справляется с транскрибацией и работает за двоих кожаных

Как внедрить ИИ без боли

Рассказываем, как внедрить ИИ-помощник в работу на примере обработки созвонов и интервью.

Делаем запись созвона

В Zoom и Яндекс Телемост такая фича встроена в сервис – учтите, что в бесплатной версии есть ограничения на длительность записи.

В начале разговора предупредите собеседника о том, что запишете разговор для дальнейшей обработки.

⚠️ При офлайн-формате встречи используйте приложение-диктофон, например, Voice Recorder для Android или Voice Memos для iOS. 

После звонка дождитесь обработки и готовую запись заливайте в сервис – любой из списка выше.

Обработка записи интервью на примере Zoom

Загружаем запись в транскрибатор

Транскрибатор – это сервис, преобразующий аудио- и видеозаписи в текст. Семь таких сервисов разобрали в таблице выше.

Готовую запись встречи загрузите в транскрибатор, выберете нужные фичи (язык, режим и так далее) и дождитесь текста. 

Последний шаг – выгрузить готовый текст в нужном формате.

Пример работы с записью в TurboScribe

Теперь с записью можно работать: разделить на блоки, выделить цитаты или составить кейс. Расскажем, как встроить работу с ИИ-помощником в обязанности команды

Определяем ответственное лицо

Предупреждаем команду о внедрении робота. Встречаем восторг и определяем роли.

Ведущий → запускает запись созвона, сохраняет готовое аудио, выгружает его в транскрибатор, затем преобразованный текст выгружает в рабочее пространство команды

Автор или редактор → проверяет запись, работает с текстом, использует готовое саммари и цитаты для материалов.

Пример работы с интервью в WEEEK 

Проверяем безопасность

✔️ Решите, где будут храниться записи: в облаке или локально.

✔️ Определите, как разграничен доступ к материалам? Например, дайте доступ только редактору для работы с записью и текстом.

Готово! Вы великолепны. Если раньше запись приходилось обрабатывать вручную, тратя на это несколько дней, то с ИИ-помощником процесс занимает 15 минут. 

Попробуйте уже сегодня

ИИ не забирает работу, а лишь экономит часы и энергию. Попробуйте начать с чего-то простого: расшифровка встречи, быстрый саммари договора или картинка для презентации. Уже один такой шаг покажет, насколько легче становится работать.

А дальше – экспериментируйте. Подключайте сервисы под задачи команды, тестируйте разные сценарии. Чем раньше начнёте, тем быстрее рутинные задачи перестанут тянуть силы, а время освободится для настоящей ценности.

А вы уже пробовали транскрибировать свои звонки или совещания? Поделитесь опытом в комментариях.

Изображение на обложке: Freepik