Как работать с Google Drive

Поговорим о Google Drive. Разберемся, как функционирует этот сервис, что он умеет, зачем нужен и чем отличается от других инструментов для совместной работы.

Как работает Google Drive

Google Drive («Гугл Драйв») — это не просто облачное хранилище компании Google, а большой набор инструментов для совместного редактирования документов и обмена файлами.

Принцип работы Google Drive мало отличается от такового в Dropbox или в iCloud Drive. Это жесткий диск, при этом не особо вместительный жесткий диск, но зато доступный с любого устройства и в любой момент времени, когда есть выход в интернет. 

Google Drive, как и его конкуренты, поддерживает много различных форматов файлов, включая офисные документы всех сортов (таблицы, презентации) и медиафайлы (видеоролики, mp3-композиции). 

«Облако Гугл» используют по-разному: кто-то перемещает файлы между гаджетами, кто-то создает на нем резервные копии данных, но чаще всего он используется для совместной работы в виде аналога Microsoft Office. 

Основные приложения Google Drive

Google Drive состоит из компонентов-приложений. Каждое из них позволяет совместно работать над каким-либо проектом. 

• Google Docs — самое популярное приложение, аналог Microsoft Word с возможностью совместно оформлять текст, оставлять комментарии, проверять грамматическую составляющую и т.п.

• Google Sheets — аналог Microsoft Excel, но менее функциональный. Подходит для базового планирования и расчета бюджета.

• Google Slides — аналог Microsoft PowerPoint. Позволяет создавать красочные презентации прямо в браузере.

• Google Forms — инструмент для создания опросников. Отлично подходит для проведения масштабных исследований и получения обратной связи от клиентов. 

• Google Drawings — то же, что и Google Docs, только не для букв, а для рисунков. Далеко не ProCreate или Фотошоп, но тоже достаточно удобный инструмент для рисования в команде.

• Google Sites — служба быстрой разработки веб-сайтов для тех, кто не обладает познаниями в области верстки и программирования.

• Google Keep — мультиплатформенная утилита для создания заметок в браузере и на мобильных устройствах. 

• Google My Maps — утилита для создания собственных карт прямо в браузере. 

• Google Jamboard — инструмент для совместной работы над мультфильмами. 

Основные функции Google Drive

У Google Drive много сценариев использования, но в первую очередь речь идет о хранении файлов. По умолчанию Google дарит клиентам 15 Гбайт пространства, разрешает использовать их безвозмездно и хранить на диске все что угодно.

Второй популярный сценарий использования — совместная работа. Люди часто делятся документами из Google Drive друг с другом. Иногда редактируют их вместе, а иногда просто отправляют ссылку на свой диск, чтобы поделиться файлами с другими.

Как использовать Google Drive?

Чтобы начать работу в Диске, понадобится только учетная запись Google. Ее можно за пару минут создать в любом сервисе корпорации, пройдя несложную процедуру регистрации. 

После регистрации нужно зайти на официальный сайт сервиса и выбрать одно из доступных приложений. 

Сразу отмечу, что не все приложения доступны на главной странице. Для перехода в Google Drawings, Google Keep или Google Sites придется воспользоваться формой для создания файлов в Гугл Диске, прямыми ссылками на сервисы или поисковиком. 

Загрузка и создание файлов

Чтобы отправить на диск уже существующий файл, нужно:

• Открыть Google Диск. 

• Нажать на кнопку «Создать». 

• Из выпавшего списка выбрать пункт «Загрузить файлы» или «Загрузить папку».

• Затем выбрать файл или папку, которую нужно загрузить в облачное хранилище. 

Для создания файлов нужно проделать почти то же, только вместо пунктов «Загрузить файлы» или «Загрузить папку» надо выбрать одно из приложений Google Drive.

Часть приложений скрывается за кнопкой «Еще», а для доступа к Google Keep нужно напрямую заходить на официальный сайт заметочника.

Организация документов и папок

Процесс организации документов на Гугл Диске почти не отличается от аналогичного на локальном диске. Те же папки, те же инструменты, поддержка Drag & Drop для перемещения файлов с помощью мыши и т.п. 

Чтобы закинуть файл в папку, нужно просто потянуть его на эту директорию. Чтобы переименовать файл или пометить его как избранный, нужно кликнуть по нему правой кнопкой мыши, а потом выбрать нужный пункт из контекстного меню.

Совместная работа

В Google Drive можно буквально в два клика предоставить доступ к документу, над которым вы работаете, другим пользователям: на проверку, для ознакомления или для совместного редактирования. 

Чтобы это сделать:

• Нужно открыть документ, которым вы хотите поделиться.

• Нажать на кнопку «Настройки доступа» в верхнем правом углу. 

• Затем кликнуть по кнопке «Изменить», чтобы сгенерировать ссылку на документ и поменять уровень доступа. 

• После этого нужно нажать на кнопку «Скопировать ссылку» и предоставить ее нужному человеку. 

Как можно получить доступ к Google Drive?

Обычно Google Drive используют на компьютере и заходят на него через соответствующий веб-сайт. Но не все знают, что Google Drive можно использовать на разных устройствах в виде приложения. 

Google разработала официальные приложения для Docs, Slides, Sheets и Keep, так что этими сервисами можно пользоваться на смартфоне без необходимости заходить на сайт и пользоваться веб-интерфейсом, который на мобильных устройствах всегда реализован не очень качественно. 

Второй вариант — подключение диска напрямую к программам Explorer и Finder. Это приложения, отвечающие за работу с файлами в Windows и macOS соответственно. У Google есть утилита Backup & Sync для обеих систем. Достаточно скачать ее, установить и ввести данные своей учетной записи. На компьютере тут же появится папка, в которой хранятся все ваши документы из Google Drive, и эта папка синхронизируется в обе стороны.

Дополнительные советы по работе с Google Drive

Помимо базовых функций, в Google Drive есть ряд неочевидных, но полезных возможностей. 

Например, сервис тесно интегрирован в Gmail. Прямо из почтового клиента Google можно выбирать файлы с онлайн-диска и отправлять их своим собеседникам. Это удобнее, чем сначала скачивать файл на компьютер, а только потом подгружать его в письмо. 

Даже если вы скачали утилиту Backup & Sync вы все равно можете пользоваться документами из Google Drive даже без интернета. Для этого нужно: 

• Перейти в настройки диска. 

• Поставить галочку напротив строки «Офлайн-доступ».

Правда, эта опция доступна не во всех браузерах. Скорее всего, придется скачать Google Chrome.

Также в настройках есть опция «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google», которая превращает загруженные на Гугл Диск документы форматов .docx, .pptp и .xls в форматы, подходящие для редактирования в интерфейсе Google Drive.

Дополнительные приложения и сервисы для работы с Google Drive

Помимо собственных сервисов и приложений, Google предлагает дополнительные инструменты от сторонних разработчиков. 

К примеру, можно скачать аддоны, которые позволят преобразовывать файлы в форматы, недоступные по умолчанию. Все аддоны доступны в магазине Chrome Web Store.

Также Google Drive можно интегрировать в другие популярные приложения. Есть версия онлайн-хранилища для Trello, Slack, Evernote и множества других программ, часто использующихся в бизнес-среде. Обычно об их существовании можно узнать непосредственно на сайте разработчика программы. 

Вместо заключения

Как видите, Google Drive — это не просто надежное хранилище данных в интернете, а огромная экосистема инструментов для совместной онлайн-работы. Удобная, кроссплатформенная и бесплатная. И начать работать с ней действительно легко – нужен только профиль Google и современный браузер.